Microsoft 365の「Microsoft 365 app: Microsoft Loop – Departed user content workflows for user-owned Loop workspaces」は、退職・離任したユーザーのLoopコンテンツを、削除前に別の担当者へ引き継ぐための機能です。
結論からいうと、Microsoft Loop、Copilot Pages、Copilot Notebooksを利用している組織は、退職者対応フローの見直しが必要です。この機能が提供されても、上司へのアクセス付与や通知が自動化されるわけではありません。管理者が引き継ぎ先を指定し、必要なコンテンツをコピーまたは移管しなければ、保持期間の終了後にデータが失われる可能性があります。(Microsoft Learn)
2026年7月7日時点では、Microsoft 365ロードマップのRoadmap ID 421612は「Launched」とされ、ロールアウト開始時期は2026年4月と案内されています。また、具体的な管理手順を説明するMicrosoft Learnは2026年7月6日付で更新されています。(Microsoft)
Microsoft Loopの「Departed user content workflows」とは
Departed user content workflowsは、退職者が所有していたMicrosoft Loop関連コンテンツに管理者がアクセス権を設定し、必要なデータを削除前に保存できるようにするワークフローです。
対象になるのは、単独のLoopページだけではありません。ユーザーごとに作成される1つのSharePoint Embeddedコンテナーに、次のコンテンツがまとめて保存されています。
- Loopの「My workspace（マイ ワークスペース）」
- Copilot Pages
- Copilot Notebooks
これらは画面上では別々の機能に見えますが、ストレージ上は同じユーザー所有コンテナーを共有します。(Microsoft Learn)
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| Roadmap ID | 421612 |
| ステータス | Launched |
| ロールアウト開始 | 2026年4月 |
| 主な対象 | ユーザー所有のLoop関連コンテナー |
| 含まれるコンテンツ | Loop My workspace、Copilot Pages、Copilot Notebooks |
| 管理場所 | SharePoint管理センター、SharePoint Online PowerShell |
| 最重要ポイント | アクセス付与と通知は自動ではない |
ロードマップの説明だけを見ると、退職時の通知や一時アクセスが自動的に行われるようにも読めます。しかし、実際の運用では、管理者が引き継ぎ担当者を所有者として追加し、コンテナーのリンクを通知する必要があります。(Microsoft Learn)
今回の機能で何ができるようになるのか
退職者のユーザー所有コンテナーには、主に次の2つの方法で対応できます。
必要なコンテンツだけを別の場所へ保存する
管理者が上司や後任者などを「保管担当者」としてコンテナーの所有者に追加し、必要なLoopページやCopilot Pagesを別のLoopワークスペースへコピーする方法です。
この方法では、元の退職者が引き続き主所有者として扱われます。追加された担当者はコンテンツを閲覧できますが、コンテナーの削除予定は止まりません。
つまり、アクセス権を付与しただけでは保存したことにならない点に注意が必要です。保持期間内に必要なページを別の場所へコピーしなければ、元のコンテナーとともに削除されます。(Microsoft Learn)
コンテナー全体を後任者へ恒久的に移管する
もう1つは、SharePoint Online PowerShellを使い、コンテナーの主所有者を別のユーザーへ変更する方法です。
主所有者を変更すると、コンテナーのライフサイクルは新しい所有者のアカウントに紐づけ直されます。元の退職者を基準とした削除予定から外れるため、コンテナー全体を継続利用したい場合に適しています。
ただし、この操作はユーザー所有コンテナーだけで利用できます。共有ワークスペースなど、ユーザー所有ではないコンテナーには実行できません。(Microsoft Learn)
OneDriveと同じ保持・削除ライフサイクルで管理する
ユーザー所有のLoopコンテナーは、ユーザーアカウントが削除されると、OneDriveと同じ保持期間に従って削除処理が進みます。
大きな違いは、OneDriveでは上司へのアクセス付与とメール通知が標準で行われるのに対し、Loopのユーザー所有コンテナーでは管理者による手動対応が必要なことです。
| 比較項目 | OneDrive | Loopのユーザー所有コンテナー |
|---|---|---|
| 上司への自動アクセス付与 | 標準で行われる | 行われない |
| 上司への自動通知 | 行われる | 行われない |
| 保持期間 | 管理者が設定 | OneDriveと同じ設定を使用 |
| 必要なデータの保存 | 移動またはコピー | 主にコピー |
| 所有者の恒久移管 | 非対応 | PowerShellで対応 |
| 削除後の管理者復元 | ごみ箱期間内は可能 | ごみ箱期間内は可能 |
保持期間が同じでも、引き継ぎの開始方法が異なります。OneDriveの退職者処理だけを実施しても、Loopコンテンツの引き継ぎは完了しません。(Microsoft Learn)
対象になるコンテンツと対象外のワークスペース
Microsoft Loopのコンテンツは、作成した場所によって保存先とライフサイクルが異なります。すべてのLoopコンテンツがRoadmap ID 421612のワークフローに該当するわけではありません。
| 種類 | 保存・所有形態 | 退職時の扱い |
|---|---|---|
| Loop My workspace | ユーザー所有のSharePoint Embeddedコンテナー | 今回のワークフローの対象 |
| Copilot Pages | My workspaceと同じユーザー所有コンテナー | 今回のワークフローの対象 |
| Copilot Notebooks | My workspaceと同じユーザー所有コンテナー | 今回のワークフローの対象 |
| Loopアプリで作成した共有ワークスペース | テナント所有 | 所有者全員が退職しても自動削除されず、管理者が新しい所有者を追加できる |
| TeamsチャネルのLoopワークスペース | Microsoft 365グループ所有 | Microsoft 365グループのライフサイクルに従う |
| TeamsチャットのLoopコンポーネント | 作成者のOneDriveなど | OneDrive側のライフサイクルで管理 |
| OutlookのLoopコンポーネント | 作成者のOneDrive | OneDrive側のライフサイクルで管理 |
| OneNoteやWhiteboardのLoopコンポーネント | OneDrive | OneDrive側のライフサイクルで管理 |
テナント所有の共有Loopワークスペースは、所有者全員が退職すると「所有者不在」になりますが、ワークスペース自体はテナント内に残ります。一方、ユーザー所有コンテナーは主所有者のアカウント削除に連動して削除予定になります。(Microsoft Learn)
対応が必要かを判断するチェックポイント
次のいずれかに該当する組織は、退職者対応手順への追加が必要です。
| 現在の利用状況 | 対応判断 |
|---|---|
| LoopのMy workspaceを利用している | 対応が必要 |
| Copilot Pagesを利用している | 対応が必要 |
| Copilot Notebooksを利用している | 対応が必要 |
| Loopアプリは無効だが、Copilot Pagesを利用できる | 対応が必要 |
| Copilot Pagesは無効だが、Loop My workspaceを利用できる | 対応が必要 |
| 両方の新規作成を無効にしている | 既存コンテナーが残っていないか確認 |
| 共有Loopワークスペースだけを利用している | 別途、所有者不在ワークスペースの管理手順を確認 |
特に注意したいのが、Loopアプリを無効にしているから対象コンテナーは存在しない、とは限らない点です。
ユーザー所有コンテナーは、次のどちらかのポリシーで作成が許可されていれば生成される可能性があります。
- Create Loop workspaces in Loop
- Create and view Copilot Pages and Copilot Notebooks
ユーザー所有コンテナーの新規作成を確実に防ぐには、同じユーザーに対して両方のポリシーを無効にする必要があります。(Microsoft Learn)
提供条件と必要な管理権限
対象クラウド
Microsoftの要件ページでは、Loopワークスペースは商用クラウドで利用できます。一方、GCC、GCC High、DoDを含む米国政府クラウド、主権クラウド、ネットワーク分離型クラウドでは、Loopワークスペースは利用できないとされています。(Microsoft Learn)
管理者に必要な権限
SharePoint管理センターでコンテナーを検索し、所有者を追加するには、次の条件が必要です。
- SharePoint Embedded Administratorロール
- SharePoint管理センターへのアクセス権
グローバル管理者権限を常用する必要はありません。退職者対応を担当する管理者には、必要最小限のSharePoint Embedded Administratorロールを割り当てる運用が適しています。(Microsoft Learn)
ユーザー側の利用条件
Loopの利用には、基本的にOneDriveまたはSharePointのライセンスが必要です。Copilot PagesやCopilot Notebooksは、それぞれ必要なライセンスやストレージ要件が異なります。
特にCopilot Notebooksは、Loopとは別の管理ポリシーを持ちながら、保存先として同じユーザー所有コンテナーを利用します。ライセンス棚卸しだけでなく、実際にコンテナーが存在するかを管理画面で確認することが重要です。(Microsoft Learn)
退職者のLoopコンテンツを引き継ぐ手順
アカウント削除前に引き継ぎ担当者を決める
退職者のアカウントを削除する前に、次の担当者を決めます。
- コンテンツを確認する担当者
- 保存要否を判断する業務責任者
- コピー先ワークスペースの所有者
- コンプライアンス上の判断を行う担当者
上司を機械的に指定するのではなく、プロジェクト責任者や情報管理責任者を選ぶことも検討してください。
ユーザー所有コンテナーには、My workspaceだけでなくCopilot PagesやCopilot Notebooksも含まれます。業務上必要な情報と、個人的な下書きが混在している可能性があるため、閲覧権限を付与する対象は必要最小限に絞るべきです。
OneDriveの保持期間を確認する
ユーザー所有コンテナーには、削除済みユーザーのOneDriveと同じ保持期間が適用されます。
OneDriveの保持期間は既定で30日で、SharePoint管理センターでは30日から3,650日の範囲で設定できます。設定は、ユーザーアカウントを削除した時点から数えられます。(Microsoft Learn)
確認する際は、保持日数だけでなく、社内の作業期限も決めてください。たとえば保持期間が30日なら、担当者への期限を20日後に設定し、残りを確認・再対応の期間として確保します。
SharePoint管理センターでコンテナーを特定する
管理者は次の手順で、退職者のユーザー所有コンテナーを探します。
- SharePoint管理センターを開きます。
- ［Containers］から［Active containers］を開きます。
- Application nameを「Loop」で絞り込みます。
- Ownership typeを「User」で絞り込みます。
- Principal ownerに退職者のユーザーを指定します。
- 該当するコンテナーを開きます。
Copilot Pages、Copilot Notebooks、Loop My workspaceのコンテナーは、すべてApplication nameが「Loop」と表示されます。Copilot Pages専用、Copilot Notebooks専用のフィルターはありません。
また、コンテナー名は「Pages」または「My workspace」になっている可能性があります。ユーザーが最初にMicrosoft 365 Copilotアプリを利用したか、Loopアプリを利用したかによって名前が異なるため、名前だけで検索しないようにしてください。(Microsoft Learn)
「必要なデータだけ保存」か「コンテナー全体を移管」かを決める
| 判断基準 | 必要なデータだけ保存 | コンテナー全体を移管 |
|---|---|---|
| 保存する範囲 | 必要なページだけ | コンテナー内の全コンテンツ |
| 主所有者 | 退職者のまま | 後任者へ変更 |
| 元の削除予定 | 継続する | 新しい所有者のライフサイクルへ変更 |
| 操作方法 | SharePoint管理センターとLoop画面 | PowerShell |
| 適したケース | 一部の業務資料だけ残したい | 後任者がコンテナー全体を継続管理する |
| 注意点 | コピー漏れの可能性がある | 個人的な下書きを含めて移管される可能性がある |
通常は、必要な業務コンテンツだけを共有ワークスペースへコピーする方法が管理しやすいでしょう。コンテナー全体の移管は、後任者がプロジェクト全体を引き継ぐ場合などに限定すると、過剰な権限付与を避けられます。
保管担当者を所有者として追加する
必要なデータだけを保存する場合は、次の手順で担当者を追加します。
- コンテナーの詳細画面で［Membership］タブを開きます。
- ［Add owner］を選択します。
- 上司、後任者、情報管理担当者などを検索します。
- 所有者として追加します。
- ［General］タブにあるContainer Redirect URLをコピーします。
- 保存期限とともに担当者へURLを通知します。
所有者として追加された担当者は、コンテナー内の全コンテンツにアクセスできます。ただし、主所有者は変更されないため、元の削除予定はそのままです。(Microsoft Learn)
通知には、少なくとも次の情報を含めます。
- 退職者の氏名
- 保存対象となるサービス
- コンテナーへのアクセスURL
- コピー先
- 作業期限
- 保存不要と判断した場合の報告方法
- 問い合わせ先
LoopページとCopilot Pagesをコピーする
追加された担当者がContainer Redirect URLを開くと、LoopのナビゲーションにAssigned領域が表示され、割り当てられたコンテナーを確認できます。
LoopページやCopilot Pagesは、対象ページを選択し、［Copy to workspace］に相当する操作で別のLoopワークスペースへコピーします。
コピー先には、個人のMy workspaceではなく、複数の所有者を設定した共有ワークスペースを選ぶと、次回の退職時に同じ問題が起きにくくなります。(Microsoft Learn)
Copilot Notebookは内容ごとに保存する
Copilot Notebookには、一括で別の所有者へ移行する機能がありません。内容の種類ごとに手作業で保存する必要があります。
| コンテンツ | 保存方法 |
|---|---|
| Copilot Pages | 各ページでPreserveを実行する |
| Key InsightsやSummary | テキストをコピーして別の場所へ貼り付ける |
| カスタム指示 | 内容をコピーし、新しいNotebookで再作成する |
| References | 元ファイルのURLを新しいNotebookへ登録し直す |
| チャット会話 | コンテナーに保存されておらず、コピーできない |
参照ファイル自体は元のOneDriveやSharePointに保存されているため、コンテナーの削除によって直接消えるわけではありません。ただし、Notebook内で整理されていた参照リンクの一覧は失われます。(Microsoft Learn)
引き継ぎ完了を記録する
コピー作業後は、少なくとも次の内容を記録します。
- 確認したコンテナー
- 保存したページやNotebook
- 保存先のURL
- 保存不要と判断したコンテンツ
- 作業者
- 確認者
- 完了日
- 一時的に付与した権限の解除日
担当者から「確認しました」という連絡を受けるだけでは、コピー漏れを検知できません。保存先URLまで記録することで、後から監査できる状態にします。
PowerShellで主所有者を移管する方法
ユーザー所有コンテナーの主所有者を恒久的に変更する場合は、Set-SPOContainerコマンドレットを使用します。
Set-SPOContainer `
-Identity "https://contoso.sharepoint.com/contentstorage/CSP_xxxxxxxx/" `
-CurrentPrincipalOwner "[email protected]" `
-NewPrincipalOwner "[email protected]"実行にはSharePoint Embedded Administratorロールが必要です。主所有者の移管はユーザー所有コンテナーだけで利用でき、アーカイブ済みコンテナーには実行できません。
また、所有者移管の処理中に同じコマンドを繰り返し実行すると、不完全な変更につながる可能性があります。現在の移管処理が完了してから、次の操作を行ってください。(Microsoft Learn)
主所有者の移管は、単一ページの引き継ぎではありません。My workspace、Copilot Pages、Copilot Notebooksを含むコンテナー全体が対象になるため、実行前に業務責任者やコンプライアンス担当者の承認を得る運用が適切です。
導入・運用前に確認すべき注意点
自動通知されると思い込まない
最も失敗しやすいのは、OneDriveと同じように上司へ自動通知されると思い込むことです。
Loopのユーザー所有コンテナーでは、アクセス付与も通知も管理者が実施します。管理者が何もしなければ、上司や後任者がコンテンツの存在を知らないまま保持期間が終了する可能性があります。(Microsoft Learn)
所有者を追加しても削除予定は止まらない
Membershipから所有者を追加する操作は、一時的な確認・保存のためのアクセス付与です。主所有者の変更ではありません。
長期的にコンテナーを利用し続ける場合は、必要なページを別のワークスペースへコピーするか、PowerShellで主所有者を移管します。
「Pages」と「My workspace」の両方を検索する
コンテナー名は、ユーザーが最初に利用したアプリによって異なります。コンテナー名だけを条件にすると、対象を見落とす可能性があります。
Application nameの「Loop」、Ownership typeの「User」、Principal ownerの3項目を組み合わせて確認してください。
Copilot Notebookは一括移管できない
Copilot Notebookは、新しいNotebookを作成して内容を再構成する作業が必要です。ページ数や参照数が多いユーザーでは、想定以上に時間がかかります。
アカウント削除後に作業を始めるのではなく、退職日が決まった段階で内容を整理してもらう方法も有効です。
コンプライアンス上の保持と退職者対応を分けて考える
退職者対応の保持期間と、Microsoft Purviewの保持ポリシー、保持ラベル、eDiscovery、訴訟ホールドは目的が異なります。
LoopのSharePoint Embeddedコンテンツは、PurviewによるeDiscoveryや法的保留にも対応しています。法務・監査上保存すべきデータがある場合は、担当者による手動コピーだけに依存せず、コンプライアンス部門と保存方法を確認してください。(Microsoft Learn)
よくある質問
管理者が何もしなければ、退職者のLoopコンテンツはどうなる？
ユーザーアカウントの削除後、OneDriveと共通の保持期間に入ります。その後、ごみ箱の期間を経て完全に削除されます。
Loopのユーザー所有コンテナーでは、上司への自動アクセス付与や自動通知がないため、管理者が対応しない場合は必要なデータも削除される可能性があります。(Microsoft Learn)
共有Loopワークスペースも所有者の退職時に削除される？
Loopアプリで作成したテナント所有の共有ワークスペースは、所有者全員が退職しても自動削除されません。所有者不在の状態でテナント内に残り、管理者が新しい所有者を追加できます。
Teamsチャネルに紐づくグループ所有ワークスペースは、Microsoft 365グループのライフサイクルに従います。(Microsoft Learn)
1つのLoopページだけ所有者を変更できる？
主所有者の移管はコンテナー単位です。特定のページだけを残したい場合は、別のLoopワークスペースへコピーします。
コンテナー全体を移管すると、My workspace、Copilot Pages、Copilot Notebooksを含むすべてのコンテンツが新しい主所有者の管理対象になります。
退職者対応フローにLoopの確認を追加する
Microsoft LoopのDeparted user content workflowsは、退職者のデータを自動的に保存してくれる機能ではありません。管理者がコンテナーを特定し、担当者へアクセスを付与し、期限内にコピーまたは主所有者の移管を完了させるための仕組みです。
まずは、現在の退職者対応チェックリストに次の項目を追加してください。
- SharePoint管理センターでユーザー所有のLoopコンテナーを検索する
- OneDriveと共通の保持期間を確認する
- 保管担当者と作業期限を決める
- コピーまたは主所有者移管の完了記録を残す
特に、Loopアプリを積極的に導入していない組織でも、Copilot PagesやCopilot Notebooksによってユーザー所有コンテナーが作成されている可能性があります。最初の対応として、退職予定者だけでなく、既に削除したユーザーについても、復元可能なコンテナーが残っていないか確認するとよいでしょう。
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