宿泊業におけるキャッシュレス導入：Squareでチェックインから決済まで一元管理するコツ

近年の旅行スタイルやビジネス出張では、宿泊施設のクオリティだけでなく、スムーズなチェックインやキャッシュレス決済の対応が求められるようになりました。とくにホテルや民泊、ゲストハウスなどの宿泊業では、おもてなしに注力するためにも業務を効率化し、利用客に快適な体験を提供することが大切です。ここでは、POSレジとしても活用できるSquareを中心に、宿泊業でのキャッシュレス導入や顧客管理との連動によるリピート促進、そして追加オプションの瞬時決済などを取り入れる方法を詳しくご紹介します。

チェックインとキャッシュレスの連携で業務効率が向上

スピーディーなチェックインでおもてなしをアップグレード

宿泊業において、チェックインの作業は大変重要ですが、時間を要する手続きによってお客様が待たされてしまうケースも少なくありません。特に長距離移動後のお客様は、少しでも早く部屋に入って休みたいものです。レセプションで予約情報を探し、領収書の発行、支払い処理などを手作業で行うと、待ち時間が増えやすくなります。ここにキャッシュレス決済を取り入れることで、煩雑な現金のやり取りや領収書作成の手間を大幅に減らすことが可能です。SquareのPOSレジアプリを導入すると、予約情報と紐づけて決済がスムーズに行えるため、お客様にとってもスタッフにとっても負担を軽減できます。

フロント業務を大幅に時短できるので、チェックイン後のお部屋案内やハイレベルなおもてなしに力を注げるようになる

複数の決済手段を一括管理できるSquareリーダー

Squareの特徴は、クレジットカードや電子マネー、タッチ決済、QRコードなど多彩な方法に対応していることにあります。海外からの旅行者は、カード払いを当たり前のように利用してくることが多く、現地通貨や現金を持ち合わせていないケースも少なくありません。そんな時、Squareリーダーを使えば、設定が簡単でカードリーダーを通すだけ。スタッフが操作に不慣れでも、シンプルなPOSレジアプリで瞬時に対応できます。

宿泊業×顧客管理：Squareを使ったリピート率アップの秘訣

顧客管理機能がリピーター獲得をサポート

リピーターをいかに増やすかは、宿泊業の永遠のテーマといえます。Squareには顧客管理機能が搭載されており、利用者の基本情報や宿泊履歴、利用プランなどをまとめて管理することが可能です。こうした顧客データはマーケティング活動に非常に役立ちます。たとえば、一度宿泊されたお客様に特典付きのDMを送る、定期的にメール配信を行う、SNSでシークレットキャンペーンを案内するなど、さまざまな施策を展開できるようになります。

既存顧客に向けた特典や割引を提案しやすくなるので、長期的なファンづくりが可能になる

予約管理システムとSquareの連動で情報を一括管理

顧客データの活用をより強化するために、予約管理システムとの連動を検討するのも良い手段です。SquareのPOSレジがフロント業務の決済を集約し、クラウド上で売上や顧客情報を一元管理する仕組みがあるため、予約管理システムと連携させることで「予約段階からチェックイン、決済、チェックアウト」までをスムーズにカバーできます。データが一元化されることで、顧客対応に重複やミスが生じにくくなり、素早いレスポンスでお客様の満足度を高められます。

追加サービスの有料オプションを瞬時に決済するメリット

プランアップやオプショナルツアーの販売がスムーズに

宿泊業では、客室のアップグレードや朝食付きプラン、現地ツアーやレンタカーなど、追加サービスのオプション販売を行うことが多くあります。こうしたオプションは、顧客単価の向上やリピート促進につながる大切な収益源です。しかし、当日の申し込みや急な要望に対して、現金払いを前提にすると支払いの準備に手間がかかったり、時間帯によっては対応が遅れたりする場合があります。そこでSquareの決済端末を導入しておけば、フロントはもちろん、カフェやレストラン、出張イベント先など、必要な場面で即座にキャッシュレス決済を実行できます。

客室でお客様に提案した有料アクティビティを、そのままタブレットを使って決済できるので、販売機会を逃さない

お客様の満足度を高める「一歩先のおもてなし」

「チェックインからチェックアウトまでノンストレスで過ごしてもらいたい」という宿泊業の思いは、おもてなしを充実させるうえで欠かせないポイントです。朝食代や延泊料金など追加の支払いが発生する際も、わざわざレストランやフロントに行かずとも、その場でタッチ決済やカード決済が完了すれば、お客様の手間を最小限に抑えられます。とくに出張客の場合、「決済の簡単さがまた次に利用したい理由の一つになる」といった声が非常に多いです。

キャッシュレスがもたらす時短効果とスタッフ育成

日々の売上集計と帳簿作業が楽になる

宿泊業では、客室料金だけでなく、飲食売上やアクティビティ売上、レンタル品、土産物など、多岐にわたる収益源を管理する必要があります。これらをすべて現金対応でこなす場合、夜間にスタッフが手作業でレジを締め、売上を集計して帳簿に書き込み、後日銀行に入金を行うプロセスが生まれます。キャッシュレス導入により、Squareのシステム上で売上集計が自動化され、入金も最短翌営業日、手数料もわかりやすく提示されるため、スタッフの負担が一気に減少。夜間シフトの疲労軽減や、人為的ミスの抑制にもつながります。

数字の入力間違いや集計漏れが劇的に減り、経理作業がシンプルになる

新人スタッフでも操作しやすいわかりやすさ

SquareのPOSレジアプリは、初心者でも使いやすいインターフェースを採用しているため、アルバイトや新卒スタッフでも導入研修にかかる時間を短縮できます。決済端末の操作もシンプルで、タブレットやスマートフォンに慣れている若いスタッフにとっては直感的に扱いやすいのが強みです。

Squareが提供する多様なサービスと宿泊業へのメリット

POSレジ・オンラインストア・請求書発行まで一気通貫

Squareはクレジットカード決済のイメージが強いですが、実際にはPOSレジ機能だけでなく、オンラインストアの構築や請求書の発行、顧客管理機能など、多岐にわたるサービスを展開しています。宿泊業でも、公式サイトでのオンライン予約と決済連携を簡単に実装したり、追加プランの請求をクラウド請求書として送付したりと、さまざまな場面で活用できます。

複数のシステムを別々に導入しなくても、一つのアカウントで総合的に管理できるので、コストパフォーマンスが高い

業界最速水準の最短翌営業日入金と決済手数料2.5%

Squareの魅力の一つが、業界最速水準と言われる「最短翌営業日入金」です。キャッシュレス導入のネックになりがちな「入金サイクルの遅さ」を改善し、資金繰りに不安がある事業者でも気軽に導入できるよう配慮されています。さらに2024年11月からはVisa・Mastercardの決済手数料が3.25%から2.5%へと引き下げられ、年間キャッシュレス決済総額が3,000万円以下の新規加盟店には、特に大きなメリットとなります。

手数料が2.5%なら、宿泊売上だけでなく飲食や物販のキャッシュレス決済も導入しやすくなる

手数料が2.5%に下がるインパクト

クレジットカード決済における手数料は、事業者にとって頭の痛い問題ですが、2.5%という数値は国内の他社と比較しても業界最安水準です。これによって、キャッシュレス決済のコストを抑え、売上増加分をより大きく手元に残せるようになります。隠れた費用や月額固定費がないのも、Squareならではの特徴といえます。

月額固定費ゼロで、必要な時だけ決済手数料が発生するため、低リスクでキャッシュレス導入をスタートできる

ホテル・民泊・ゲストハウスでの活用事例

小規模ゲストハウス：海外ゲストの受け入れがスムーズに

海外バックパッカーや外国人観光客を対象にしている小規模ゲストハウスの場合、キャッシュレスの需要は非常に高いです。Squareリーダーを使えば、タブレットやスマートフォンで決済が完了し、即時に売上がシステムに反映されます。ビザやマスターカード、アメックスに加え、電子マネーやタッチ決済にも対応しているため、通貨の違いを気にせず受付ができる点が旅行者から好評です。

ホテルチェーン：POSレジ統合管理で売上分析を徹底

複数の店舗を展開しているホテルチェーンでも、SquareのPOSレジ機能を利用することで、大量のデータを簡単に統合できます。各店舗ごとにバラバラだった決済システムを統一し、全体の売上をリアルタイムで可視化することで、グループ全体の経営戦略に活かせます。レストランやバーも含めた売上を集約しやすいのは大きな強みです。

クラウド上のデータ活用によるメリット

クラウドベースの管理画面から日時別、店舗別、スタッフ別の売上を分析できるため、どの時間帯にどれだけの宿泊客や飲食客が増えているかが一目瞭然になります。これにより、スタッフのシフトを見直すきっかけになったり、レストランのプロモーション施策を打ちやすくなったりと、さまざまな経営判断をスピーディーに行うことができるようになります。

経営サイドがリアルタイムにデータを把握しやすいので、適切なタイミングでキャンペーンや価格調整が可能になる

民泊：予約プラットフォームと連携して決済を一本化

民泊では、AirbnbやBooking.comなどの予約プラットフォームを活用することが多いですが、実際の施設で追加料金やイベント参加費を受け付ける場合など、別途決済システムが必要になることがあります。Squareを導入することで、そうしたオプションの支払いをスムーズに受け付けられ、一度宿泊されたお客様の情報も顧客管理として残せます。これにより、直接のリピート予約につなげる動線づくりも期待できます。

導入前に知っておきたい懸念点と対策

通信環境の整備が必須

キャッシュレス決済のすべてがオンラインベースで処理されるため、Wi-FiやLTEなどの通信環境がないと決済が完了しないことがあります。山間部や離島、地下にある施設では、通信環境を整備したり、モバイルWi-Fiを準備したりしておくと安心です。

電波が不安定なエリアだと、決済が途中でエラーになるリスクがある

スタッフ教育と運用ルールの見直し

キャッシュレス決済を導入すると、売上管理やレシート発行などのフローが変わります。慣れないうちはスタッフ同士で混乱を招く可能性があるため、スタート前にしっかりと運用ルールを決め、研修を行う必要があります。

キャッシュレス導入後、従来の現金会計との混在で勘定ミスが増えるケースもある

宿泊業でSquareを導入する流れ

アカウント作成と審査

Squareの導入はオンラインでのアカウント登録から始まります。審査は簡単で、最短当日で利用開始ができるため、思い立ったらすぐにキャッシュレスを試すことが可能です。宿泊施設の場合は、施設名や事業形態などを正確に入力して申し込みましょう。

初期設定と商品登録

審査を通過したら、POSレジアプリのダウンロードや商品(客室プラン・追加サービスなど)の登録を行います。画像を付けたり、カテゴリを分けたりと、詳細情報を設定すれば、お客様にわかりやすいメニュー構成になります。

導入テストとスタッフ研修

導入直後はスタッフがスムーズに操作できるかテストを行い、レセプションやレストランなど利用場面に合わせて説明することが大切です。タブレット端末を複数台導入する場合は、Wi-Fi環境やスタッフごとのログイン管理など、セキュリティ対策にも配慮しておきましょう。

トラブル対策

キャッシュレス導入で最初に生じるトラブルとしては、「決済端末の電源切れ」「アプリの同期エラー」「通信環境不良」などが挙げられます。予備の電源や充電器を常備し、Wi-Fiが不安定な場合はモバイル回線に切り替えできるよう準備しておくと安心です。

事前に運用フローや緊急連絡先を全スタッフへ共有しておくことで、万が一の時も素早く対応可能

宿泊業とSquare：キャッシュレス時代のおもてなしを強化しよう

宿泊業におけるキャッシュレス導入は、お客様にとっての快適性を向上させるだけでなく、スタッフの業務効率化やリピーター獲得にも大きく寄与します。SquareのPOSレジアプリや多彩な決済端末を活用すれば、チェックインからチェックアウトまでの流れをスピーディーにし、追加オプションの案内や顧客データの活用も容易になります。さらに2024年11月から適用される決済手数料の2.5%引き下げは、宿泊業でも導入ハードルをぐっと下げる大きなニュースです。もし、「宿泊業×キャッシュレス」でおもてなし力をアップさせたいと考えている方は、Squareの利便性をぜひチェックしてみてはいかがでしょうか。

宿泊業の印象を左右するのは「お客様にどれだけストレスなく過ごしていただけるか」だとも言われます。現金の準備や細かい釣り銭のやりとりが不要になれば、接客に注力できる時間が増え、スタッフにも余裕が生まれます。こうした時間的なゆとりは、お客様の不安や要望に迅速に対応するためにも重要なファクターです。ぜひ皆さんの宿泊施設でも、Squareでキャッシュレス導入を検討してみてください。