ExcelからPDFを出力する際に遭遇する可能性のある文字切れの問題と、それに対する解決策について詳しく解説します。対策の中心は、Excelがプリンタードライバーに依存するという特性を理解し、それを有効に活用することです。
ExcelからPDFへの出力の問題
ExcelファイルをPDFで出力するとき、文字切れやレイアウトの崩れといった問題が頻発することがあります。特に、「Microsoft Print to PDF」を選択する方法と、「名前を付けて保存」から拡張子「pdf」を選択する方法では、結果に差が見られます。
問題の原因
Excelの表示や印刷は、現在選択されているプリンター（実際にはプリンタードライバー）に依存します。「Microsoft Print to PDF」は、エクセルからプリンタードライバーとして認識される疑似プリンターで、表示に影響を与えます。つまり、Excelはデータを通常のプリンターと同じように渡し、PDFの作成はExcel内ではなくドライバー側で行われます。
解決策：プリンタードライバーの選択に注意
文字切れ問題を解消するための解決策は、出力方法とプリンタードライバーの選択にあります。
「名前を付けて保存」を活用する
一方、「エクスポート」や「名前を付けて保存」の場合、Excelは現在選択されているプリンターでの表示状態を含めて、内部の処理として保存・エクスポートします。「Microsoft Print to PDF」以外のプリンターが選択されていれば、結果が異なることがあります。このため、この方法を活用することで文字切れの問題を緩和できる可能性があります。
補足：サードパーティ製のPDFツール
サードパーティ製のPDFツールをインストールした場合も、その処理は「Microsoft Print to PDF」と異なります。これらのツールは、それぞれ独自のドライバーを使用するため、結果が異なることが想定されます。特に、高機能なPDF作成ツールを使用すると、フォントの埋め込みや画像の圧縮、ページレイアウトの制御といった細かい設定が可能になり、より美しいPDFを作成することが可能になります。
まとめ
ExcelからPDFへの出力は、選択するプリンタードライバーに大きく影響されます。「Microsoft Print to PDF」を選択した場合と、「名前を付けて保存」を選んだ場合では、結果に差が出ます。文字切れやレイアウトの崩れといった問題を解消するためには、出力方法とプリンタードライバーの選択に注意が必要です。また、サードパーティ製のPDFツールを活用することで、より高度な設定やレイアウトの制御が可能になることも覚えておきましょう。
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