SharePoint Onlineが使えない！？Microsoft 365プラン徹底解説

少し前まで、私自身も「Microsoft 365にはいろいろなエディションがあるらしいけど、どれを使えばいいんだろう？」と手探りだったころがありました。契約の名前に「プレミアム」と書いてあっても実際の機能が分からず、いざ使おうとしたら「あれ？ これって追加料金が必要なの？」と驚いたこともあります。そんな体験がきっかけで、今回の記事ではMicrosoft 365のプランとSharePoint Onlineの関係について詳しく解説しようと思います。すでに契約しているのに思った機能が使えない方や、今後の導入を検討している方にも役立つ情報をお届けできればうれしいです。

SharePoint Onlineとは何か

SharePoint OnlineはMicrosoft 365サービスの中でも、ファイル共有やチームコラボレーションに特化したプラットフォームです。もともとSharePointというのはオンプレミス版も存在しており、企業が自前のサーバー環境で運用していたケースも少なくありません。しかし、クラウド時代の流れに合わせるようにMicrosoftが提供を始めたのがSharePoint Onlineです。

ファイル共有とコラボレーションの強み

SharePoint Onlineの特徴の一つは、チーム内外とのファイル共有が柔軟に行えることです。プロジェクト別にサイトを作り、関係者だけがアクセスできるよう権限を付与しながら、ドキュメントを共同編集したり更新履歴を管理したりすることが可能です。アクセス制御がしっかりできるので、社外パートナーとのコラボにも重宝されています。

OneDriveやTeamsとの連携

OneDrive for BusinessとSharePoint Onlineは一見別のサービスに感じられますが、実は密接に連携しています。OneDriveは個人用のクラウドストレージがメインですが、SharePoint Online上に保存されているドキュメントの一部を同期して使うことができるため、ローカルとオンラインの切り替えがスムーズに行えます。また、Teamsでチャット中に添付したファイルが自動でSharePoint Onlineに格納される仕組みもあり、Microsoft 365全体でシームレスにやりとりができるのは非常に便利です。

実際の導入事例

私が以前関わったプロジェクトチームでは、営業担当・開発担当・サポート担当がそれぞれ別の場所で仕事をしていました。そのため、チャットやメールで情報を共有するだけでは頻繁に漏れや重複が発生してしまい、業務効率が落ちることに悩まされていました。そこでSharePoint Onlineを導入し、プロジェクトサイトを立ち上げてワークフロー管理とファイル共有の一元化を図ったところ、抜け漏れが激減しました。チーム全体の生産性が大きく向上した体験は今でも忘れられません。

私自身は当初、Teamsとチャットツールだけで十分と思っていましたが、SharePoint Onlineを併用し始めてから「社内ナレッジを構造化できる」というメリットを実感しました。見やすいポータルサイトがあると、後から合流したメンバーもスムーズに参画しやすくなりますね。

自分のプランにSharePoint Onlineが含まれているかを確認する

Microsoft 365とひと口に言っても、実にさまざまな種類のサブスクリプションがあります。ここで問題となるのが「自分が契約しているプランはどれなのか？」という点です。名前に「プレミアム」とついている場合でも、それがビジネス向けのプランなのか、個人向けのプランなのかによって利用できる機能が変わります。

Officeポータルで確認する方法

自分の契約しているプランを調べるには、Microsoft 365ポータルにアクセスし、アカウント情報からライセンスを確認するのが簡単です。
具体的には以下のURLからサブスクリプションをチェックできます。
https://portal.office.com/account/?ref=MeControl#subscriptions

このページを開くと自分の所有ライセンスがずらりと表示されます。そこに「SharePoint Online」が含まれていれば利用可能ですが、見当たらない場合は対象外のプランである可能性が高いです。

パワーシェルで確認する方法

組織全体のユーザーにどのライセンスが割り当てられているかを一括で確認したい場合には、パワーシェルを活用する方法があります。例えば、Azure Active Directory ModuleやMicrosoft Graph PowerShellを利用すれば以下のようにしてライセンス情報を取得できます。

# Connect to Microsoft 365
Connect-MsolService

# Get a user's license details
Get-MsolUser -UserPrincipalName user@domain.com | Select DisplayName, Licenses

このようにユーザー単位で詳細を確認できるため、大規模な組織での利用状況調査に役立ちます。

ビジネス向けと個人向け、どこが違うのか

「プレミアム」のような表記は一見すると上位エディションを連想させますが、実はMicrosoft 365には個人向け（家庭向け）プランにも「Family」や「Personal」に「プレミアム」といった呼び方が混在しており、混乱を招きがちです。ここでは、個人向けとビジネス向けの違いについて整理します。

個人向けプランの特徴

個人向けプランにはMicrosoft 365 FamilyやMicrosoft 365 Personalといったラインナップがあります。これらのプランはWordやExcel、PowerPointなどのOfficeアプリが利用でき、OneDriveのクラウドストレージも1TB程度が付与されます。しかし、これら個人向けプランにはSharePoint Onlineが含まれていません。家族間や個人でOfficeアプリを活用したいというニーズには十分対応できますが、企業や組織での共同作業向けとしては、機能が限られてしまいます。

実際の混乱事例

私はかつて「Microsoft 365 Personalにアップグレードしたらクラウド系のサービスが全部使えるのかな」と勘違いしていた知人に遭遇しました。ExcelやWordをオンラインで開こうとすると問題なく利用できるものの、SharePoint Onlineを開こうとしたら「購入が必要です」というメッセージが出てきて戸惑ったそうです。原因は個人向けプランではSharePoint Onlineのライセンスが含まれていないことでした。

ビジネス向けプランの特徴

一方のビジネス（企業）向けプランには、Microsoft 365 Business Basic、Business Standard、Business Premium、Enterprise版のE1、E3、E5などがあります。これらのプランではOneDriveだけでなく、SharePoint OnlineやExchange Online（ビジネス用メールシステム）が含まれており、Microsoft Teamsとの連携がフルに活用できます。組織内でドキュメントを共有しながら業務を進めたり、グループウェアとして使ったりするケースでは、やはりビジネス向けプランがベストです。

表での比較

下記に代表的なプランの特徴をまとめた表を示します。

このように、個人向けプランではSharePoint Onlineは利用できません。もし組織でしっかりコラボレーションをしていきたいのであれば、最低限Business Basic以上を選ぶのが一般的です。

Microsoft 365 Business Premium以上であれば高度なセキュリティ機能も含まれており、機密情報を扱う場合でも安心感が高いです。

個人向けプランだと仕事上で利用するには制限が多く、後からビジネス向けに移行する手間がかかる場合があります。

SharePoint Onlineをどうやって導入するか

ここまでで「SharePoint Onlineはビジネス向けプランじゃないと使えないんだな」ということが分かったかと思います。もし今使っているプランが個人向けで、どうしてもSharePoint Onlineを使いたい場合は以下のような選択肢があります。

ビジネスプランへ移行

個人向けプランからビジネスプランへ移行する方法は、あらたに「Microsoft 365 Business Basic」や「Business Standard」などを契約するのが手っ取り早いです。Officeアプリをローカルインストールして使いたい場合はBusiness Standard以上を選ぶのが一般的になります。もしセキュリティ強化などのオプションも欲しい場合はBusiness Premiumを選ぶとよいでしょう。組織が大きいのであればE3やE5などのエンタープライズプランも検討してください。

私が勤めていたある中小企業では、最初はBusiness Basicで運用を始めましたが、社内ニーズが高まってきた段階でBusiness Standardにアップグレードしました。移行自体は難しくありませんでしたが、ユーザーへの周知やライセンスの振り分けなどは計画的に進める必要があります。

共有サービスとして別途購入

厳密には、組織向けにSharePoint Onlineプランだけを単体購入する方法（SharePoint Online Plan 1やPlan 2など）も存在します。しかし、Microsoft 365全体の連携を考えると、やはりビジネスプランの中に包括された形で利用したほうがスムーズです。TeamsやOneDriveなど他のサービスとのシームレスな連携を狙うなら、単体購入よりもセット購入が望ましいと言えます。

SharePoint Online以外を検討するケース

もしどうしてもMicrosoft 365のビジネスプランに切り替えたくない、あるいは費用面で折り合いがつかない場合は、SharePoint Online以外のクラウドサービスを検討する手もあります。たとえばGoogle SitesやBox、Dropboxなどのファイル共有サービスを組み合わせるなど、代替手段はいろいろと存在します。

他社クラウドを使う利点

他社のクラウドサービスを使うと、導入コストや契約体系がシンプルなことが多いです。また、Google Workspaceを利用している組織であればGoogle Sitesのほうがすでに社内システムと連携しやすい可能性もあります。ただし、Microsoft 365との連携を考えた場合は機能が限定されるケースもあるので注意が必要です。

Google Sitesを使えばGoogle DriveやGoogle Docsなどと合わせて非常に直感的なサイト作成が可能です。社内でGmailやGoogleカレンダーなどを利用している場合は親和性が高いでしょう。

Microsoft Teamsとの連携が前提なら、他社サービスだと手動でファイルを移動する作業が増えたり、統合感が薄くなってしまう可能性があります。

長期的な視点の重要性

組織全体で見ると、やはりMicrosoft 365のSharePoint Onlineを中心に据えたほうがユーザー管理やセキュリティポリシーなどを一元管理しやすいケースが多いです。最初の導入コストや月額料金が少々高くても、後々の運用効率や管理コストを考えれば、トータルでお得になることもあります。

導入時に気をつけるポイント

SharePoint Onlineを導入するとき、あるいは現在使っているプランが本当にSharePoint Onlineを含んでいるのかを確認するときには、いくつか押さえておきたいポイントがあります。

ユーザー数とライセンス割り当て

多くの企業では「ライセンス数と実際のユーザー数が合わない」という問題が発生しがちです。業務委託やアルバイトなど、出入りの多い組織の場合はライセンスの管理が煩雑になることもあります。ライセンスが足りなくなれば追加購入が必要ですし、逆に余っているライセンスがあるのに、新たに契約をしようとしてしまうケースもあります。こうした事態を防ぐためにも、定期的にライセンスの割り当て状況をチェックすることが大事です。

ユーザーへのトレーニング

SharePoint Onlineをいざ使い始めても、ユーザーが「なんだか使い方が難しそう」と敬遠してしまうと、せっかくの機能を活用しきれません。初期の段階で、サイトの閲覧・編集方法、ファイルのアップロード、アクセス権限の設定などの基本を分かりやすくまとめたガイドやトレーニングを提供すると効果的です。

実際のフォローアップ事例

私がサポートした企業では、ITリテラシーが高くない現場担当者向けに、10分程度の動画チュートリアルを社内ポータルに掲示しました。すると、管理部門から問い合わせが大幅に減り、現場でも自分で解決できるようになったという効果がありました。こうした取り組みを行うことで、システム部門やヘルプデスクの負担もグッと軽くなります。

まとめ

SharePoint Onlineを使いたいと思ったときに、そもそも自分が契約しているMicrosoft 365プランに含まれていない場合は珍しくありません。特に、名前に「プレミアム」が付いていても個人向け（家庭向け）プランであると、ファイル共有やチームコラボレーション用のSharePoint Onlineは利用できないことがあるのです。ビジネスやエンタープライズ向けのプランであれば、基本的にSharePoint Onlineが含まれていて、TeamsやExchange Onlineと連携しながら快適にコラボレーションが行えます。

もし現在利用しているプランが個人向けで、業務利用を想定しているのであれば、ビジネス向けプランに乗り換えるか、別途ライセンスを購入する選択肢を検討するとよいでしょう。ライセンスの数やバージョン、セキュリティの強化レベルなど、どのプランにするかは組織規模や利用目的によって大きく異なります。個人向けプランは安価で便利ですが、組織的な利用をするには物足りない部分があるのも事実です。

長期的に業務効率化を進めたいなら、多少コストがかかってもビジネス向けプランを利用するメリットは大きいと言えるでしょう。例えば、クラウドファイルの検索効率や共同編集のストレスフリーな環境、さらにTeamsとの連動によるリアルタイムな情報共有など、現代のビジネスシーンでは欠かせない要素が詰まっています。ぜひ自社（あるいは自分自身）のニーズを見極めて、最適なプランを選択してください。そうすれば「追加でお金が必要だった！」と慌てることもなく、思い通りのコラボレーション環境を手に入れられるでしょう。