Microsoft TeamsとPlannerを活用して、チームメンバーがリアルタイムで効率的にコラボレーションできる方法があります。特に、複数のTeamsチャネルで同じPlannerボードを共有することで、タスク管理を統一し、進行状況を確認しやすくすることが可能です。しかし、単にPlannerボードをコピーするだけでは、異なるチャネルで変更内容が同期されないため、効率的な作業ができません。ここでは、1つのPlannerボードを複数のTeamsチャネルで共有する方法を解説します。
1. Plannerボードを複数のTeamsチャネルで共有する方法
Microsoft Teamsは、チーム間でのコラボレーションを大幅に改善するツールです。ですが、複数のTeamsチャネルで同じPlannerボードを共有したい場合、ただボードをコピーしてしまうと、各チャネルごとに別々のボードが作成され、変更内容がリアルタイムで反映されない問題が発生します。この問題を解決するために、1つのPlannerボードを複数のTeamsチャネルで共有する方法を紹介します。
1.1 Plannerボードのリンクを取得する
最初に行うべきは、共有したいPlannerボードのリンクを取得することです。以下の手順に従って、リンクをコピーします。
1.1.1 Plannerボードを開く
まず、共有したいPlannerボードを開きます。Microsoft Plannerを利用してタスク管理を行っているチームであれば、そのボードにアクセスします。
1.1.2 リンクをコピー
Plannerボードの右上にある「…（その他のオプション）」をクリックし、「プランへのリンクをコピー」または類似のオプションを選択します。この操作で、そのボードのURLがクリップボードにコピーされます。このリンクを後でTeamsに貼り付けることになります。
1.2 Teamsチャネルに「Webサイト」として追加する
次に、TeamsチャネルにPlannerボードへのリンクをタブとして追加します。以下の手順で設定を行います。
1.2.1 Teamsチャネルを開く
共有したいPlannerボードを追加したいTeamsチャネルにアクセスします。Teamsの左側のナビゲーションから目的のチャンネルを選択します。
1.2.2 「+」ボタンをクリック
チャネルの上部にある「+」ボタン（タブを追加）をクリックします。このボタンをクリックすることで、新しいタブを追加するためのメニューが表示されます。
1.2.3 「Webサイト」を選択
タブの追加オプションの中から「Webサイト」を選択します。この選択をすると、WebサイトをTeams内のタブとして表示させることができます。
1.2.4 Plannerのリンクを貼り付け
「Webサイト」の設定画面が表示されたら、先ほどコピーしたPlannerボードのURLを「URL」欄に貼り付けます。ここでURLが正しいことを確認し、「保存」をクリックします。
1.2.5 タブ名を設定
タブ名には「共有Plannerボード」など、わかりやすい名前を付けておくと便利です。タブ名はチームメンバーにとって視覚的にわかりやすく、クリックしやすくなります。
1.3 メンバーのアクセス権限を確認する
Plannerボードを他のTeamsチャネルで共有するためには、ボードのアクセス権限を確認する必要があります。特に、他のグループやユーザーがそのボードにアクセスできるようにするために、権限を調整することが重要です。
1.3.1 グループのメンバーシップを確認
PlannerボードはMicrosoft 365グループと関連付けられているため、そのグループのメンバーシップを確認します。ボードを閲覧したり編集したりするためには、グループに参加している必要があります。
1.3.2 必要に応じてメンバー追加
必要に応じて、他のユーザーやグループをボードのメンバーとして追加します。これにより、他のTeamsチャネルのメンバーもそのPlannerボードにアクセスでき、タスクの更新が可能になります。
1.4 同じボードを複数のTeamsチャネルで参照
上記の手順により、同じPlannerボードを複数のTeamsチャネルで参照することができます。リンクを追加することで、ボードがコピーされることはなく、各チャネルで行ったタスクの更新内容はリアルタイムで他のチャネルにも反映されます。
1.4.1 リアルタイムでの更新
各チャネルのメンバーがタスクを更新すると、他のチャネルのメンバーにもその変更がリアルタイムで反映されます。これにより、複数のチャネルでの作業が統一され、効率的なコラボレーションが実現します。
1.5 コピーとリンクの違い
「プランをコピー」すると、それぞれ独立したPlannerボードが作成されるため、各ボードの変更内容は他のボードには反映されません。これに対して、「リンクを追加」する方法では、すべてのTeamsチャネルで同じボードを参照できるため、リアルタイムでの共同作業が可能になります。
1.6 複数のTeamsグループでの利用
Plannerボードはその作成元のMicrosoft 365グループに紐づいています。したがって、異なるグループのTeamsチャネルで同じボードを利用するには、ボードへのゲストアクセスを設定したり、メンバーをグループに追加したりする必要があります。
2. より効率的なTeamsとPlannerの使い方
Plannerボードを複数のTeamsチャネルで共有することは、タスク管理を効率的に行うための重要なステップですが、それをさらに活用するためには、いくつかの工夫が必要です。ここでは、PlannerボードとTeamsを組み合わせて、よりスムーズなコラボレーションを実現するためのポイントを紹介します。
2.1 進捗状況を可視化する
Plannerには、タスクの進捗を可視化できる「チャート」や「カレンダー」ビューがあります。これを活用して、タスクの進行状況を簡単に把握できるようにしましょう。
2.2 チャット機能と連携する
Teamsのチャット機能を活用し、ボード上のタスクに関するディスカッションを行うことで、タスクの進行をスムーズに進めることができます。例えば、特定のタスクについて疑問点があれば、直接そのタスクに関連したチャットを行い、効率的に解決できます。
2.3 自動化を活用する
Microsoft Power Automateを使用して、PlannerボードとTeamsの連携を自動化することができます。これにより、タスクが更新されたり、新しいタスクが追加された際に、Teamsに自動で通知を送るなどのアクションを設定できます。
2.3.1 通知の設定
Power Automateを使用して、特定のタスクが更新された際にチームメンバーに通知が届くようにすることができます。これにより、重要な変更を見逃すことなく、リアルタイムで対応できます。
2.3.2 定期的なリマインダー
期限が近いタスクや、進捗状況が停滞しているタスクに対して、定期的なリマインダーを設定することで、チームメンバーがそのタスクに集中しやすくなります。
まとめ
Microsoft TeamsとPlannerを連携させることで、複数のTeamsチャネルで同じPlannerボードを共有し、効率的に共同作業を行うことができます。ボードのリンクを追加することで、同じ内容をリアルタイムで更新しながら作業することが可能となります。これにより、チーム間での情報共有がスムーズになり、プロジェクトの進行をより効率的に管理できるようになります。さらに、Teams内でのチャットやPower Automateを活用することで、作業の効率化をさらに進めることができます。
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