Microsoft Plannerを活用してタスク管理を効率化したいと考える方は多いでしょう。特に、期間（Duration）や依存関係（Dependencies）を設定することで、チーム全体の進捗やタスク同士の関連性を可視化できるため、作業負荷の調整やスケジュール管理が格段にしやすくなります。本記事では、Plannerで期間と依存関係を活用する具体的な方法や既存プランへの反映方法、テンプレート運用のポイントなどを詳しく解説します。
Plannerの期間と依存関係とは？
PlannerはMicrosoft 365内で提供されるタスク管理ツールですが、さらに高度なタスク管理を行いたい場合にはPremiumライセンス（Microsoft Project Plan 1以上）の機能が鍵となります。Plannerの無料またはBasic相当のプランでは利用できない機能も、Premiumライセンスを導入することで使用可能になるのです。ここで注目されるのが、タスクに対して「Duration（期間）」と「Dependencies（依存関係）」を設定できる機能です。
Duration（期間）とは
タスクの開始日と終了日の範囲を設定することで、タスクがどの程度の作業期間を要するかを明確にする機能です。これにより、チームメンバーは自分に割り当てられたタスクの作業イメージを具体的に把握しやすくなります。
Dependencies（依存関係）とは
タスク同士の前後関係を設定することで、あるタスクが完了しなければ次のタスクに着手できない、といった繋がりを可視化できます。例えば「資料作成」が終わってから「レビュー」を行う必要がある場合など、自然な作業の流れをPlanner上で管理できるのが大きなメリットです。
BasicとPremiumの違い：機能比較表
Plannerを利用する上で、「Basic相当のPlanner」と「Premiumライセンスを適用したPlanner（またはProject Plan 1以上）」にはどのような違いがあるのでしょうか。下表でイメージしやすくまとめてみます。
| 機能項目 | Basic相当（無料/一部サブスクリプション） | Premium（Project Plan 1など） |
|---|---|---|
| タスク作成・割り当て | 可能 | 可能 |
| 進捗管理（ボード表示・グラフ表示など） | 可能 | 可能 |
| 期間（Duration）設定 | 不可 | 可能 |
| 依存関係（Dependencies）設定 | 不可 | 可能 |
| ガントチャート表示 | 不可 | 可能（一部機能はMicrosoft Projectで利用） |
| Teams連携 | 可能（ただし機能は制限あり） | 可能 |
こうした違いを踏まえると、期間や依存関係を使ってしっかりとプロジェクトを管理したい場合は、Premiumライセンスが必要となることが理解しやすいでしょう。
既存のPlannerプランをPremiumへ移行するには？
すでにBasic相当で作成したPlannerプランを活用している場合、「新しいPremiumプランへ簡単に切り替えたい」と考えることも多いはずです。しかし、残念ながら現時点では簡単な手順で直接切り替えることはできません。そのため、一旦Premiumライセンスを適用したプラン（またはMicrosoft Project）へタスクを移行する手順が一般的となっています。
PlannerのプランをProjectにコピーする手順
- Web版Plannerへアクセスし、移行したいプランを開きます。
- 上部メニューなどに表示される「プロジェクトにコピー（Copy this plan to Project）」ボタンを探し、クリックします。
- Microsoft Projectが起動し、同様のタスク・ボードが作成されます。
- 作成後、Projectで期間や依存関係を設定することで、より詳細なタスク管理が行えるようになります。
この方法であれば、手動で一つひとつタスクを再入力する手間が大きく軽減されます。ただし、まだ完全にすべての情報が移行されるわけではなく、細かいタグやチェックリストなどが若干変換されないケースも考えられるため、移行後は確認・修正が必要です。
新規でPremiumプランを作成して手動移行
別の選択肢として、Premiumライセンスを適用したPlannerプランを新規に作成し、そこに既存のタスクを移し替える方法があります。ただし、Excelなどを用いた一括インポートは公式にサポートされていないため、大量のタスクを抱えている場合は手作業が必要になります。
テンプレートとして利用しているタスクが多い場合は、一部の代表的なタスクのみを移行し、あとはProjectにまとめて管理するといったハイブリッドな方法も検討するとよいでしょう。
Plannerで依存関係を確認・編集する際の注意点
Premiumプランで依存関係を設定できるようになると、一見するとPlanner単体での管理だけで済むように思えます。しかし、実際にはPlanner内で依存関係を可視化する画面や詳細な制御機能はまだ限定的です。多くのケースでは、Microsoft Projectとの連携が事実上必要になります。
依存関係の可視化を行うならProjectがベスト
Projectではガントチャートなどでタスクの前後関係が直感的に見えるため、依存関係を管理しやすくなります。どのタスクがボトルネックになっているか、どのタスクが遅れた場合に全体のスケジュールに影響するかなどを把握するには、Projectの機能が非常に有効です。
Planner + Project連携による利点
- Plannerの手軽さを活かしつつ、Projectの詳細な管理機能を補完的に使える
- Teams内でもプランを共有可能であり、Projectのタスクもカード形式で参照できる
- 依存関係を設定後、進捗が追従して自動調整される
テンプレート運用のポイント
複数のチームやプロジェクトで同様のタスクセットを使い回す場合、「テンプレート化したPlannerプラン」を活用しているケースも多いでしょう。Basic相当のPlannerで作成したテンプレートをPremiumへ移行したい場合のポイントを挙げてみます。
テンプレート移行のステップ
- テンプレートのプランを一つ選ぶ
- 既存テンプレートの中で代表的なものをまずは移行してみることで、作業量と効果を確認する。
- ProjectまたはPremiumプランにコピーする
- 表題やタスクの割り当てなどがどのように反映されるか、一度テスト移行する。
- 移行後のタスクチェック
- 移行後にタスク名やタグ、添付ファイルなどが欠落していないかを丁寧に確認する。
- 依存関係と期間を設定し直す
- テンプレートとしては、Duration（期間）やDependencies（依存関係）も最初から設定しておくと、次回以降のプロジェクトがスムーズに進行できる。
大量のタスクを抱える場合の注意
- テンプレートのタスクが非常に多い場合、移行作業に時間がかかるため、あらかじめプロジェクトの必須タスクを絞り込んでおくと効率的です。
- チーム全体で一気に移行すると混乱が生じやすいので、小規模・限定的なプロジェクトからテスト的に導入してみるとスムーズに進められます。
今後のMicrosoftによる機能改善の見通し
MicrosoftはPlanner、To Do、Projectなどのツール間連携を積極的に進めており、今後さらに使い勝手が良くなっていくと期待されています。特にユーザーから要望の多い「一括インポート」「既存プランの切り替え」機能などは、将来的に追加される可能性があるでしょう。
- Planner Online → Projectへのコピー は、現在でも比較的スムーズに利用できますが、今後はより統合が進む見込みです。
- Teamsとの連携においても、タスクの依存関係やガントチャートのようなビジュアル管理が実現される可能性があります。
- Microsoftのフィードバックコミュニティに定期的に要望を出すことで、機能改善に反映されるチャンスが高まります。
まとめ
高度なタスク管理を可能にする期間（Duration）と依存関係（Dependencies）の設定は、PremiumライセンスのPlanner（またはProject）によって活用できる機能です。
既存のPlannerプランに直接これらを追加することは現状難しいため、新しくPremiumプランを作成してタスクを移行したり、Planner OnlineからProjectにコピーするなどの方法を検討すると良いでしょう。テンプレートが多い場合は一括移行がサポートされていないため、手動でのチェックが必要ですが、今後のMicrosoftのアップデートに期待が寄せられています。チームの運用状況に合わせて最適な手順を選択し、タスク管理をより進化させてみてください。
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