Word などのデスクトップアプリで提供され始めた Microsoft Copilot の「ファイル参照」機能。既存文書を自動要約したり、表現を強化したりするのに便利だと注目されています。しかし実際に個人向けのサブスクリプションで契約してみると、ボタンが見当たらない？そんな不安を感じたことはありませんか？本記事では、その真相と代替策、さらに今後の展望を探ります。
Microsoft Copilotの概要
Microsoft Copilot は、Microsoft 365 に含まれるクラウド型の支援機能として登場した新しいAIアシスタントです。WordやExcel、PowerPointといったオフィスアプリケーションを使うとき、作業を加速させてくれると期待が高まっています。特に自然言語での操作が可能なので、「このレポートを要約して」「同じ内容を別の視点から書き直して」など、人間同士が会話する感覚で指示を出せる点が魅力です。
生まれた背景
従来のOffice製品でもスマートな補助機能は提供されていましたが、より高度な生成AI技術を導入することでユーザーの作業効率を大幅に向上させる狙いがあります。Microsoft 365 の全体構想としては、クラウドとAIを融合し「どこでも誰でも生産性をアップさせる」環境を提供するというものです。Copilotは、その構想の核となる存在として注目され、WordやPowerPoint内で文章やプレゼンテーションを自動生成できることが大きな話題となっています。
Copilotがサポートする主な機能
Copilot の機能は多岐にわたります。Wordでは文章作成・校正、Excelではデータ分析やグラフの自動生成、PowerPointではレイアウトやデザインの提案など。いずれも「AIがコンテンツを作り、ユーザーはその提案を微調整する」という新しいスタイルを体感できます。これまで手動で行っていた作業が大幅に省力化されるとあって、多くのビジネスユーザーが導入を検討しているのが現状です。
「ファイル参照」機能とは
Microsoft Copilot の「ファイル参照」機能は、OneDrive や SharePoint 上の既存ドキュメントを「直接読み込み」、そこに書かれている情報を使って文章を生成・要約・再構成するものです。例えば、膨大なレポートや既存のマニュアルがあれば、その内容をもとに新しい資料を短時間で作成できると期待されています。
作業フローの変化
ファイル参照の機能を使うことで、いちいち文章をコピペする手間がなくなるだけでなく、複数の文書を横断的に参照してまとめるといった高度な処理も視野に入ります。たとえば過去の会議資料やプロジェクト計画書を一括で読み込み、新たな報告書に必要な情報を抜粋・まとめてくれるといった用途が考えられます。
メリットと期待感
この機能によって、従来なら「検索して、必要部分をコピペして、整形する」というステップが格段に省略されます。AIが直接ファイルの内容を認識し、自動で要約してくれるため、人が修正や加筆を行うだけで最終成果物が完成しやすい点が大きな強みです。
個人向けと法人向けの違い
Microsoft 365 には大きく分けて、個人向けのサブスクリプション（Microsoft 365 Personal や Family）と、法人向けのサブスクリプション（E3 や E5 など）があります。個人向けには手頃な価格でOfficeが利用できるメリットがある一方、法人向けはセキュリティや管理機能が充実しており、企業規模での展開を念頭に置いたサービスが含まれています。
Copilot Proを契約しても「ファイル参照」が使えない？
多くのユーザーが困惑しているのはここです。個人向けプランに Copilot Pro というオプションを追加しても、Wordなどのデスクトップアプリ上では「Reference a file（ファイル参照）」ボタンが見つからない、という報告が相次いでいます。これは、法人向けの E3/E5 などで提供されるビジネス機能として位置づけられている可能性が高いと言われています。
公式ドキュメントの言及
Microsoft のサポートページでも、ファイル参照に関してはビジネス利用を想定した機能であることが記載されています。個人向けでは正式なサポート範囲外と明言こそされてはいませんが、現時点ではエンタープライズ版が優先的に導入されているのは間違いないようです。
一部個人ユーザーでの成功事例
興味深いことに、一部の個人向けユーザーでも、PowerPointでWord文書を参照できたり、リンクをコピーしてCopilotに貼り付けることで、あたかも「ファイル参照」が行われているような挙動を実現したという話がちらほら聞かれます。しかし、これが公式にサポートされた動作というわけではなく、あくまでもテスト段階で偶然有効だったケースかもしれません。
手動でリンクを渡す方法
「Reference a file」ボタンがない状況でも、OneDrive上に保存した文書やSharePointのファイル共有リンクを取得し、それをCopilotに渡すことで部分的に内容を参照させるという方法があります。具体的には、以下のような手順です。
ステップ例
1. 参照させたいファイルをOneDriveまたはSharePointにアップロード
2. 「共有リンク」を取得
3. Copilotに「下記のURLのドキュメントをもとに要約して」などと指示を出す
4. ファイルの内容が読み込まれることを期待する
ただし、この方法は安定して機能しないことがあります。Copilotがリンク先のドキュメントを正しく読み込めない場合、エラーメッセージが返ってくることもあります。
プロンプトの工夫
手動でリンクを渡す場合にも、単にURLを貼るだけでなく、「このリンクを参照して要約してください」や「以下のリンク先にある内容を盛り込んだ新しい文書を作成してください」など、明示的に参照を促すプロンプトを入れると成功率が上がるという声もあります。具体例をコードブロックで示します。
Copilotさん、次のリンク先の文書を参照して、
新しい提案書の概要を作成してください。
URL: https://onedrive.live.com/xxxxxxx
文書のトピックは「新サービス導入プロジェクト」です。
期限は来月末なので、スケジュール感を短めにしてください。こうしたプロンプトの書き方を工夫することで、運良くファイル内容に基づく提案文書をAIが生成してくれることがあります。しかしながら、すべての環境で再現性が高いわけではない点には注意が必要です。
ローリングロールアウトの現状
Copilotを含む新機能は、Microsoftが段階的にリリースを行うことが多く、これをローリングロールアウトと呼びます。企業向け機能が安定した時点で、個人向けにも順次展開される可能性は否定できません。ただし、現時点では「ファイル参照」ボタンが個人向けプランでいつ解放されるか、公式のロードマップに明確な記載は見られないようです。
法人向け優先の背景
一般的にMicrosoftは、大口顧客であるエンタープライズ向けに重要機能を先行して提供する傾向があります。法人向けのE3/E5ユーザーは、より高度なセキュリティや管理機能を必要としており、それらと連動する形でAI機能を先に実装するのは自然な流れとも言えます。個人ユーザーから見ると歯がゆい状況ですが、企業利用のニーズに合わせた対応が優先されているのが現状です。
私も個人契約の Microsoft 365 Personal に Copilot Pro をつけて試してみましたが、Wordのデスクトップアプリではやはり「Reference a file」ボタンは見当たらずガッカリしました。ただ、OneDriveの共有リンクを貼って、「これを参照して」と頼んだら、なんとか認識してくれたこともありました。毎回うまくいくわけではないですが、工夫次第では部分的に利用できるかもしれませんね。
プランごとの対応状況を確認
ここでは、代表的なMicrosoft 365プランでの「ファイル参照」機能対応状況を表で整理してみましょう。実際には時期によって対応状況が変化する可能性があるため、参考程度としてご覧ください。
| プラン | 想定対象 | ファイル参照機能の現状 | 備考 |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 Personal | 個人ユーザー | 公式には未対応 | 共有リンクをプロンプトで渡せば部分的に可能との報告あり |
| Microsoft 365 Family | 家族利用・同居人向け | 公式には未対応 | Proオプションをつけても「Reference a file」ボタンは表示されないケースが多い |
| Microsoft 365 E3 / E5 | 法人向け大規模プラン | 対応 | 「Reference a file」ボタンが利用でき、SharePointとの連携もスムーズ |
| Microsoft 365 Business Standard | 中小規模法人向け | 段階的に導入 | 法人利用主体だが、現時点ではE3/E5ほど優先度は高くないかもしれない |
代替案と回避策
ファイル参照機能が正規の手段で使えない場合でも、前述のように共有リンクを活用して参照させる方法があります。ほかにも、文章をコピーしてチャット画面に貼り付けることで擬似的にAIに読ませるという手段も試されますが、文量が多いと貼り付け自体が面倒ですし、Copilotの入力上限を超えてしまう恐れもあります。
オンライン版アプリの活用
Word や Excel をブラウザで開いて Copilot を利用すると、デスクトップアプリとは違うインターフェイスが表示されることがあります。オンライン版のほうが新機能が早めにテスト導入されている可能性もあるため、一度試してみるのも手です。特に法人向けテナントでないと難しい点もありますが、個人アカウントでサインインして新機能が現れるかどうかを確認してみる価値はあるかもしれません。
今後のアップデートに期待
Copilot の機能セットは今後拡張されることが予想されます。個人ユーザーからの要望が多ければ、いずれは「ファイル参照」ボタンが個人プランにも解放される可能性があります。Microsoft 365 のアップデートは年に何度も行われるため、公式ブログやアップデート情報をチェックしながらタイミングを待つのも一つの手でしょう。
個人向けにも機能が広がれば、趣味の研究やブログ執筆にもCopilotが大いに役立つはずです。たとえば自分の過去記事を参照して新しい記事を執筆したり、自作小説をまとめたりすることも簡単になるかもしれません。ワクワクしながら待ちたいですね。
現時点での結論
個人向け（Personal や Family）＋ Copilot Pro の組み合わせでは、多くのユーザーが「Reference a file」ボタンを利用できず、正式にはサポートされていないと考えられます。一部で非公式な方法による動作報告があるものの、再現性が不安定なことも事実です。
法人プランへの移行という選択肢
どうしても「ファイル参照」機能が必要で、かつ安定した動作を望むなら、企業向けのプランを検討するのも手段の一つです。しかしながら、法人契約には当然ながら高い月額費用やライセンス管理のハードルがあります。個人利用ではオーバースペックになるケースも多いでしょう。
代替アプローチを活用するメリット
必ずしも「Reference a file」ボタンにこだわらなくても、プロンプト工夫や共有リンク挿入である程度の参照が可能になっている場合があります。デスクトップアプリではなくオンライン版をチェックする手段も含め、少しでも作業効率を上げられるテクニックを活用すれば、Copilotの恩恵を部分的にでも受けることができるでしょう。
今後の展望
Microsoft 365 のサービスは常にアップデートを繰り返しており、Copilot関連機能も日進月歩で改善されています。エンタープライズ向けの環境でテストされた機能が、数か月後には個人向けにも解放されるといった事例はこれまでにも数多くありました。
クラウドAIサービスの主戦場へ
生成AI分野においては、Google Workspace も類似の支援ツールを強化しており、Microsoft としては個人ユーザーにも早期に魅力的な機能を提供したいはずです。そのため、「法人向けだけ」という状況がずっと続くというよりは、ある程度落ち着いた時点で個人向けにも解放されるシナリオを考えている可能性があります。
競合サービスとの比較
Copilot に類似するAIアシスタントは、他社サービスでも続々と登場しています。たとえば、Notion AI や Google Bard、ChatGPTなど、文章生成を行うAIは複数存在します。各社がこぞってユーザーに使いやすい機能を追加し続けている状態であるため、Microsoftも競争力を維持するためにアップデート頻度を高めていくでしょう。
まとめ
個人向けに Copilot Pro を契約していても、現状では「ファイル参照」機能が利用できない、あるいは非公式な手段でしか利用できない場合が大半です。正式な導入は法人向けプランで優先されており、公式ドキュメントもエンタープライズを主対象としています。ただし、ローリングロールアウトが進む中で、将来的には個人ユーザーにも展開される可能性があります。今すぐに安定利用を希望するなら法人向けプランへの切り替えが無難ですが、費用面や導入ハードルは高めです。共有リンクを活用するなど、手作業の工夫次第である程度の代替は可能なので、上手に付き合っていくことが大切と言えるでしょう。
私自身、個人レベルでの作業効率を上げるために Copilot Pro を導入してみたのですが、やはり「ファイル参照」を使えないのは少々残念でした。とはいえ、OneDriveのリンクを貼りつけて読み込んでくれるケースもあったので、現状でも工夫次第でそれなりに役立ちます。Copilotの進化スピードは速いですし、これからのアップデートに期待したいですね。
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