ExcelとWordを連携してリスト変換する方法：電話番号の先頭ゼロも安心

Excelで管理している表データをWordでリスト形式に並べ替えたいと考える方は意外と多いのではないでしょうか。私もかつて、取引先の会社名と電話番号の一覧をまとめようとした際、電話番号の先頭にある「0」が消えてしまって焦った経験があります。そんな失敗を避けつつ、効率よく変換する方法を知っておくと便利ですよね。今回は、Excelの表をWordでリスト化するための3つの方法と、それぞれの特徴や注意点について詳しくご紹介します。

ExcelとWordの連携が必要になる理由

Excelは集計や計算、データ管理に優れたソフトウェアであり、多くの方が顧客情報や製品データなどをExcelの表として管理しているのではないでしょうか。一方、Wordは文書作成に強みを持ち、プレゼン資料や営業資料など、人に見せる書類を作成するときに力を発揮します。
では、なぜExcelとWordを連携させて表データをリスト形式に変換する必要があるのでしょうか。たとえば、以下のようなケースが挙げられます。

表をリストに変換したい場面

Excelの表データをリストとしてWordに落とし込むシーンは多岐にわたります。たとえば、会社名、Webサイト、電話番号を一覧にしてパンフレットや案内資料に載せるとき、1行ずつ縦に並んだリストが見やすいですよね。社員名簿や会員リストをWordで体裁を整えて配布するといったケースでも、Excelの表をそのままコピペするだけでは見づらいことがあり、リスト形式への整形が必要になります。

電話番号先頭ゼロの落とし穴

私が最初にぶつかったのが電話番号の先頭ゼロ問題です。Excelのセルが標準の数値扱いになっていると、090のような携帯番号が「90」に化けることがあります。さらに表をWordに移す過程でゼロが消えてしまってから気づくと、修正作業に時間がかかってしまいがちです。
こうしたトラブルを防ぐには、Excel側でセルの表示形式を「文字列」に設定しておくなどの下準備が欠かせません。次章では、具体的な変換方法と合わせて注意点を紹介していきます。

ExcelからWordへの3つの変換方法

Excelの表をWordでリスト化する方法は大きく分けて3つあります。それぞれの長所と短所を理解し、自分に合ったやり方を選ぶと効率的に作業が進められます。

方法1: Wordで表をテキストに変換

Wordに表として貼り付けた後、その表をテキストに変換する方法です。操作がシンプルで、少量データのときには特に便利です。

表をテキストに変換する具体的手順

まずExcel上で変換したい範囲を選択してコピーし、Word文書に貼り付けます。その際、貼り付け方法は通常の貼り付けでも良いですし、貼り付けオプションで「貼り付け先の書式に合わせる」を選んでも構いません。次に、貼り付けられた表をクリックして選択した状態にし、Wordのリボンメニューから「レイアウト」や「表ツール」のサブメニューにある「テキストに変換」を選びます。
すると、区切り文字を「タブ」や「段落」などから選択するダイアログが開くので、目的のリストの形をイメージしながら区切りを調整します。操作後は1行に1要素ずつテキストとして表示されるため、必要に応じて改行を加えたり削除したりして整形しやすくなります。

Excel側で先頭ゼロを消さない工夫

電話番号のように先頭ゼロを含む数値がある場合は、あらかじめExcelで文字列設定にしておきましょう。具体的には該当セルの書式設定を「文字列」に変えるか、セルにアポストロフィを付与してから数字を入力する方法があります。
また、表をコピーする前にすべての電話番号を見直し、「0」が消えていないかを確認しておくと安全です。私も一度に大量のデータを移行した際、すっかり忘れて貼り付けてしまい、後から電話番号がバラバラになっていて慌てた経験があります。

私が最初にこの方法を使ったときは、「テキストに変換」の機能を知らずに手作業で改行を入れて整理していました。後で教えてもらい、こんな簡単な操作で整形できるなんて…と驚いたのを覚えています。

方法2: 差し込み印刷(ディレクトリ機能)

Wordの差し込み印刷機能を使えば、Excelのデータをひとつひとつ参照しながらWordに展開できます。その中でも「ディレクトリ」形式は、複数レコードを連続して出力するときに適しており、大量データやテンプレート化された文書作成に力を発揮します。

大量データでこそ活きる魅力

たとえば、顧客リストを数百件単位で一気にまとめたいとき、1件ずつコピー＆ペーストしていたら日が暮れてしまいます。ディレクトリ機能を使うと、Excelの全行を読み込み、自動で改行を挿入しながらWord文書を完成させることが可能です。膨大なデータこそ、この方法は大いに役立ちます。
また、Word側でレイアウトを整えておけば、必要な文字列だけ指定して一覧化できるため、デザイン性を維持したまま情報をきれいに並べられます。電話番号の先頭ゼロを含むデータも、Excelで文字列として管理しておけば問題なく正確に表示できるのです。

実際の設定方法

差し込み印刷を行うには、まずWordで「差し込み文書」タブを開き、「差し込み印刷の開始」から「ディレクトリ」を選択します。次に「宛先の選択」→「既存のリストを使用」で、Excelファイルを選びましょう。すると、Word側にフィールド挿入が可能になります。
会社名や電話番号など、必要な項目を差し込みフィールドとして配置し、あとはレイアウトや改行位置を決めればOKです。プレビューで確認したうえで「完了と差し込み」から「新規文書の作成」をすると、Excelのすべての行がリスト形式として出力されます。

差し込み印刷を活用すれば、大量の顧客データを一気にWordに整形できるため、時間と労力を大幅に削減できます。

方法3: Excelの動的配列関数

最近のExcel（Microsoft 365サブスクリプションなど）では、動的配列関数が利用できます。これを使うと、ある範囲からデータを縦一列にまとめることが容易になり、結果をまとめてコピーすればWordでリストとして使いやすくなります。

TOCOLやVSTACKを活用

たとえば、A1からC4までに会社名、Webサイト、電話番号を入力している場合を考えてみてください。列ごとの情報を縦に連結したいときは、下記のような式を活用できます。

=DROP(
  TOCOL(
    VSTACK(
      IF(SEQUENCE(,3),""),
      TRANSPOSE(A1:C4)
    ),
    ,TRUE
  ),
1)

VSTACKやTRANSPOSEを組み合わせることで、複数列のデータを縦方向に連結し、TOCOLで一列にまとまった配列を作り出すイメージです。DROP関数は不要な先頭行を省略するときに使用しています。
このようにして得られたスピル範囲（動的に生成される配列の結果）をコピーし、Wordに貼り付けるときれいにリスト化できます。

電話番号を文字列で扱う

Excelの動的配列関数を利用する場合でも、電話番号の頭の「0」を消さないために事前の書式設定は大切です。文字列にしておけば、連結後のデータでも失われることはありません。この方法は自由度が高い一方で、Excelのバージョンによっては使えない場合がありますので注意しましょう。

動的配列関数は比較的新しい機能であるため、古いExcelバージョンでは利用できず、ファイルを共有する相手によっては正常に動作しないリスクがあります。

実践のポイントと注意点

どの方法を選ぶにしても、まずはExcel上のデータを正しく整形しておくことが大事です。セルの書式設定や不要な空白、重複データの有無などは要チェックです。

整形の仕方

Wordに持っていった後で修正作業が増えないよう、Excel上で次の点を押さえましょう。

文章構成を意識して読みやすさを高める

Word上で企業名や電話番号がすべてくっついてしまうと、読みにくいリストになってしまいます。必要ならExcel側で列幅を調整し、セル内に不要な改行が入っていないかを確認するだけでも出力結果がかなり変わります。
また、電話番号のゼロが消えないかどうかは必ずチェックしてください。書式を「文字列」に設定する方法以外にも、セルの先頭にアポストロフィを入れて「’090-1234-5678」というように入力する手もあります。

私の場合、Excelデータを整えるのをサボってそのままWordに貼り付けた結果、改行位置がバラバラで見苦しいリストになったことがあります。後から一つひとつ修正するのは大変でした。事前準備って大切ですよね。

このように、目的やデータ量、ExcelやWordのバージョンによっておすすめのアプローチは変わります。どの方法でも電話番号のゼロが消えるリスクに備えるのは重要であり、Excel側の設定が肝心と言えます。

まとめ

Excelで管理した表データをWordでリストとして活用する方法は、思っている以上にバリエーションがあります。少量のデータならWord上で表をテキストに変換して手軽に整形できますし、膨大なデータなら差し込み印刷（ディレクトリ）機能をフル活用すると効率的です。また、動的配列関数が使える環境なら、Excelだけでリスト化してからWordに移すという時短テクニックも便利です。
いずれの方法でも気を付けたいのが電話番号の先頭ゼロ。Excelのセルを文字列として管理する、または先頭にアポストロフィを付けておくといった対策を怠らないようにしましょう。今後も大切なリストづくりに時間を割くことなく、サクッと変換してしまい、効率よく業務を進めていけると良いですね。

私自身、先頭ゼロが消えてしまったことで取引先に連絡できなくなり、ひとつひとつ修正する羽目になったことがありました。面倒を避けるためにも、事前対策が本当に大切だと痛感しています。