心地よい文章として読みやすさを大切にしつつ、Wordで「作成日を自動挿入して更新を止める」方法を徹底解説します。Wordはビジネスから個人利用まで幅広く使われていますが、日付管理をうっかり更新してしまうと困ることが多いですよね。CREATEDATEフィールドを使えば、新規作成時に自動で日付が入るだけでなく、その後は不要な更新を防ぎつつ正確に管理できます。ここでは、そのフィールドの設定方法や運用上のコツ、よくある注意点をわかりやすくご紹介します。ぜひ最後までご覧いただき、Word文章の作業効率と精度を高めてみてください。
Wordで作成日を自動挿入する基本
Wordで文書を作成するときに日付を自動で入れたい場合、代表的なやり方は「日付と時刻」機能を使うことです。しかし、この機能を使用すると文書を開くたびに日付が更新される「自動更新」がデフォルトで有効になり、あとで作成日のまま保持したかったのにいつの間にか更新されてしまった…というケースがよく発生します。そこで便利なのが「CREATEDATE」フィールドです。
CREATEDATEフィールドとは
CREATEDATEフィールドは、Wordがもつ「フィールド」機能の一つで、その名のとおり「文書が作成された日付」を表示するためのフィールドです。通常の「DATE」や「TIME」フィールドのように「現在の日付や時刻」を常に反映するものとは異なり、「文書作成時点」を表示し続ける点が大きな特徴です。
CREATEDATEフィールドのメリット
- 自動更新されにくい
通常の日付フィールドは開くたびに更新される場合がありますが、CREATEDATEは文書のメタデータ(作成日時)を参照するため、勝手に更新されにくいです。 - テンプレート運用に最適
テンプレート(.dotx)にあらかじめCREATEDATEフィールドを入れておけば、新規作成した文書にその時点の日付が自動で挿入されます。 - 修正の手間が少ない
いちいち手動で日付を入力する必要がなく、誤入力を防げます。
CREATEDATEフィールドを使った設定手順
ここからは、実際にCREATEDATEフィールドを設定する具体的な手順をご紹介します。慣れてしまえばとてもシンプルなので、ぜひ何度か操作して覚えてしまいましょう。
1. Wordテンプレート(.dotx)を作成または開く
文書が新規で作成されるときに日付を自動挿入したい場合は、.dotx形式のテンプレートを使うのが最も便利です。
- Wordを起動し、空の文書を開きます。
- レイアウトや書式など、社内標準のスタイルなどを設定します(すでにお持ちのテンプレートがあればそれを使ってください)。
- ここにCREATEDATEフィールドを挿入する準備をします。
2. フィールドを挿入する場所を決める
次に、文書のどこに作成日を表示させたいかを決めます。
- 文書の右上や左下など、会社や個人でよく使う日付のレイアウト位置にカーソルを置きましょう。
- 見出しに近い位置やフッター部分に入れることもあります。ここはお好みでOKです。
具体的な操作例
- カーソルを日付を入れたい場所に置く。
- [挿入]タブ → [クイックパーツ] → [フィールド]を選択。
- フィールドの種類一覧から「Document Information(日本語環境では『文書情報』など)」を探し、その中の「CREATEDATE」を選択。
- 日付の形式を好きなスタイルに変更する(「2025年2月7日」や「2025/02/07」など)。
- [OK]を押すと日付が挿入されます。
この設定を行った後、.dotx形式として「名前を付けて保存」をし、テンプレートとして保管してください。
作成日が勝手に更新されてしまう場合の対処法
CREATEDATEフィールドは通常、勝手に更新されることが少ないのが特徴ですが、Wordの仕様によっては何らかの操作をきっかけに更新されてしまうケースもあります。ここではその原因と対処法をご説明します。
よくある更新のトリガー
- 印刷プレビューでの自動更新
ヘッダーやフッター内にフィールドがあると、印刷プレビュー画面を開いただけでフィールドが更新される場合があります。 - F9キーによる手動更新
WordではF9キーで選択中のフィールドを更新できます。知らずにショートカットを押してしまうと日付が変わるケースがあります。 - 既存文書を使い回すときのまぎらわしさ
別のファイルを「名前を付けて保存」して新規文書を作った場合、CREATEDATEは元ファイルの作成日時を参照しているため、そのままだと古い日付になることがあります。
更新を防ぐ方法
- 必ず新規文書をテンプレートから作成
Wordの[ファイル] → [新規] → [個人用] → [自作のテンプレート]から作成すると、都度新しい作成日メタデータが付与されます。 - フィールドコードをロックする
更新が起こりやすい場所(ヘッダーやフッターなど)にフィールドを入れている場合は、フィールドをロックしてしまうのも一つの方法です。 - フィールドを選択し、Ctrl+F11キーを押すとロック(更新不可)になります。
- 解除するにはShift+F11を押します。
- F9キー操作に注意
普段の文書編集でF9を押す癖がある方は注意が必要です。グローバルに日付フィールドを参照・更新しないように意識しましょう。
運用上のポイントと注意点
運用面で理解しておくと便利なTipsをいくつかご紹介します。以下の表に、代表的なフィールド「DATE」「TIME」「CREATEDATE」「SAVEDATE」「PRINTDATE」をまとめましたので、あわせてご参照ください。
| フィールド名 | 概要 | 想定用途 |
|---|---|---|
| DATE | 現在の日付・時刻を表示 | 常に最新の日付を反映したい場合 |
| TIME | 現在の時刻を表示 | 常に最新の時刻を反映したい場合 |
| CREATEDATE | 文書が作成された日付を表示 | 作成日時を一度挿入したら固定したい場合 |
| SAVEDATE | 文書が最後に保存された日付を表示 | 最終更新日を把握したい場合 |
| PRINTDATE | 文書を最後に印刷した日付を表示 | 印刷するごとに更新日付が必要な場合 |
- テンプレートを導入したら運用方法を周知
チーム全員が同じテンプレートを使う場合、「必ず新規作成でファイルを開く」などの運用ルールを周知徹底することが重要です。 - フィールドのロックは解除もできるが慎重に
一度ロックしているときに、何かしらの変更をしたいときに解除が必要になるため、運用ルールと手順を整えておきましょう。 - 既存文書の再利用時は手動更新を行う
古い文書を流用したい場合に「名前を付けて保存」するだけだとCREATEDATEが前のファイルのまま残ることがあります。必要に応じてフィールドを選択し、F9キーで再取得させるとよいでしょう。
具体的な操作例：テンプレートの作成から文書作成まで
ここでは流れをもう少し具体的に整理してみます。
1. テンプレートファイルを作る
- Wordを起動 → 空白の文書を作成。
- デザイン、ページ設定、段組みなどを整える。
- [挿入] → [クイックパーツ] → [フィールド] → [CREATEDATE] を挿入する。
- ファイルを「Wordテンプレート(.dotx)」形式で保存する(例:「社内用文書テンプレート.dotx」)。
2. 新しい文書をテンプレートから作成
- Wordの[ファイル] → [新規] → [個人用]または[カスタム]などのタブから、自分のテンプレートを選ぶ。
- テンプレート上にあらかじめ挿入されているCREATEDATEフィールドが、新しい文書ファイルの作成日時を表示する。
- そのまま内容を追記したり編集したりして、必要に応じて保存する(拡張子は.docx)。
- 後日、文書を再度開いても作成日時は変わらない。自動更新も発生しない。
3. 「名前を付けて保存」で作り直す場合
- すでに作成済みの文書を「ひな形」として使い回したい場合でも、CREATEDATEの仕様だけは頭に入れておきましょう。
- 作成後の文書をベースに「名前を付けて保存」で別の文書を作成したとき、必要であればF9キーでフィールドを更新してください。しない場合、前の文書の作成日が残ります。
- 新しい作成日にしたいのであれば、F9キー押下、あるいは再度テンプレートから新規作成する方が確実です。
CREATEDATE以外の日付フィールドとの併用アイデア
業務の中では、「文書の作成日」と「最終更新日」や「印刷日」を併記したいときもあります。そんなときは、以下のように複数のフィールドを組み合わせることができます。
- 作成日 (CREATEDATE)
文書が初めて作られた日時を固定で表示。 - 保存日 (SAVEDATE)
最終保存日を表示。直近の編集日を把握可能。 - 印刷日 (PRINTDATE)
文書を印刷した日付を自動反映。紙面の更新タイミングがわかる。
このように複数フィールドを使えば、文書管理がより便利になります。特にプロジェクト管理や契約書のバージョン管理などでは、作成日と更新日の両方を明確に残すことで、いつの段階の文書なのかが一目瞭然になります。
トラブルシューティング：フィールドが表示されない・コードがそのまま出る
たまに、フィールドを挿入したはずなのに「{ CREATEDATE }」というコードがそのまま表示されてしまうケースがあります。これはWordの「フィールドコードの表示設定」の問題です。
- Alt + F9キー：フィールドコードの表示/非表示を切り替えるショートカットです。
- フィールドコードがそのまま見えている場合はAlt+F9を押してみてください。すると「2025年2月7日」のように正しく日付表示されます。
- うまく切り替わらない場合は、[ファイル] → [オプション] → [詳細設定] →「フィールドコードを表示する」のチェック項目を確認してみましょう。
実務で役立つ豆知識
- バージョン情報の管理：Wordの「バージョン履歴」や「共同編集」とあわせて使うと、複数人での作業履歴を簡単に確認できます。
- 差し込み印刷でも活用可能：大量の文書を一括作成するときにも、CREATEDATEを入れておけば一つひとつの日付更新を気にしなくて済みます。
- PDF変換時の挙動：PDFにエクスポートするときも、CREATEDATEで挿入している箇所がそのまま日付として反映されます。印刷と同様、自動更新を防ぎたいならフィールド更新のタイミングを意識しておきましょう。
まとめ：CREATEDATEを使いこなして作成日を正確に管理しよう
Wordで文書を扱うとき、作成日は想像以上に重要な情報です。いつ作られたドキュメントなのかがわかるだけで、承認フローや改定の履歴が明確になり、仕事のミスや混乱を防止できます。
しかし「作成日を固定したいのに、自動更新されて困る！」という悲鳴もよく耳にします。CREATEDATEフィールドを活用し、テンプレートを確立しておくと、そうした問題をぐっと減らすことができます。
さらに、SAVEDATEやPRINTDATEとの併用で「作成日」「最終更新日」「印刷日」をしっかりと区別できるようになり、ドキュメントの状態を正確に把握できます。これにより、効率的で正確な情報発信とアーカイブ管理を実現しやすくなるでしょう。
ぜひ今回の内容を参考に、Wordでの日付管理をスマートに進化させてみてください！
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