Microsoft Plannerで完了済みタスクが表示されないときに試したい対処法と活用のコツ

いつも使っているMicrosoft Plannerで、せっかく完了させたタスクが見えなくなってしまうと困りますよね。以前は一覧で振り返りができていたのに、ある日突然消えてしまう…そんなトラブルに遭遇したことがある方も多いのではないでしょうか。ここでは、私が仕事でPlannerを活用する中で感じた事例を交えながら、完了済みタスクが表示されない原因や対策、そのほか活用時のポイントをご紹介します。

Plannerとは何か

Microsoft PlannerはMicrosoft 365に含まれるタスク管理ツールです。特にチームでの共同作業時に便利で、誰がどんな作業をしているのか一目で把握できるようになります。チャネルやグループに紐づいたプランを作成することで、効率的にプロジェクトの進捗管理ができるのが大きな特長です。Teamsと連携して運用するケースも多く、「タスクが視覚的にボード表示されるので使いやすい」「シンプルな操作性で導入ハードルが低い」といった評判があります。

主な利用シーン

プロジェクトの進行管理

小さなチームのタスク整理から、大規模プロジェクトのスケジュール管理まで幅広く活用できます。ガントチャートのような詳細な計画ツールほど複雑ではないものの、カード形式でタスクや進捗を管理できるのがポイントです。

チーム内の情報共有

Teams上のタブにPlannerを追加しておけば、会話の流れで「タスク作成→担当者決定→完了報告」まで一括管理できます。わざわざ別のアプリを立ち上げずに完結できるので、メンバー同士のコミュニケーションがしやすくなります。

完了済みタスクが表示されなくなる原因

Plannerは便利ですが、突然「完了済みタスクが見えなくなった」「過去のタスクが探せない」などの声もよく聞かれます。ここでは、代表的な原因をいくつか挙げてみます。

原因1：フィルター設定の問題

タスクの状態を「未開始」「進行中」「完了済み」などで表示を絞り込める機能がPlannerにはありますが、完了済みにチェックが外れている場合、タスクが表示されません。TeamsのタブでPlannerを開いたときにフィルターがリセットされるなどのタイミングで、意図せず見えなくなってしまうことがあります。

進行状況(Progress)のチェック

PlannerをWebブラウザ（tasks.office.com）で開き、画面上部のフィルターアイコンを確認してみましょう。「進行状況(Progress)」のカテゴリで「完了済み(Completed)」にチェックを入れると、過去に完了したタスクも再表示されます。フィルター機能はよく使うと便利ですが、逆に設定を忘れるとタスクが見えなくなるので注意が必要です。

原因2：完了タスクが折りたたまれている

ボード表示のとき、完了済みタスクを一覧でまとめて非表示にできる機能があります。セクションタイトルの右側にある小さな矢印をクリックすると折りたたみ/展開が切り替わるため、一見「タスクが消えた？」と思っても実は折りたたまれているだけ、というケースも多いです。

ボード右上のアイコン操作

Plannerのボードを開いた状態で、列（バケット）ごとに完了タスクがある場合、そのバケットのタイトル下に完了タスクの一覧が表示されますが、矢印が下向きだと展開、上向きだと折りたたみです。気づかないうちにクリックしてしまうことがあるので、ここも一度チェックしてみると良いでしょう。

原因3：Teamsクライアントの表示リセット

Teamsを再起動したり、タブを閉じて再度開いたりすると、Plannerのフィルター設定やボード表示がリセットされる場合があります。現時点では、完全に個人設定を維持する機能は実装されていないようで、都度フィルター設定をやり直す必要があるかもしれません。

再設定の手間を減らすコツ

ブックマークできる環境であれば、Web版Planner（tasks.office.com）のフィルターを好みの状態にしたURLを保存するのも一案です。Teamsタブのほうはリセットされやすいため、大事な確認作業はブラウザ版で行う、といった使い分けをしている人も多いです。

Web版Plannerを普段使いすることで、自分好みに表示を固定しやすくなるケースがあります。Teams連携も便利ですが、作業の性質上どうしても再設定が煩わしいと感じる場合は、WebブラウザのタブでPlannerを開き、ブックマーク管理するのがおすすめです。

原因4：プランやチームのリンク切れ

TeamsからPlannerを立ち上げている場合、裏側ではMicrosoft 365グループやSharePointサイトが連携しています。管理者が誤ってグループを削除したり、プランそのものを消してしまったりすると、Planner上でタスクが正しく表示されなくなることがあります。

Microsoft 365 管理センターでの確認

管理者権限のあるユーザーは、「Microsoft 365 管理センター」の「アクティブなチームとグループ」から、該当するプランやグループが存在するかをチェックしてみましょう。万が一削除されている場合、復元期間内であれば復元できる可能性があります。

原因5：アプリ側の一時的な不具合やアップデート

Plannerは比較的安定していますが、Microsoft 365サービス全体のメンテナンスや、一時的な不具合によってタスク表示が不安定になることもあります。私の知人の社内でも、突然タスクが全員の画面から消えてしまい、数時間後に復旧したという事例がありました。その場合は下手に設定を触りすぎず、サポートページやサービス正常性の情報を確認するのも大切です。

長期間利用していてプランが膨大になるほど、読み込みに時間がかかったり、一部の表示が遅延することがあります。特に大規模プロジェクトで数千件単位のタスクが存在すると、Teamsを介してPlannerを見たときに表示が一時的に乱れるケースも報告されています。

表示されないときの具体的な対処法

「完了タスクが見えない！どうしよう！」となったときに試したい対策を、より実践的にまとめます。

フィルターをクリアする

Plannerの画面上部にある「フィルター」をクリックすると、タスクを進行状況や優先度、担当者などで絞り込めます。ここで「完了済み」にチェックが入っていないか、もしくは別の項目で絞り込みすぎていないかを確認しましょう。必要に応じて「フィルターをクリア」をクリックし、すべてのタスクを再表示させることができます。

Web版Plannerでのフィルター操作例

操作箇所	手順
1. フィルターアイコン	上部メニューにある「Filter」をクリック
2. 条件設定	「Progress」などチェックボックスが並ぶので、「Completed（完了）」にチェックがあるか確認
3. フィルターをクリア	全タスクを見たいときは「Clear」をクリックし、条件をリセット

折りたたみ表示の解除

Plannerのボード表示では、特定のバケット内の完了済みタスクを折りたたむことができます。知らないうちにアイコンを押して非表示にしてしまうことがあるため、各バケットの下部にある矢印アイコンの向きを確認しましょう。上向きなら展開、下向きなら折りたたみです。

Teamsタブを切り替えたら再度フィルターを設定

Teams経由でPlannerを操作する場合、タブを切り替えたりアプリを再起動したりすると、表示設定がリセットされることがあります。毎回完了済みタスクを見たい方は、Plannerを開いたらまずフィルターをチェックする習慣をつけると良いでしょう。

ブラウザ版での確認

もしTeams内でタスクが表示されなくても、ブラウザ版Planner（tasks.office.com）で同じプランを開いてみてください。Webブラウザ版では自動的に保存されるクッキーやローカル設定などもあり、Teamsと違った状態で表示されることがあります。そこで完了済みタスクが見えるか確認するのが手っ取り早い方法です。

ブラウザ版にブックマークを活用する

ブラウザ版で完了済みタスクを含めた表示に設定したら、そのURLをブックマークしておくと、次回から同じ状態でアクセスできる場合があります。Teamsのタブはリセットが起きやすいので、日頃からWeb版をメインにしているユーザーも少なくありません。

リンク切れやプラン削除の有無を確認

自分以外のメンバーも同じように完了タスクが見えなくなっているときは、プラン自体が削除されていたりグループが非アクティブになっているケースが考えられます。管理者に問い合わせるか、Microsoft 365 管理センターで状況を確認してみましょう。

チームやグループが誤って削除された事例

大企業などでは、担当者の交代や組織変更に伴い、不要と思われたTeamsチャンネルを削除することがあります。その際にPlannerやSharePoint、グループメールボックスといった関連サービスも一緒に削除されてしまう可能性があります。早期に気づけば復元手続きで元に戻せる場合もありますが、削除後日数が経つと復元できなくなることもあるので注意が必要です。

Planner活用のメリットと運用のポイント

完了済みタスクがちゃんと確認できるように設定しておくと、Plannerは非常に役立つツールです。運用を快適にするためのポイントを紹介します。

見えないタスクも含めた振り返りがしやすい

Plannerで完了タスクを表示させることで、どれだけの作業量をこなしてきたかを簡単に振り返ることができます。「実際こんなにたくさんのタスクを終わらせたんだ」と可視化できるため、チームメンバーのモチベーションアップにもつながります。

タスクの再利用や複製が可能

完了タスクの内容が将来的に同様の作業で再度使えるなら、複製機能を活用することで手間を省けます。過去のタスクを見られないと、この機能を活かせません。だからこそ、完了済みタスクの表示は欠かせない要素といえます。

過去のプロジェクトで成功したタスクの進め方が、次の案件で大いに役立つケースがあります。タスクの説明欄にノウハウをしっかり書き込んでおけば、Plannerが社内ナレッジベースに近い役割を担うようになるでしょう。

既存ツールとの連携を検討する

PlannerはMicrosoft 365の一部なので、Outlookとの連携でメールからタスクを作成したり、Power Automateを使って自動化フローを組んだりするなど拡張性も高いです。タスクの見逃しを防ぎつつ、プロジェクト管理の効率を上げる方法はいろいろと考えられます。

Power Automateでの活用例

たとえば、メールで特定の件名やキーワードを受信したらPlannerにタスクを自動登録するといったことも可能です。複数のツールを使い分ける必要がある場合でも、一つのプランに集約しておけば進行状況がスムーズに追えるようになります。

運用上の注意点

便利なPlannerですが、気をつけておきたいポイントもあります。

永続的な表示設定ができない場合がある

Plannerのフィルター設定や表示状態はユーザーごとに保持される場合もありますが、Teamsタブを閉じたりアプリを更新したりするたびにリセットされるケースがよくあります。都度再設定が必要になるのは面倒ですが、現状では仕方がありません。

たくさんのタスクを抱える大規模チームでは読み込みが重くなることがある

大きな組織や長期にわたるプロジェクトでは、タスクの件数が膨大になり、Plannerボードの表示が重たくなる場合があります。表示が遅いからといって無理に何度も更新すると、フィルター設定がリセットされるなどの混乱が生じやすいです。

周辺サービスのステータスもチェックする

Plannerだけではなく、Microsoft 365全体のステータスが何らかの障害やメンテナンスの影響を受けている可能性もあります。そんなときはサービス状態の公式サイトや管理センターのアラート情報を確認し、不具合の原因を切り分けるのが得策です。

まとめ

Microsoft Plannerで完了済みタスクが表示されなくなる問題は、主にフィルター設定やタスクの折りたたみ表示、リンク切れやTeamsクライアントのリセットといった要因で起きやすいです。まずはフィルターをクリアし、Web版で表示されるか確認するだけでも多くのケースは解決します。どうしてもこまめに表示がリセットされてしまう場合は、ブラウザ版を活用する、または必要に応じて別のプランに完了タスクをまとめるなど、自分たちのプロジェクトに合った運用ルールを整えるとトラブルを減らせます。

Plannerはカンバン方式の気軽さと、Microsoft 365全体との連携による高い拡張性が魅力のツールです。完了済みタスクまでうまく活用すれば、プロジェクトの振り返りや情報共有がさらにスムーズになります。ぜひ、自分のチームに合った設定や運用を試して、タスク管理の効率をぐんと高めてみてください。