この記事では、Excel VBAを用いて、書類を部署別やプロジェクト別に整理する処理について詳しく解説します。初心者から上級者まで、手順とコードの詳細、さらには応用例を通じて、効率的な書類整理を学ぶことができます。
Excel VBAの基本
Excel VBA（Visual Basic for Applications）は、Microsoft Excelに組み込まれたプログラミング言語です。これを用いると、単純作業の自動化だけでなく、高度なデータ分析やレポート作成も可能になります。
そもそも、どこにVBAコードを書いて、どう実行すれば良いのか分からない場合は、以下の記事をご参照ください。
Excel VBAを使用した書類の整理
Excel VBAを用いると、大量のデータも素早く整理することが可能です。以下は、部署別やプロジェクト別に書類を整理する基本的なVBAコードとその解説です。
Sub SortByDepartmentOrProject()
Dim LastRow As Long
Dim ws As Worksheet
Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1")
LastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
With ws.Sort
.SortFields.Clear
.SortFields.Add Key:=Range("A2:A" & LastRow), SortOn:=xlSortOnValues, Order:=xlAscending, DataOption:=xlSortNormal
.SetRange Range("A1:B" & LastRow)
.Apply
End With
End Sub
コードの詳細解説
1. `Dim LastRow As Long`: 最終行を示す変数を宣言します。
2. `Dim ws As Worksheet`: ワークシートを操作するための変数を宣言します。
3. `Set ws = ThisWorkbook.Sheets(“Sheet1”)`: `ws`を現在のワークブックの”Sheet1″として設定します。
4. `LastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, “A”).End(xlUp).Row`: シートの最終行を取得します。
5. `With ws.Sort`ブロック内で、データの範囲を指定し、A列を基準に昇順でソートします。
応用例
応用例1: ヘッダー行の考慮
データの1行目にヘッダーが存在する場合、以下のコードでヘッダーを考慮してソートを行うことができます。
With ws.Sort
.Header = xlYes
.MatchCase = False
.Orientation = xlTopToBottom
.SortMethod = xlPinYin
.Apply
End With
応用例2: 複数のキーでソート
部署とプロジェクトの2つのキーでソートする場合、以下のようにコードを記述できます。
With ws.Sort
.SortFields.Add Key:=Range("A2:A" & LastRow), SortOn:=xlSortOnValues, Order:=xlAscending, DataOption:=xlSortNormal
.SortFields.Add Key:=Range("B2:B" & LastRow), SortOn:=xlSortOnValues, Order:=xlAscending, DataOption:=xlSortNormal
.SetRange Range("A1:B" & LastRow)
.Apply
End With
応用例3: カラーフィルターを用いた整理
特定の色のセルだけを抽出・整理したい場合は、以下のコードを利用します。
ws.Rows("1:1").AutoFilter Field:=1, Criteria1:=RGB(255, 0, 0), Operator:=xlFilterCellColor
このコードは、A列のセルの色が赤い場合のみを表示するフィルターを設定します。
まとめ
Excel VBAを利用することで、書類の整理作業を大幅に効率化することが可能です。上記の基本的なコードや応用例を参考に、自身の業務での書類整理をよりスムーズに行いましょう。
VBAも良いけどパワークエリも良い
VBAの解説をしてきましたが、VBAは正直煩雑でメンテナンス性が悪いです。最近はモダンExcelと呼ばれるパワークエリやパワーピボットへのシフトが進んできています。本サイトでもパワークエリの特集をしており、サンプルデータを含む全11回の学習コンテンツでパワークエリを習得することができます。
クリックするとパワークエリの全11講座が表示されます。
-
【初心者向け】パワークエリ入門：ETLツールを使ってエクセルデータを簡単に整形・統合しよう！(1/11)
-
【実践ガイド】パワークエリでデータ収集：Excel、CSV、PDF、Webデータを簡単に取り込む方法をマスターしよう！(2/11)
-
【総力特集】パワークエリで列操作をマスター：選択、変更、移動、削除、結合、分割の詳細解説＆実践テクニック！(3/11)
-
【徹底解説】パワークエリで行操作をマスター！フィルター・保持・削除テクニックと練習用エクセルで実践学習(4/11)
-
パワークエリでデータクレンジング: 文字列結合、0埋め、テキスト関数をマスター(5/11)
-
パワークエリで四捨五入、切り捨て、切り上げをマスターする方法（6/11）
-
パワークエリで効率的なデータグループ化を実現する方法(7/11)
-
パワークエリで時間と日付の計算をマスター！便利な関数を使って効率アップ(8/11)
-
パワークエリで条件別集計をマスターする方法(9/11)
-
Excelパワークエリでクロス集計表とデータベース形式を瞬時に変換する方法(10/11)
-
Excelパワークエリ入門: 効率的なデータ整理をマスターしよう！(11/11)
パワーピボットの記事はありません。興味がある場合は、書籍で学んでみてください
コメント