Microsoft Teamsを活用していると、グループチャットや複数の個人チャットなど、さまざまなやり取りが同時に走りがちです。必要な情報をいち早くキャッチできる一方で、「通知が多すぎて作業に集中できない」「特定のチャットだけはしっかり追いたいけれど、それ以外は静かにしてほしい」といった要望を持つ方も多いのではないでしょうか。本記事では、Teamsのチャット通知をできるだけ柔軟に管理するための現状の方法や運用のコツを詳しくご紹介します。
Teamsのチャット通知をチャット単位で制御したい理由
日常的にTeamsを使っていると、組織内外の人と複数のチャットを同時進行で行う機会が増えます。社内プロジェクト用、クライアントとの意見交換用、社内雑談用など、用途別にさまざまなチャットが存在していることでしょう。
しかし、そのすべてに対して「新着メッセージのたびに通知を受け取る」設定をオンにしておくと、画面には通知バナーが次々と表示され、作業に集中できない場面が多発します。逆に、すべてを一律でオフにしてしまうと、大事な報連相や緊急の連絡を見落とすリスクが発生しかねません。
このような状況下で「チャットごとに通知設定を変えられたら理想的なのに……」と感じたことがある方は多いはずです。特に、@メンションだけは見逃せないが、その他の雑談レベルの投稿はオフにしたい、というニーズは非常に高いと考えられます。
現状のTeams通知設定の仕組み
Teamsでは通知をカスタマイズできる設定項目が用意されていますが、基本的には「すべてのチャットに共通のルールとして適用される」という点が大きな特徴です。個別のチャットで別々のルールを設定したり、@メンションだけ通知オンにしてそれ以外をオフにするなどの詳細制御は原則できません。
グローバルな設定の主な項目
Teamsの設定画面から確認できる、グローバル（全体）で適用される主な通知設定項目は以下のとおりです。
- チャット：
・新着メッセージの通知
・@メンションの通知
・返信通知 など - チームとチャンネル：
・すべての投稿
・@チーム、@チャネルのメンション
・自分宛メンション など - 会議：
・会議参加時の通知
・会議チャットの通知 など
こうした設定項目は、あくまでTeams全体に対するルールとして機能します。たとえば「チャット」の通知をすべてオフにした場合は、どのチャットルームからの投稿であれ通知が来なくなってしまうため、一部だけを別設定にすることは難しいです。
ミュート機能の活用
現時点で唯一「チャット単位」で設定できるのが「ミュート」です。ミュートを適用すると、特定のチャットルームに関しては自分のアクティビティフィードへの通知がすべて停止されます。ただし、この設定は@メンションであっても通知が来なくなるという点が大きなデメリットです。
つまり、「@メンション通知だけは受け取りたいのに、その他はミュートしたい」というような細かなカスタマイズは実現できません。
なぜ細かいチャット単位の通知が必要なのか
チャットの用途やメンバー構成によっては、通知の重要度が大きく異なります。開発プロジェクトのチャットでは進行管理が主眼になり、リアルタイムのやり取りが必要となる一方、趣味や雑談用のチャットでは急ぎの連絡はほぼありません。また、業務上のトラブル報告や緊急連絡が行われるチャットがある場合は、そこだけは必ず通知を受けたいというニーズがあります。
しかし現状は、細かな切り分けができないため「業務に集中したいタイミングで、大量の雑談通知が飛んでくる」「雑談チャットをミュートすると、万が一の@メンションも見逃してしまう」といったジレンマが発生します。
コミュニケーション効率を上げるための通知最適化
業務効率化という観点から考えると、重要なチャットは迅速にキャッチし、不要な通知による集中力の途切れを減らすことが理想です。メールや他のコラボレーションツールと同様に、Teamsでも「適切な人が適切な情報を、適切なタイミングで受け取る」仕組みが求められます。
こうした観点で見ると、チャットごとに通知を調整することは、ユーザーエクスペリエンス向上に大いに寄与すると言えます。したがって、この機能の実装を望む声はコミュニティでも根強く存在します。
ユーザーコミュニティへの提案や投票
Microsoftはユーザーからのフィードバックを取り入れる姿勢を強化しており、公式のフィードバックポータル（旧UserVoiceなど）で機能要望が多く集まれば、今後のアップデートで実装される可能性が高まります。すでに「チャット単位でより細かい通知設定をしたい」という投稿はいくつか存在し、ある程度の票を集めています。
主な提案例
- チャットごとに「すべてのメッセージ通知」「@メンションのみ通知」「通知なし」の3種類を選択できるようにする。
- 各チャットでサウンド通知をオンオフできるほか、バナー表示の有無まで独立して決められるようにする。
- 特定のキーワードを含むメッセージだけ通知するフィルタ機能を実装する。
いずれも柔軟かつ細やかな制御を目指した提案が多く見受けられます。こうした要望に積極的に投票することで、マイクロソフトに対して需要の高さを示すことができます。
暫定的な対策方法
細かなチャット単位の通知機能がまだ実装されていないため、現状ではいくつかの運用上の工夫で対処するしかありません。ここでは主に考えられる暫定策をご紹介します。
1. ミュート機能をあえて活用する
デメリットとして前述したように、ミュートをするとそのチャットの通知が完全にオフになるため、@メンション通知も含めて停止されます。ただし、たとえば頻繁に投稿があるが緊急性は低い雑談チャットなどでは、あえてミュートをすることで他の重要チャットの通知を見逃さないようにするといったメリットがあります。
- 注意点：本当に重要な連絡が来る可能性はないか、運用ルールやメンバーの認識合わせが必要。
- メリット：大量の通知を整理でき、アクティビティフィードが見やすくなる。
2. グローバル設定を「@メンションのみ」にしてから運用でカバーする
Teamsの通知設定を、「チャット通知は@メンションのみ表示する」形に絞ってしまう方法もあります。こうすると、全チャットで基本的に@メンションがついたメッセージだけが通知されるようになります。
- メリット：ほとんどの雑談的な投稿は通知されず、重要なメンションだけ拾える。
- デメリット：@メンションがついていないと通知されないため、すべてのチャットの新着内容を追いたい場合は手動で確認する手間が増える。
この運用を行う際は、特に@メンションが乱用されていないか、チームメンバー同士で「重要な連絡には必ず@メンションをつける」ルールを周知するなど、ある程度の組織内ルール作りが必要となります。
3. 重要なチャットはピン留めし、頻繁に確認する
Teamsには「チャットをピン留めする」機能があります。チャットリストの上部に固定表示できるため、自分にとって優先度の高いチャットを常に視界に入れておけます。
通知は受け取れなくとも、ピン留めによって自主的に定期確認をすることで重要なメッセージを見逃すリスクを下げることができます。特に小規模なチャットであれば、新着メッセージの有無もすぐに分かるでしょう。
| 対策 | メリット | デメリット |
|---|---|---|
| ミュート機能 | 雑談などの通知を完全オフにできる | @メンションを含む全通知が停止される |
| グローバル設定を@メンション中心 | 無駄な通知を大幅に削減できる | 重要チャットも個別通知は困難 組織ルール整備が必要 |
| チャットのピン留め | 優先度高いチャットを固定して見落としを防げる | 通知が来るわけではないので手動確認が必要 |
運用時のポイント
1. 組織全体の合意形成
通知運用を考える際には、個人レベルでの設定だけでなく、組織全体でどのようにTeamsを活用するのか、ある程度の共通認識を持つことが大切です。たとえば「緊急の連絡は@メンションを必ずつける」「ミュート中でも最悪の場合は別の連絡手段を使う」など、互いに補い合う仕組みがあると安心です。
また、プロジェクトごとにチャットの運用ルールを明示しておくことで、「なぜ返信が遅いのか」「どうやって見逃しを防ぐのか」などの不安を解消できます。
2. 定期的なTeams活用状況のレビュー
Teamsの利用が進むと、いつの間にか使わなくなったチャットやメンバーが増減したグループチャットが増えていくことも珍しくありません。不要なチャットはアーカイブしておく、あるいはメンバーから外れておくなどの整理を定期的に行うと、通知も自然に減らせます。
不要なチャットをミュートし続けるよりは、そもそもそこから退席する、または目的ごとにチャネルや会議を活用するといった選択肢も検討するとよいでしょう。
3. モバイル通知との使い分け
TeamsはPC版だけでなく、スマートフォンやタブレットのアプリでも利用できます。PC側では通知をオフにしておき、外出時や休憩中はモバイルアプリで通知をオンにする、といった柔軟な運用もあり得ます。
ただし、モバイル通知も同じようにチャット単位の細かな制御は現状できないため、「外出先では緊急連絡を確実にキャッチしたい」程度にとどめ、他の通知は不要という方針でグローバル通知設定を工夫するなど、環境に応じた最適化が必要です。
今後の展望：Teamsのさらなるアップデートに期待
MicrosoftがTeamsに対して定期的に新機能を追加・改善していることは周知のとおりです。現在はミュート機能がチャット単位で選べるのみですが、コミュニティの声が高まることで、より細かな通知設定の実装が期待されます。
特に、ChatGPTなどの生成AI技術がMicrosoft 365に統合され始めている昨今、ユーザーインターフェースの改善や通知制御の高度化にも大きな関心が寄せられています。AIが必要な情報だけを判断して通知してくれるような時代が来れば、今回の課題はよりスマートに解決されるかもしれません。
まとめ：現状と対策の総評
現時点では、Teamsのチャット通知をチャット単位で細かく設定する機能は正式には存在しません。ミュート機能を使うと通知を完全にオフにできますが、@メンションも含め停止されるため、細かい制御はできないのが実情です。
しかし、グローバル設定で@メンションだけを通知にする運用や、チャットをピン留めして手動で確認するアプローチなど、工夫によってある程度は「必要な通知を逃さず、不要な通知を削減する」ことは可能です。
また、Microsoft公式のフィードバックポータルにすでに多くの要望が寄せられており、今後のアップデートによる機能追加が見込まれます。ユーザーとしてはコミュニティへの要望投票などのアクションを通じて、より使いやすいTeamsに近づけることができるでしょう。
本記事を参考に、ぜひ自社・自組織の運用に合った方法を検討してみてください。
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