Excel VBAを用いた部署別経費使用状況報告書の自動作成方法

この記事では、Excel VBAを使用して「部署別経費使用状況報告書」の自動作成処理について詳しく説明します。具体的なコード例とその解説、そして実際の応用例を3つを通じて、どのように業務効率を高めることができるのかを解説します。

Excel VBAによる報告書の自動作成

Excel VBAを使用して、部署別の経費使用状況をまとめる報告書を自動作成することは、日常の業務を大きく効率化する手助けとなります。以下に、基本的な手順とそのコードを示します。

Sub CreateReport()
    Dim ws As Worksheet
    Dim lastRow As Long

    '新しいワークシートを作成
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets.Add
    ws.Name = "経費報告書"

    'ヘッダー情報を入力
    ws.Cells(1, 1).Value = "部署名"
    ws.Cells(1, 2).Value = "経費合計"

    'データを集計
    lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
    For i = 2 To lastRow
        ws.Cells(i, 1).Value = ThisWorkbook.Sheets("Data").Cells(i, 1).Value
        ws.Cells(i, 2).FormulaR1C1 = "=SUMIF(Data!R2C1:R" & lastRow & "C1,RC[-1],Data!R2C2:R" & lastRow & "C2)"
    Next i

End Sub

コードの詳細解説

1. まず、新しいワークシートを作成し、”経費報告書”という名前を付けます。
2. 次に、ヘッダー情報を入力します。部署名と経費合計の2つのカラムを使用します。
3. 最後に、部署ごとの経費の合計を計算して報告書に記入します。SUMIF関数を使用して、部署名に基づいて経費を集計します。

応用例

Excel VBAを使用すると、以下のような応用例も実現可能です。

応用例1: 部署別経費の平均を追加

Sub AddAverage()
    Dim ws As Worksheet
    Dim lastRow As Long

    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("経費報告書")
    ws.Cells(1, 3).Value = "経費平均"

    lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
    For i = 2 To lastRow
        ws.Cells(i, 3).FormulaR1C1 = "=AVERAGEIF(Data!R2C1:R" & lastRow & "C1,RC[-2],Data!R2C2:R" & lastRow & "C2)"
    Next i
End Sub

応用例2: 各部署の最大経費と最小経費の表示

Sub AddMaxMin()
    Dim ws As Worksheet
    Dim lastRow As Long

    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("経費報告書")
    ws.Cells(1, 4).Value = "最大経費"
    ws.Cells(1, 5).Value = "最小経費"

    lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
    For i = 2 To lastRow
        ws.Cells(i, 4).FormulaR1C1 = "=MAXIFS(Data!R2C2:R" & lastRow & "C2,Data!R2C1:R" & lastRow & "C1,RC[-3])"
        ws.Cells(i, 5).FormulaR1C1 = "=MINIFS(Data!R2C2:R" & lastRow & "C2,Data!R2C1:R" & lastRow & "C1,RC[-4])"
    Next i
End Sub

応用例3: 部署ごとの経費をグラフで表示

この応用例では、部署別の経費をグラフで視覚的に表示する方法を紹介します。Excelのグラフ機能を使用して、簡単にデータを視覚化することができます。

まとめ

Excel VBAは、日常の業務において非常に強力なツールとなります。特に経費のような定期的に作成するレポートを自動化することで、時間の節約やエラーの減少が期待できます。本記事で紹介した基本的な手法や応用例を参考に、業務効率の向上を目指してください。