Office 2016とOffice 2021の違いを徹底比較！選ぶポイントまとめ

Officeを使うたびに、2016版と2021版って実際どれほど違うのだろう？ と気になったことはありませんか。私は仕事や趣味で文書を作成したりデータを分析する機会が多く、バージョンの違いがパフォーマンスやコラボの快適さに大きく影響すると痛感しています。そこで、長年Officeを使ってきた個人的な体験談を交えつつ、2016と2021それぞれの特徴や使い勝手を解説します。

MS Office 2016とMS Office 2021の概要

MS Office 2016とMS Office 2021は、どちらもパッケージ版として一度購入すれば長期的に使い続けられるソフトウェアです。ただし、リリース時期による機能の差や、対応OS、サポート期限などに大きな違いがあります。私自身、Office 2016時代に作成したテンプレートやマクロをOffice 2021環境でも使い続けているのですが、最新バージョンの恩恵を感じる部分も多々ありました。

Office 2016のリリース背景

Office 2016は2015年9月に登場しました。当時はまだWindows 10が普及しはじめたばかりで、クラウド連携機能も今ほど強化されていなかった印象があります。とはいえ、Word・Excel・PowerPointといったコアアプリケーションは大きな不具合も少なく、ビジネス現場でも安定した利用実績を築いていました。私も小規模オフィスで導入した当初は、特に不満なく使い続けていた思い出があります。

Office 2021のリリース背景

Office 2021は2021年10月にリリースされ、Windows 11との親和性や新機能の搭載、UI面のアップデートなどが主な特徴となっています。デザインがモダン化されただけでなく、共同編集機能などのクラウド活用がしやすくなったと感じています。職場でOffice 2016から移行したとき、Excelの新関数（XLOOKUPなど）によりデータ分析の効率がぐんと向上し、感動したことを覚えています。

サポート期限とアップデートの違い

Office 2016のサポート

Office 2016はメインストリームサポートが既に終了し、延長サポートの終了も予定されています。セキュリティ面での更新は当面続くものの、大きな機能アップデートは見込めません。私が以前勤めていた会社では、サポート終了間近のOfficeソフトを使い続けることに対して、多少の不安を感じるメンバーが多かったです。

サポート終了後のOffice 2016は、重大なセキュリティ脆弱性が放置されるリスクが高まります。クラウド連携を必要としない個人利用ならともかく、ビジネス利用は十分に注意が必要です。

Office 2021のサポート

Office 2021は比較的新しいため、現行OSとの相性が良いだけでなく、サポート期間も十分に確保されています。今後のWindowsアップデートにも対応が期待できるので、ビジネスでの長期利用を考えるなら安心感があります。私の場合、最新OSへ移行するときは常に対応ソフトの問題が頭をよぎりますが、Office 2021はその点クリアだったのでスムーズでした。

Office 2021を導入しておくと、Windows 11や今後のWindowsアップデートとの互換性を心配せずに使える可能性が高いです。

機能比較：Excel・Word・PowerPointの違い

Excelの進化

XLOOKUPの利便性

Office 2016にはない機能のひとつに、ExcelのXLOOKUPがあります。VLOOKUPやHLOOKUPのように検索範囲や列指定に気を遣う必要が少なく、値を効率的に引き出すことができます。私自身、データベースを扱う機会が多いので、XLOOKUPが使えるだけで作業のスピードが変わりました。

=XLOOKUP(
  A2,
  $D$2:$D$10,
  $E$2:$E$10,
  "見つかりません",
  0,
  1
)

このようにXLOOKUPでは、条件が見つからない場合のメッセージ設定や検索方向の指定が簡単なので、データ処理がスムーズになります。

動的配列機能

Office 2021のExcelには、動的配列機能が導入されました。これにより、単一セルに入力した数式が複数セルに「スピル」して結果を表示するなど、より柔軟な数式の扱いが可能です。例えばSORT関数やFILTER関数などは、膨大なデータを手早く整理するときに非常に助かります。以前は表の並び替えやフィルターをマニュアルで行っていた作業を数式一発で終わらせられるのが魅力です。

Wordの強化点

共同編集とクラウド連携

Office 2021では、Microsoftアカウントを介したリアルタイム共同編集がさらに向上しています。社内で複数人が同じ文書を同時に編集すると、Office 2016では表示されるまでにタイムラグがあったり、編集競合がたまに起きたりしていました。しかしOffice 2021では共同編集のラグが大幅に軽減され、オンラインでの共同作業がよりストレスフリーになりました。

私は以前、複数人で1つの契約書をリアルタイムに修正し合う機会がありましたが、Office 2016では加筆や修正のタイミングがバラつき、どれが最新なのか混乱したことがあります。Office 2021に移行してからはリアルタイムの同期が改善されて、そういったトラブルがほぼ消えました。

インク機能の充実

Wordでのインク機能が強化され、タブレット環境などでペンを使って直接書き込みが可能になりました。Office 2016でも多少は対応していたのですが、Office 2021では認識精度や使い勝手が改善されており、図形注釈やマークアップがスピーディに行えます。デジタル署名やレビュー作業を行う際にとても便利です。

PowerPointのアップグレード

録画機能や豊富なメディアサポート

PowerPointはプレゼン資料だけでなく、動画作成にも活用されるようになってきました。Office 2016でも録画機能は搭載されていましたが、Office 2021ではより直感的な操作が可能になり、スライドショーを動画として書き出しやすくなっています。私もYouTubeにアップする社内向けマニュアル動画をPowerPointだけで作成したことがありますが、録音・注釈挿入・エクスポートまでシームレスで驚きました。

デザイン面の改良

PowerPointで新しく使えるテンプレートやトランジション効果が増え、視覚的にもよりモダンなプレゼン資料を作りやすくなりました。Office 2016では地味で使い回されがちだったテーマしかなく、同じ職場内で「このスライド、どこかで見たような…」となることが多かったのですが、Office 2021では作り込まれたテーマが増え、見栄えの良い資料作りが手軽にできます。

UIデザインと操作性の違い

Office 2021のモダンUI

Office 2021は、Windows 11のデザイン言語に合わせた滑らかで洗練されたUIが特徴的です。リボンのアイコンはよりフラットで直感的になり、ダークモードにも対応しています。長時間作業をしていると、ダークモードの有無は目の疲れに大きな影響がありますので、夜間作業時に特に恩恵を感じます。

Office 2021のダークモード対応は、長時間作業でも目への負担が軽減され、集中力を保ちやすいです。

Office 2016の操作感

Office 2016のUIは決して使いづらいわけではありませんが、2021を経験した後に戻ると、若干古めかしい印象を受けます。特に高解像度ディスプレイを使っている場合は、アイコンの解像度や配置バランスがやや気になるかもしれません。私も最初は大きな違いに気づきませんでしたが、長く使ううちに微妙な差が日々の作業効率に影響していることを感じました。

パフォーマンスと安定性

Office 2021の高速化

Office 2021は、最新のハードウェアやOSに最適化が進んでいます。そのため、起動速度やファイルの読み込み速度などで優れたパフォーマンスを実現しやすい印象です。私のPCはSSD搭載ですが、Office 2016と比べるとアプリを立ち上げた際の初動がわずかに早くなり、数秒の違いでも積み重なると意外と大きな効率化につながります。

Office 2016の動作安定度

Office 2016は長年使われてきたこともあり、安定性の面では申し分ありません。互換性が重要な企業向けに大規模導入されていた背景もあり、大きなトラブルも少ないです。ただし、Excelの大容量ファイルを扱う場合や複数人でのコラボレーションが激しい場合に、Office 2021ほど軽快ではないと感じるケースがあるかもしれません。

ライセンス形態とコストの比較

買い切り型のメリット

Office 2016もOffice 2021も、一度購入すれば追加料金なしで使い続けられる買い切り型ライセンスです。クラウド機能をフル活用したい場合にはMicrosoft 365（サブスクリプション版）が向いていますが、そこまで必要でないなら買い切りの方がコストを抑えられる場面もあります。私自身、家族がたまに文書やスライドを作る程度なら、買い切り版で十分という考えです。

Microsoft 365との違い

サブスクリプション版であるMicrosoft 365は常に最新機能へアップデートされ、1TBのOneDriveストレージが使えたり複数デバイスで同時に利用できたりする利点があります。一方、買い切り版は購入後の大幅な機能追加は基本的にありません。いったん導入してしまうと余計なランニングコストが発生しないので、用途や予算に応じて選ぶといいでしょう。

買い切り版は、後から画期的な新機能が追加された場合に対応できず、追加購入やバージョンアップが必要になることもあります。

実際の使い勝手：導入事例と感想

個人ユーザーのケース

私の知人で、フリーランスのライターをしている方はWordとExcelを基本的に使うだけなので、Office 2016で十分事足りていると話していました。特に急いでOffice 2021に切り替える理由がない場合、既に持っているライセンスを使い続ける選択肢もアリです。ただし、オンライン共同作業が必要になったときに不自由さを感じるとも言っていました。

フリーランスの具体的な声

Office 2016はWordやExcelの基本機能さえ使えれば困ることはあまりありません。ただ一度、クライアントがOffice 2021で作成した文書に動的な機能が含まれていて、うまく表示されなかったことがありました。仕事で相互やり取りが多い場合には、常に最新環境でいたいと思う気持ちも湧いてきますね。

中小企業のケース

中小企業では、買い切り版をまとめて導入するケースが多いように感じます。私が以前勤めていた会社でも一斉にOffice 2016を導入しましたが、数年後にはOffice 2021へ徐々に移行していくことになりました。理由としては、顧客や取引先が新しいバージョンを使っていたため、ファイルの互換性や共同編集の効率アップを求められたからです。

業務効率化のメリット

Office 2021に切り替えたことで、Excelの新関数を活用したデータ分析や、PowerPointでの動画プレゼンテーションなどがスムーズになりました。また、セキュリティ面でも最新の更新が適用できる安心感があったため、管理部門が移行に積極的でした。

新機能による時短効果や、安全性の高い環境が得られたことで、社員のITリテラシー向上にもつながりました。

大企業のケース

大企業の場合、Microsoft 365（サブスクリプション版）に一括移行するケースが多い印象です。常に最新バージョンを使いたい、クラウドストレージや共同編集を最大限活用したいなど、ニーズがはっきりしているからです。とはいえ、部門や拠点ごとに買い切り版のOfficeを導入しているところもあり、部分的にOffice 2016とOffice 2021が混在しているケースもあります。

Office 2016とOffice 2021の比較表

導入時のポイントと注意点

移行コストとトレーニング

Office 2016からOffice 2021へ乗り換える場合、コストやトレーニングの面を考慮する必要があります。操作方法自体は大きく変わらないものの、新機能を使いこなすには学習が必要です。私の経験では、Excelの動的配列や新しい関数を知らないメンバーが多く、最初は戸惑っていました。研修を実施するか、社内で共有ノウハウを作るとスムーズです。

ダウングレード互換

ファイルのやり取りで相手が古いバージョンを使っている場合、Office 2021で作成したファイルをOffice 2016で開くとレイアウトが崩れたり、機能がうまく働かないことがあります。互換性モードなどをうまく使ってトラブルを防ぎましょう。

最新機能を使いすぎると、旧バージョンユーザーとのやり取りが難しくなる場合があります。共同プロジェクトでは、最初にバージョンを合わせるルールを作ると安全です。

セキュリティとアップデート

Office 2016の延長サポートが終了すれば、重大なセキュリティリスクを放置してしまう恐れがあります。業務用途ならば、機密情報を扱うことも多いでしょうから、最新バージョンへのアップグレードを計画的に検討することが望ましいです。また、Office 2021を導入しても、OSや関連ソフトのアップデートを怠れば、結局セキュリティ面での抜け穴が生まれることがあります。私の周囲でも、ソフトそのものを最新化していてもWindowsの更新が止まっていたというケースを見かけました。

Office 2016とOffice 2021はどちらを選ぶべきか

最終的には、使い方や予算、環境との相性によって判断する必要があります。もし、ビジネスでクライアントや取引先と頻繁にファイルを共有するなら、Office 2021のほうがメリットは大きいと感じます。特に共同編集機能やデータ分析機能の向上、セキュリティやサポート期間などの要素を踏まえると、Office 2021が安心感のある選択といえます。一方、個人用途であまり機能を使わない場合や、すでにOffice 2016を持っていて経費をかけたくない場合には、引き続きOffice 2016を使用するのも一つの選択肢です。

私自身は数年前までOffice 2016で満足していましたが、最近は複数人との同時コラボや大量データの分析をする機会が増えたため、Office 2021の機能を活用している場面が多いです。乗り換えに費やしたコスト以上の生産性向上が得られていると感じています。

まとめ

Office 2016とOffice 2021を比較すると、Office 2021のほうがUIデザインや機能面で進化し、サポート期間も長いメリットがあります。特にExcelの動的配列やWordの共同編集機能などは、実際に使い始めるとその便利さに驚くことも多いです。
ただし、すでにOffice 2016を持っていて日常使いに特段不満がないなら、延長サポート期限までは問題なく使い続けられます。もし将来的に最新OSへの対応やクラウド連携を充実させたいと考える場合、乗り換えを検討する価値は十分あるでしょう。
自分の利用スタイルや環境を考慮して、どちらが最適か見極めると安心です。もし迷ったら、サブスクリプション版のMicrosoft 365も含めて検討し、最新機能を常に活用する道も選択肢となります。