Excel VBAで社員の出張経費報告書を作成する方法

この記事では、Excel VBAを使用して社員の出張経費報告書を自動作成する方法を詳しく解説します。VBAを用いることで、経費の計算や項目の整理を効率化し、時間の節約が期待できます。具体的なコードの例とその詳細な解説、さらには応用例を3つ提供しますので、VBA初心者から中級者までの方に役立つ内容となっています。

VBAでの経費報告書作成の基礎

Excel VBAを使用することで、手動での作業を大幅に減少させ、誤りのない報告書を作成することが可能です。まずは基本的なコードの構築から始めてみましょう。

Sub CreateExpenseReport()
    Dim ws As Worksheet
    Dim LastRow As Long

    '新しいワークシートの作成
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets.Add
    ws.Name = "出張経費報告書"

    'ヘッダーの設定
    ws.Cells(1, 1).Value = "日付"
    ws.Cells(1, 2).Value = "内容"
    ws.Cells(1, 3).Value = "経費"
    
    'データ入力のプロンプト
    LastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row + 1
    ws.Cells(LastRow, 1).Value = InputBox("日付を入力してください")
    ws.Cells(LastRow, 2).Value = InputBox("内容を入力してください")
    ws.Cells(LastRow, 3).Value = InputBox("経費を入力してください")
    
    '合計の計算
    ws.Cells(LastRow + 1, 2).Value = "合計"
    ws.Cells(LastRow + 1, 3).Formula = "=SUM(C2:C" & LastRow & ")"
End Sub

コードの詳細解説

このコードでは、新しいワークシートを作成し、基本的な経費報告の項目を設定しています。次に、InputBoxを使用してデータを入力させ、最後に経費の合計を自動計算します。

1. **ws As Worksheet**: 出張経費報告書を作成する新しいワークシートを定義しています。
2. **LastRow**: データを入力する最後の行を識別するための変数です。
3. **ThisWorkbook.Sheets.Add**: 新しいワークシートを追加します。
4. **ws.Name**: ワークシートの名前を”出張経費報告書”として設定しています。
5. **InputBox**: ユーザーに日付、内容、経費を入力させるためのプロンプトです。

応用例

1. 複数の経費データを一度に入力

Sub InputMultipleExpenses()
    Dim ws As Worksheet
    Dim ExpenseCount As Integer, i As Integer
    Dim LastRow As Long
    
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("出張経費報告書")
    ExpenseCount = InputBox("何回の経費データを入力しますか？")

    For i = 1 To ExpenseCount
        LastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row + 1
        ws.Cells(LastRow, 1).Value = InputBox("日付を入力してください (" & i & "/" & ExpenseCount & ")")
        ws.Cells(LastRow, 2).Value = InputBox("内容を入力してください (" & i & "/" & ExpenseCount & ")")
        ws.Cells(LastRow, 3).Value = InputBox("経費を入力してください (" & i & "/" & ExpenseCount & ")")
    Next i
End Sub

2. 特定の月の経費を集計する

Sub SumExpensesForMonth()
    Dim ws As Worksheet
    Dim TargetMonth As Integer
    Dim StartRow As Long, EndRow As Long, i As Long
    Dim TotalExpense As Double

    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("出張経費報告書")
    TargetMonth = InputBox("集計する月を入力してください (例: 5)")

    For i = 2 To ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
        If Month(ws.Cells(i, 1).Value) = TargetMonth Then
            If StartRow = 0 Then StartRow = i
            EndRow = i
        End If
    Next i
    
    TotalExpense = Application.WorksheetFunction.Sum(ws.Range("C" & StartRow & ":C" & EndRow))
    MsgBox TargetMonth & "月の経費合計は" & TotalExpense & "円です。"
End Sub

3. グラフを使用して経費の推移を表示

Sub PlotExpenseTrend()
    Dim ws As Worksheet
    Dim LastRow As Long
    Dim chrt As Chart

    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("出張経費報告書")
    LastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row

    Set chrt = ws.Shapes.AddChart2(240, xlXYScatterLines).Chart
    chrt.SetSourceData ws.Range("A2

:A" & LastRow & ",C2:C" & LastRow)
    chrt.HasTitle = True
    chrt.ChartTitle.Text = "経費の推移"
End Sub

まとめ

Excel VBAを活用することで、経費報告書の作成作業を効率化することができます。今回紹介した基本のコードから応用例までを試してみることで、VBAの有効性を実感することができるでしょう。自分のニーズに合わせてカスタマイズして、日々の業務をよりスムーズに進めていきましょう。