常日頃から同僚や取引先とのコミュニケーションを円滑に行うためには、ステータス管理が欠かせません。特にMicrosoft Teamsの新バージョンに切り替わった後、「不在(Out of Office)」をどのように設定すればよいのか気になる方も多いのではないでしょうか。ここでは、カスタムメッセージなしの不在設定について詳細に解説するとともに、さまざまなワークアラウンドを交えてご紹介します。
「不在(Out of Office)」の基本概要
Microsoft Teamsでは、「在席中」「取り込み中」「応答不可」「不在」など、複数のステータスを使い分けることが可能です。とりわけ「不在(Out of Office)」は、外出や休暇などで業務対応が難しいタイミングを周囲に明示するために利用されます。しかし、新バージョンのTeamsでは、その「不在」設定を行う際にカスタムメッセージなしで表示できるかどうかが話題となっています。
なぜカスタムメッセージを省きたいのか
以前のバージョンでは、特定の設定やバージョン間の差異により「不在」表示だけを簡単に行うことができる場合がありました。しかし、最新バージョンでは「Out of Office」の通知メッセージをセットすると、対話画面の上部やチャット欄に自動的にメッセージが表示されることがあります。これを極力表示させたくない場面もあるでしょう。たとえば、内部チーム間だけで認識できればよい、またはプライベートな休暇情報を詳細に書き込みたくないなど、さまざまな理由があります。
旧バージョンと新バージョンの設定項目の違い
- 旧バージョンのTeams：
一部ユーザー環境では、Outlook連携を極力シンプルに設定できたケースがあり、カスタムメッセージなしでも「不在」を表示できる状況が見受けられました。 - 新バージョンのTeams：
開発元であるMicrosoftのアップデートにより、TeamsとOutlookのステータス連携が強化されました。結果的に「Out of Office」設定を行うと、カスタムメッセージのフィールドが必須または自動的に挿入されるようになったと報告されています。
実際のところ、カスタムメッセージなしで設定はできるのか
結論として、現段階の標準機能だけを使うと、「カスタムメッセージを完全に非表示にしたままOut of Officeを設定する」という動作は正式にはサポートされていないようです。ただし、一部の環境、特にTeamsのモバイルアプリ（Android版など）や、組織内に残っている旧バージョンのTeamsでは、意図せず実現できるケースもあるため、一度試してみる価値があります。
標準機能ではサポート外の理由
- Microsoft 365全体の統合：
OutlookやExchangeカレンダーと連動してステータスを共有する仕様のため、Out of Officeを設定するときにはカスタムメッセージを入力することが推奨されています。 - ユーザー通知の強化：
不在期間にメンションやチャットを行っても反応が返らない可能性が高いため、相手へのアナウンスとして何らかのメッセージを残す設計になっているのが背景にあります。
ワークアラウンド（代替策）の具体例
カスタムメッセージをどうしても表示したくない場合でも、さまざまな方法で実質的に「不在」を示すことは可能です。以下では、その代表的な手段をいくつかご紹介します。
1. モバイルアプリ（特にAndroid版）で試してみる
新バージョンのTeamsデスクトップアプリやWeb版では、Out of Officeを設定すると必ずカスタムメッセージが入るよう誘導される傾向があります。しかし、Android版のTeamsでは一部のバージョンで、メッセージなしの状態でも「不在」を有効にできるという声があります。
設定の手順例（Android版）
- Teamsモバイルアプリを開く
- 左上のアイコン（≡など）をタップしてメニューを表示
- 「ステータス」またはプロフィール画像を選択
- 「ステータスを設定」もしくは「不在(Out of Office)の設定」を選択
- カスタムメッセージ欄を空にしたまま保存を試みる
ただし、この手法はTeamsのバージョンや組織のポリシー設定に強く依存するため、確実に成功するとは限りません。万が一、空欄ではエラーになる場合は、後述する方法を検討してください。
2. Outlook/Teamsカレンダーを利用して予定を入れる
OutlookまたはTeams内蔵のカレンダーから、「不在」の予定を設定する方法です。これによって自動的にTeamsのステータスが「不在」として反映されます。
Outlookカレンダーを使った設定例
- Outlookを開き、カレンダーを表示
- 不在としたい期間をドラッグして予定を作成
- 予定オプションで「予定表上の表示方法」を「不在(Out of Office)」に変更
- 「組織内宛の自動返信」をオフにするか、最低限のメッセージだけにする（必要な場合のみ）
これを行うと、Teamsでは自動的に「Out of Office」として認識されるようになります。ただし、カスタムメッセージ欄には何も入力しない設定でも、Teams上で名前にカーソルを合わせると「OOO」などの表示が出る場合があります。メッセージ自体が完全に消えるわけではない点に注意が必要です。
3. カスタムメッセージを最小限に留める
どうしても完全にメッセージを削除できない環境では、短いフレーズのみを残して対応する方法も考えられます。たとえば「不在」あるいは「Out of Office」など、最小限の情報のみ表示しておけば、余分な個人情報を含める必要はありません。
設定例：最低限のカスタムメッセージ
- 「不在中です」
- 「OOO」
- 「Out of Office」
これらのシンプルなメッセージを入れておくと、相手には「返信が遅れるかもしれない」と知らせることができますが、詳細な理由や期間は自分から明示しなければ表示されないため、個人情報保護の観点でも安心です。
4. 「Do Not Disturb(応答不可)」で代替する
Teamsでは「Do Not Disturb（応答不可）」というステータスがあり、通知を抑える目的で使うことができます。完全に不在というわけではありませんが、一時的に連絡が取れないことを周囲に示すうえでは有効です。
「Do Not Disturb」設定の注意点
- 本来は業務に集中したい時などに使用するステータスですが、外出中や休暇中で頻繁にTeamsを見ることができないシーンでも活用できます。
- 不在期間が長期にわたる場合は、同僚が混乱しないようにカレンダーに予定を入れるなど、別の方法との組み合わせを検討しましょう。
テーブルで見る「ステータスとメッセージの関連」
以下のようにステータスとメッセージ、実際の表示がどのようになるかを整理すると、自分の利用シーンに合わせた最適解が見つけやすくなります。
| ステータス | 設定場所 | メッセージの有無 | 補足 |
|---|---|---|---|
| Available (在席中) | Teams/Outlook/自動検出 | 必要なし | 予定表が空の場合は自動的に在席中になります。 |
| Busy (取り込み中) | Teams/Outlook/自動検出 | 任意 | カレンダーに予定が入っている場合、自動で切替。 |
| DND (応答不可) | Teams | 必要なし | 必要に応じて手動設定。通知を抑制可能です。 |
| OOO (不在) | Outlook/Teams | カスタムメッセージを推奨 | メッセージを空欄にできない場合が多い。 |
上記のテーブルを見ると、Out of Officeだけが特別にカスタムメッセージを推奨していることが分かります。これは組織内での連絡ミスを減らす目的からの仕様と考えられます。
PowerShellやMicrosoft Graphを使った工夫
より高度な方法として、Microsoft Graph APIやPowerShellスクリプトを用いて、Out of Officeの自動返信設定を細かく制御する方法もあります。ただし、こちらは管理者権限やExchange Onlineの知識が必要になるため、一般ユーザーが簡単に実行できるものではありません。
Microsoft Graph APIの例
Microsoft Graphのエンドポイントを用いて、ユーザープロファイルやOutlookの自動返信設定を操作できます。以下はイメージ例です。
POST https://graph.microsoft.com/v1.0/me/mailboxSettings/automaticRepliesSetting
{
"status": "scheduled",
"scheduledStartDateTime": {
"dateTime": "2025-03-10T09:00:00",
"timeZone": "Tokyo Standard Time"
},
"scheduledEndDateTime": {
"dateTime": "2025-03-10T18:00:00",
"timeZone": "Tokyo Standard Time"
},
"internalReplyMessage": "",
"externalReplyMessage": ""
}"internalReplyMessage"や"externalReplyMessage"を空文字列にすることで、実質的にカスタムメッセージが表示されない状態を作り出すことができます。ただし、Teams上の表示とOutlook上の自動返信設定がまったく同じ挙動になるとは限りません。Teams上では依然として「Out of Office」のタグが表示される場合もあるため、完全非表示化は難しいケースも多いでしょう。
今後の展望とMicrosoftへのフィードバック
新バージョンのTeamsは日々アップデートが行われており、ユーザーのニーズに合わせて新機能が追加される可能性があります。「カスタムメッセージなしの不在設定が欲しい」という声が多ければ、多言語環境やセキュリティ要件に応じて実装される可能性もあるため、以下のようにフィードバックを行うことをおすすめします。
Microsoft公式のUserVoiceやFeedback Hub
- UserVoiceやMicrosoft Teamsの専用フィードバックポータルに要望を送信
- 具体的なユースケース（セキュリティ要件やプライバシー保護が必要など）を盛り込む
また、Teamsの内部からヘルプ→「問題を報告する」を選ぶことで、直接Microsoftに改善要望を伝えることも可能です。
まとめ：現状の「不在(Out of Office)」設定と対策
新バージョンのTeamsを使用している限り、公式にはカスタムメッセージを完全に消した状態で「不在(Out of Office)」を設定する方法は用意されていないとされています。過去バージョンやモバイルアプリの組み合わせ、あるいはカレンダーからの設定によって実質的にメッセージ表示を最小限に抑えることは可能です。どうしても非表示にしたい場合は、下記の対策を検討してみてください。
- モバイルアプリ（特にAndroid版）を試す
- Outlook/Teamsカレンダーで不在予定を入れる
- カスタムメッセージを極力短いものにする
- Do Not Disturb(応答不可)との併用
- Microsoft Graph APIやPowerShellで細かく制御（管理者権限がある場合）
一方で、組織内の連絡や信頼性を重視するのであれば、短いメッセージを記入して不在を周知するほうがトラブルを防ぐ上でも有益です。ビジネスシーンでの利用をメインとする場合は、むやみにメッセージを省略しないで最低限の情報を残すことを推奨します。
最後に、Teamsの新バージョンは機能拡充やUI変更が続いているため、定期的にアップデート情報を確認しましょう。要望が多い機能はMicrosoftによって公式対応されることも少なくありません。よりスマートにステータスを管理して、快適なコミュニケーション環境を整えていきましょう。
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