Excel VBAを活用した定期ミーティングリマインダーの作成法

この記事では、Excel VBAを用いて、顧客との定期的なミーティングのリマインダーを自動化する方法について詳しく解説します。Excelのシートを使用して、リマインダーの情報を簡単に管理し、その情報を基に自動的にリマインダーを作成・通知するVBAのコードを提供します。

基本コード

Excelのシートには、次のような列を用意します。

A列: 顧客名
B列: ミーティング日時
C列: メールアドレス

Sub SendMeetingReminder()

    Dim LastRow As Long
    Dim i As Long
    Dim OutApp As Object
    Dim OutMail As Object

    ' 最後の行を取得
    LastRow = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Rows.Count, "A").End(xlUp).Row

    ' Outlookオブジェクトの作成
    Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application")

    For i = 2 To LastRow
        Set OutMail = OutApp.CreateItem(0)
        
        ' メール設定
        With OutMail
            .To = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 3).Value
            .Subject = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 1).Value & "様への定期ミーティングリマインダー"
            .Body = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 1).Value & "様、" & vbNewLine & _
                    "次回のミーティングは" & ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 2).Value & "に予定されています。" & vbNewLine & _
                    "よろしくお願い致します。"
            .Send
        End With
        
    Next i

    ' オブジェクトの開放
    Set OutMail = Nothing
    Set OutApp = Nothing

End Sub

コードの詳細解説

1. このコードは、Excelのワークシートに顧客情報とミーティングの日時を保存し、Outlookを使用して自動的にリマインダーメールを送信するものです。
2. 最初に、シート内の最後の行を取得して、どこまでデータが入力されているかを確認します。
3. Outlookアプリケーションのオブジェクトを作成します。
4. Forループを使用して、各行のデータを取得し、Outlookで新しいメールアイテムを作成します。
5. 作成したメールアイテムの宛先、件名、本文を設定し、送信します。

応用例

1. ミーティング日時が今日のものだけを送信

If ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 2).Value = Date Then
    'メール送信のコード
End If

このコードを使用すると、ミーティング日時が今日のものだけをリマインダーとして送信します。

2. ミーティングの場所も追加

D列にミーティングの場所を追加し、その情報もメールの本文に追加します。

.Body = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 1).Value & "様、" & vbNewLine & _
        "次回のミーティングは" & ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 2).Value & _
        "に" & ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 4).Value & "で予定されています。"

3. メールの確認後に送信

OutlookのDraftsフォルダに保存し、送信前に内容を確認できます。

.Display 'これを追加
'Send の代わりに

まとめ

Excel VBAを使用して、ミーティングのリマインダーを効率的に管理し、自動でリマインダーを送信する方法を学びました。この機能を活用すれば、大切なミーティングを忘れることなく、顧客との関係をさらに強化することができます。