Mac版WordとExcelで簡単に「Page X of Y」を挿入する方法

初めてMac版のWordやExcelを使ったとき、「あれ、Windows版と操作が違う…」と感じたことはありませんか。特にページ番号を「Page X of Y」のようにカスタマイズしたいのに、それらしいボタンが見当たらず迷う経験はよくあるようです。ここでは、そんな困りごとに役立つ具体的な方法をお伝えします。

Mac版Officeでのページ番号挿入の基本

MacのWordやExcelを使っていて、Windows版との違いに戸惑うことは少なくありません。ヘッダーフッターの扱いや機能の名称が異なるため、同じ手順を踏んでも思うようにページ番号が表示されないことがあるからです。

Mac版のUIとWindows版のUIの違い

Mac版ではWindows版の「Page Number」メニューがそのまま存在しないケースもあるため、意外とすんなり「Page X of Y」を挿入するのが難しいと感じられがちです。ただ、Mac版独自の「AutoText」メニューや「Field」ダイアログを使うことで、同等の機能を実現できます。

良い点は、Mac版ならではのシンプルなUIに慣れると、作業が直感的で早くなることです。

私自身、長年Windows版のWordやExcelを使ってきましたが、Macに乗り換えた直後はUI差に戸惑いました。しかし、ショートカットや「AutoText」を使いこなすようになると、むしろMacの方が洗練された印象を受けるようになりました。

気をつけたい相違点

Mac版とWindows版の主な相違点として、以下がよく挙げられます。

Mac版では、一部のデザイン性の高いフッターテンプレートが見つからず、自力で設定しないといけない点が面倒に感じるかもしれません。

Word for Macでの「Page X of Y」挿入方法

1. AutoTextを利用する

AutoTextを使えば一発で「Page X of Y」形式のフィールドを挿入可能です。
この方法は特に簡単で、初心者でも扱いやすいのが特徴です。

手順

1. 上部メニューバーの「Insert(挿入)」をクリックします。
2. 表示されるプルダウンから「AutoText」を選び、「Page X of Y」を挿入。
3. 挿入された箇所を選択し、フォントや配置など好みの書式に整えます。

私の場合、ドキュメントごとに同じスタイルを適用したかったので、挿入後に書式を整えてから、その状態を再度AutoText登録していました。これは繰り返し使う書類でかなり効果的でしたよ。

2. フッターギャラリーにあるテンプレートを利用

バージョンが少し前のMac版Wordでは、「Insert > Footer」の中に「Semaphore」などが用意されていました。このテンプレートを選ぶだけで自動的に「Page X of Y」のページ番号が反映されます。

注意点

ただし、最新バージョンでは「Semaphore」が非表示になっているという報告があります。もし見当たらない場合は、AutoTextか次の「フィールドコードの直接挿入」を試してください。

3. フィールドコードを直接挿入

やや上級者向けの方法ですが、フィールドコードで細かく制御できます。

具体的な手順

1. ヘッダーやフッターを開き、「Page 」など任意の文字列を入力。
2. 「Insert(挿入)」から「Field(フィールド)」を選び、フィールド挿入ダイアログを表示。
3. カテゴリを「Numbering」に切り替え、「Page」を挿入。
4. 半角スペースを入れて「of」と入力。
5. 再び「Insert」→「Field」で今度は「Document Information」から「NumPages」を選択。
6. スペースや書式を調整すれば完成です。

Page {PAGE} of {NUMPAGES}

これがフィールドコードの全体像です。上記をヘッダーやフッターで使うと、自動的に「Page 1 of 10」のような形式が反映されます。

細かい設定が可能なので、自分好みのページ表示を作りたい場合にはこの方法が最適です。

Excel for Macでの「Page X of Y」挿入方法

Wordと同じ要領でいけそうに思えるExcelですが、実際には微妙に操作が異なります。Excelの場合は「Insert > Field」のような操作はなく、ページ設定のダイアログからフッター文字列を直接入力していきます。

1. ページ設定のフッター編集

最もスタンダードな方法として、以下の手順が知られています。

フッター欄でコードを手動入力

1. 「ページレイアウト」タブの「ページ設定」グループで「ページ設定」を開きます。
2. 「ヘッダー/フッター」タブへ移動し、「フッターの編集」をクリックします。
3. フッターに「Page &PAGE of &PAGES」のように入力します。
4. 印刷プレビューで確認すると、「Page 1 of 5」のように表示されます。

Page &PAGE of &PAGES

2. テキストの位置調整

Excelでは、フッターを左右・中央などに分割できるようになっています。必要に応じて左寄せ・中央寄せ・右寄せの位置を活用するとレイアウトがキレイです。

「Page of X」など、自分好みの英語表現に変えたり日本語を交えたりするカスタマイズも簡単にできます。

私が作るシートでは「Sheet &PAGE of &PAGES」みたいに表記を変えることも多いです。あえてExcelという文脈から「シート」という言葉にした方がチーム内で分かりやすかったりしますね。

3. Mac版Excelでの注意点

Wordのような「AutoText」のメニューはありません。したがって、Excelの場合は手入力でプレースホルダを組み合わせることが基本になります。

デザイン崩れの対処

印刷プレビューで改ページや拡大縮小の影響を受け、ページ番号が意図しない位置にずれる場合があります。その際は下記をおさえておくとよいでしょう。

1. ページ余白の調整：余白設定が大きすぎたり小さすぎたりするとズレが生じやすいです。
2. スケーリング設定：シート全体を一ページに縮小表示する際、ページ番号が見切れる場合があります。
3. フォントサイズとセル幅：フッター内の文字が長すぎると、改行されて予期せぬ配置になることがあります。

Excel側の設定によっては、テキストが折り返されずに「Page1of10」のように結合されてしまうこともあります。細かくプレビューを確認するのが無難です。

Windows版Officeとの違いと混乱を避けるコツ

1. 「Building Blocks」と「AutoText」の不一致

Windows版では「Quick Parts > Building Blocks」というメニューを開くことで、多彩なページ番号デザインが使えます。一方Mac版には対応していないものもあり、その代わりに「AutoText」が用意されています。

AutoTextを活用したテンプレート作り

1. まずWord側で、「Page X of Y」のフィールドを手動挿入して書式を好みに合わせて整えます。
2. その選択範囲を「AutoText」として登録すれば、次回からはあっという間に呼び出せます。

2. 名前が変わってしまうテンプレート例

例えば「Semaphore」のようなフッターテンプレートは、バージョンによっては名称が変わったり消えていたりします。最新のOffice 365では見当たらない事例も報告されていますので、あまりそこに固執しすぎない方が良いでしょう。

私が読んだ英語圏のフォーラムでも、「Semaphoreが見つからないんだけど…」というスレッドが最近増えた印象ですね。どうも段階的に廃止されている気がします。

実務で役立つ工夫と事例

1. チームで統一感を持たせる

プロジェクト内で書類のスタイルを統一する際、「Page X of Y」形式を標準に決めておくと見やすくなります。ロゴと一緒にヘッダーやフッターに組み込めば、どのドキュメントも同じデザインを保てます。

おすすめの実践ポイント

1. 最初にひな形となるWordテンプレートを作り、ページ番号設定を完成させておく。
2. チーム全体でそのテンプレートを共有し、以後の書類作成では使い回す。
3. Excelでも似たフッター形式にして、見栄えを揃える。

視覚的な統一は、プレゼンやクライアント提出時の印象が格段に良くなるところがポイントです。

2. 定期レポートや請求書作成で重宝する

毎月や定期的に作成する帳票類では、ページ番号の形式が統一されていると確認がスムーズです。特に大量ページの資料を提出する際、ページ総数が示されているのは閲覧者にも優しい点です。

以前、請求書を作り慣れていない担当者とチームを組んだとき、「総ページ数がどこに表示されているのか分からない」とよく聞かれました。最初から「Page X of Y」を使うようにガイドしておくと大幅にミスが減るのを実感しましたね。

まとめ

Mac版WordやExcelで「Page X of Y」形式を使うためのポイントをまとめると、以下が鍵となります。
– Word：AutoTextまたはフィールドコードを利用する。Semaphoreなどのテンプレートはバージョンによって非表示の可能性あり。
– Excel：フッターのコード入力「&PAGE」「&PAGES」を組み合わせて挿入。
– Windows版とのUI差を理解していないと迷いがち。Mac版ならではの「AutoText」や「Insert > Field」操作に慣れるのが近道。

どちらのソフトでも、挿入方法を一度覚えておくと後々まで使い回せます。個人的には、Wordでお気に入りのデザインをAutoText登録し、Excelのフッターは必要に応じて「Page &PAGE of &PAGES」と手打ちしておくのがおすすめです。実務で使う頻度も高い操作ですので、しっかりと把握しておくと生産性がぐっと上がるでしょう。