Outlookの複数アカウントで特定のメール通知をオフにしたい場合は、まず受信するアカウントを絞りたいのか、特定の差出人からのメールだけを除きたいのかを分けます。新しいOutlookのアカウント別設定、classic Outlookのデスクトップアラートとルール、スマホの通知設定は操作も適用範囲も違います。利用している版から設定を選びましょう。
アカウント別の通知と、特定の差出人の通知を区別する
複数アカウントの中から業務用だけ通知したい場合と、一つのアカウントに届く特定の送信者のメールだけ通知を減らしたい場合は別の設定です。また、通知を消すこととメールを既読にすることも分けて考えます。必要なメールを残したまま、ポップアップや音だけを整理できます。
| 目的 | 確認する設定 |
|---|---|
| 新しいOutlookで特定アカウントの通知を止める | 設定→一般→通知の追加設定で対象アカウントを選ぶ |
| classic Outlookで必要な受信アカウントだけ通知する | 全体のデスクトップアラートをオフにし、対象アカウントの通知ルールを作る |
| スマホで特定アカウントだけ通知する | Outlookアプリの通知設定で対象アカウントと通知対象を選ぶ |
| 特定の差出人だけ通知から除外したい | アカウント全体のオン/オフでは区別できない。classicの通知ルールの条件・例外を検討する |
| Outlook全体のバナーや音を止める | アプリの全体通知、WindowsやスマホOSの通知設定 |
新しいOutlook：アカウントごとの通知をオン／オフにする
Microsoftの新しいOutlookの機能案内では、複数アカウントがあるデバイスで、通知と音を受け取るアカウントを指定できます。このデバイス向けのアカウント別機能はOutlook on the webには適用されません。
- 新しいOutlookで［設定］（歯車）→［一般］→［通知］を開く
- 追加の設定を展開する（Expand／展開のアイコン）
- 通知を出したい／止めたいアカウントを選び、画面に表示される通知と音の設定を変更する
- 別々のアカウントへ新しいテストメールを送り、対象アカウントだけ希望する通知になるか確認する
全体の通知は［表示］→［表示設定］→［一般］→［通知］の通知対象（Mail／メールなど）から変更します（新着アラートの公式手順）。アカウント別の項目が見えない場合は、アプリの版・更新状況と展開した設定を確認し、classic向けのルールをそのまま新しいOutlookへ移さないようにしてください。
classic Outlook：全体のデスクトップアラート
- ［ファイル］→［オプション］→［メール］を開く
- ［メッセージの受信］の［デスクトップ通知を表示する／Display a Desktop Alert］のチェックを変更する
- ［OK］を選ぶ。通知音・タスクバーの封筒等も止めたい場合は、それぞれの項目を別に確認する
このチェックはポップアップの設定です。外すだけでメールを受信しなくなるわけではなく、スマホの通知も自動では止まりません。［Desktop Alert Settings］という別ボタンが見つからなくても、上のチェックボックスを確認します。通知の表示時間やWindowsのバナー設定と、アカウントごとの条件は別の設定です。
classic Outlook：必要なアカウントだけ通知するルール
以下はclassic Outlookで利用できるデスクトップアラートのルールです。新しいOutlook・Web版の受信ルールには同じクライアント側の処理をそのまま適用できません。classicが起動し、対象アカウントでログインしているときの動作として確認します。
- 全体の［デスクトップ通知を表示する］をオフにする。音も絞りたい場合は全体の新着音を別に確認する
- ［ホーム］→［ルール］→［ルールと通知の管理］で通知対象のアカウント／受信トレイを選ぶ
- ［新しいルール］→［受信メッセージにルールを適用する］で進み、［指定されたアカウントを経由した場合／Through the specified account］が使える画面では対象アカウントを明示する
- アクションで［デスクトップ通知を表示する］を選ぶ。必要な送信者だけなら条件に追加し、除きたい送信者がいる場合は対応する例外を設定する
- ルール名を付けて保存し、通知対象と対象外のアカウントへテストメールを送る。古い通知ルールの重複、適用順序、［以降のルールを処理しない］の影響も確認する
Microsoftのルール仕様では［デスクトップ通知を表示する］をclassic専用のクライアント側アクションとしています。新しいOutlookでこのアクションがない場合、無理に作り直す方法では解決しません。新しいOutlookでは前節のアカウント別設定を使ってください。共有メールボックスや委任されたフォルダーでは、自分の通常アカウントと同じ条件が使えると決めつけず、権限・追加方法を管理者へ確認します。
ルールの一覧は公式のルール管理手順を参照します。通知の整理を目的に、すべてのメールを既読化・移動・削除するルールを追加しないでください。業務で使っている既存ルールを記録し、一つずつ変更します。
通知を消す操作と、未読メールの状態を分けて確認する
通知センターのカードが消えても、別アカウントのメールまで既読になったとは限りません。Windowsの通知には一件を閉じる操作と、アプリ単位・全体の通知を消す操作があります。Windowsの公式説明で操作範囲を確認し、Outlook側の各アカウントの受信トレイで未読状態を比べます。
| 変わったもの | 次に確認すること |
|---|---|
| バナー／通知センターのカード | 一件だけ閉じたか、Outlookの通知をまとめて消したか |
| タスクバーのマーク／アプリのバッジ | 全アカウントを代表する表示か、メールボックス内の未読数か |
| メール本文の未読／既読 | 閲覧ウィンドウの自動既読、ルール、同じメールボックスへの他端末からの操作 |
閲覧ウィンドウの公式設定では、新しいOutlookは［設定］→［メール］→［メッセージの処理］→［既読にする］、classicは［表示］→［閲覧ウィンドウ］→［オプション］で表示後の自動既読を確認できます。通知の消去だけを原因と断定する前に、メール自体が既読になったかを確認してください。
通知を独立させる目的でPST/OSTを作り直すことは、この確認の代わりになりません。アカウントの追加とデータファイルの作成、プロファイルの分離は別の操作です。受信トレイの見え方を分けたい場合はアカウント別の受信トレイ表示を確認する方法を参照してください。
iPhone・Android：対象アカウントと通知するメールを選ぶ
スマホのOutlookはPCとは別に通知を設定します。iOS/Androidの公式案内では、アカウントごとにメール通知を調整でき、All（すべて）、Focused（優先）、None（なし）などを選べます。
- 左側のナビゲーションから［設定］（歯車）を開く
- ［通知］または［通知とサウンド］から［メール］を選ぶ
- 対象のメールアカウントを確認し、すべて／優先受信トレイのみ／なしなど、画面にある通知対象を選ぶ
- 通知を止めたいアカウントと残したいアカウントの両方にテストメールを送り確認する
優先受信トレイのみの通知は「すべての重要メールを必ず通知する」という保証ではありません。その他へ分類されたメールも受信トレイで確認します。アプリ全体の通知をスマホOS側で禁止すると、残したいアカウントの通知も抑止されるため、アカウントを絞る場合はまずアプリ側の設定を使います。
運用を快適にする追加のヒント
最後に、複数アカウントをスムーズに運用していくためのヒントをいくつか紹介します。
- アカウントと通知対象を確認する
同じ「受信トレイ」という名前でも、アカウント名を確かめてから設定を変えます。必要な通知まで止まっていないか、テストメールで確認しましょう。 - 音・バナー・未読を別々に確認する
音だけ止める、バナーだけ止める、メールを既読にする操作は同じではありません。目的の設定だけを変更します。 - 定期的にルールを見直す
当初は「重要だ」と思って設定した通知ルールも、業務内容の変化や担当プロジェクトの進捗とともに不要になる場合があります。定期的にルールを確認し、シンプルに保っておくことが大切です。 - Outlookのバージョンアップ・更新情報をチェック
Microsoft 365（Office 365）版のOutlookは、更新プログラムでUIや通知関連の設定項目が変わることがあります。定期的なバージョン更新に合わせて「どのメニューが移動したか」を確認し、必要があれば設定を再調整しましょう。 - 通知によるストレスを最小化する工夫
デスクトップ通知を最小化すれば、意図しないタイミングで気を散らされることが減ります。ときには「1日に数回、時間を決めてメールチェックする」という運用で、リアルタイム通知に頼らないワークスタイルに移行するのも効果的です。
通知が出ない場合は、アプリの設定に加えてWindowsの［設定］→［システム］→［通知］のOutlook、バナー・音、おやすみモードも確認します。新しいOutlookではTeamsのおやすみモード等が影響する場合もあるため、公式の通知トラブル対処を参照してください。組織で設定が固定されている場合は管理者へ確認し、通知のために保護機能を一律に解除しないようにします。
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