OneNoteでタスク管理や情報整理を効率化しませんか？今回はタグ機能をフル活用しながら、未完了のToDoのみを抜き出す方法やMac版特有の機能差を踏まえたテクニックなどを徹底解説します。ポイントを押さえれば作業効率がぐっと向上しますよ。
OneNoteタグ機能の基本を理解しよう
OneNoteのタグ機能は、メモやアイデア、タスクを視覚的に仕分けしやすくする便利な仕組みです。よく使われるのは「ToDo」チェックボックスですが、それ以外にも「重要」「低優先度」「質問」など、用途に合わせて多彩なタグを設定できます。
タグ機能のメリット
タグを付けるメリットは多岐にわたります。以下に代表的な例を挙げます。
- 視認性の向上：テキストにマークを付けることで、後から検索や一覧表示しやすくなります。
- タスク管理がしやすい：チェックボックス付きの「ToDo」タグで仕事やプライベートのタスクを管理できます。
- 情報の再利用が簡単：同じタグを持つノートを一括で見返すことで、アイデアの再利用や参考資料の整理がスムーズです。
標準で用意されているタグの例
OneNoteにあらかじめ用意されているタグには、以下のようなものがあります。
| タグ名 | 用途 | 特徴 |
|---|---|---|
| ToDo | タスク管理 | チェックボックスが付与される |
| 重要 (Important) | 重要事項の強調 | 目立つアイコンが表示される |
| 質問 (Question) | 疑問点の整理 | クエスチョンマークのアイコン |
| 低優先度 (Low Priority) | 優先度低めのメモ | 気になるが緊急度は低い項目 |
| メモ (Note) | ちょっとした覚書 | シンプルなメモアイコン |
これらのタグを組み合わせることで、必要なノートだけを瞬時にピックアップできます。
未完了のToDoと他のタグを同時に表示したい場合
「ToDo」にチェックボックスを付けていると、未完了タスクだけをまとめて見たくなることがあります。同時に「重要」や「メモ」といった別種タグも一覧に表示したいというケースもあるでしょう。ところが、標準のタグサマリー機能(Find Tags/Tag Summary)を使うと、以下のような制約が出てきます。
標準機能の制約
- 「未完了のアイテムのみを表示」をオンにすると、チェックボックスのあるタグだけにフィルタされる
このオプションを使うと、未チェックのToDoタスクだけが表示されます。一方で「重要」「メモ」など、チェックボックスを伴わないタグは一覧から外されてしまいます。 - 完了済みタスクを見たくないが、他のタグも見たいという要望は満たせない
標準機能では「未完了タスクのみに絞る」か「すべてのタグを表示する」かの二択になりがちです。
ワークアラウンド(回避策)の考え方
標準機能で実現しにくい要望については、以下のような回避策を検討するとよいでしょう。
- カスタムタグを作成する
重要や低優先度、メモなど、チェックボックスを伴わないタグで管理したいものを「Visible Tags」など独自のタグにまとめる方法です。すでにOneNoteが提供する「重要」「低優先度」といったタグをそのまま使うのもよいですが、一覧表示したいタグをひとつに集約したカスタムタグを作ると、同じタグサマリー画面で複数の要素を一括管理できます。 - チェックボックス管理とタグ管理を明確に分ける
タスクとして「完了/未完了」を管理したい場合はToDoのチェックボックスを使い、それ以外のカテゴリ付けには「重要」「低優先度」「メモ」などカスタムタグを割り振るようにします。あくまでToDoはタスクの管理、それ以外はタグで分類するという棲み分けを明確にすると運用しやすくなります。 - タグサマリーで「未完了のみを表示」をオフにする
どうしても「未完了のみに絞り込みたい」場合には不都合がありますが、すべての項目が表示されるため、他のタグ情報も一緒に参照できます。この場合、完了済みのToDoも一覧に含まれてしまうので、そこは手動でチェックを外したタスクのみを探すなどの工夫が必要です。 - サードパーティーツールやアドオンを検討する
OneNoteには公式が提供していない多彩なアドインやサードパーティーツールがあります。これらのツールを使うと、より高度なタグ管理や検索ができる可能性があります。ただし非公式ツールの場合は機能保証やセキュリティの観点から注意が必要です。
Mac版OneNoteでのタグ検索を活用する
Windows版OneNoteと比べると、Mac版OneNoteのタグ機能やUIはどうしても限定的になりがちです。最適な運用を目指すために、Mac版でのタグ検索の使い方を把握しておきましょう。
Mac版とWindows版での機能差
Mac版OneNoteでは、Windows版にある「Tag Summary(タグの概要)」や「検索オプション」などが大幅に簡略化されている場合があります。バージョンによってはメニューが異なる、あるいは一部機能が非対応のケースもあるため、日々のアップデート状況を確認することが大切です。
Mac版OneNoteの代表的なタグ検索方法
- リボン(上部メニュー)から「ホーム(Home)」タブを確認
Mac版ではWindows版のようにリボンの構造が若干異なります。「ホーム」タブの中にタグ関連のアイコンが見つかる場合があります。 - 検索ボックスでのタグ絞り込み
右上の検索ボックスに「tag:重要」や「tag:ToDo」などのキーワードを入力すると、該当するタグを含むノートがヒットします。ただしタグ入力の判定が厳密ではない場合もあるため、うまくヒットしないときは複数のキーワードを試すとよいでしょう。 - カスタムタグの作成が難しい場合の代替案
Mac版ではWindows版ほど柔軟にカスタムタグを設定できない場合があります。その場合、既存タグを流用するか、テキスト検索と組み合わせて使うなどの工夫が必要になります。
バージョンアップでの改善に期待
MicrosoftはOneNoteの各種デバイス版を継続的にアップデートしています。今後の更新でWindows版に近いタグ機能が追加される可能性もあるので、定期的に公式情報をチェックすることをおすすめします。
具体的な運用例：タグとToDoの組み合わせ
ここでは、タグを使いこなしてタスク管理を強化する具体的な運用例をご紹介します。
運用フローの一例
- まずは徹底的にメモする
アイデアや会議メモ、タスクになりそうな事柄をOneNoteに書き留めます。 - タグの割り当てを行う
- タスクは「ToDo」チェックボックスをオンにする。
- 重要なものは「重要」タグ、気になるが後回しのものは「低優先度」タグを付ける。
- ToDoタスクの進捗チェック
定期的にタグサマリーを開いて「ToDo」にチェックを付けて完了を管理する。 - タイミングによって使い分ける
- 作業前：未完了ToDoの一覧を確認したい場合は「show only unchecked items」をオン
- 情報整理：すべてのタグを一覧で見ながら関連情報をチェックしたい場合は「show only unchecked items」をオフ
OneNoteタグ活用のテクニックまとめ
- ToDoはタスク管理のみに絞る
ToDoチェックボックス付きタグは、「完了」「未完了」のステータスを付けたい場面でのみ使うと管理しやすいです。 - カスタムタグで情報整理をレイヤー化
自分がよく使うタグをひとまとめにしたカスタムタグを作ると、複数の属性を一気にフォローできます。 - 既存タグを再定義するのも手
Mac版でカスタムタグが作りにくい場合、デフォルトのタグを再利用して、「重要」「低優先度」を自分流に読み替えて使う発想も有効です。 - タグ検索を「ToDo」以外に広げてみる
ノート全体を対象に「tag:重要」や「tag:低優先度」を検索して、該当メモだけ抜き出すと多角的な情報整理ができます。
カスタムタグを活用するサンプル
ここでは、独自に作成するカスタムタグを使った運用例を簡単な擬似コードやテーブルで示してみます。あくまでイメージですが、運用の参考にしてください。
カスタムタグの設計例
| タグ名 | アイコン | 用途 |
|---|---|---|
| ToDo (標準) | チェックボックス | タスク管理（完了/未完了の把握） |
| 重要-Custom | ⭐ | 最重要案件や後から見返す項目 |
| アイデア | 💡 | 発想メモやブレストの記録 |
| LowPriority-Custom | ↓ | 優先度の低いもの |
| メモ-Common | 📝 | 全般的なメモ |
| VisibleGroup | 👀 | 他のタグをまとめて「可視化」用 |
上記の「VisibleGroup」タグは一例ですが、「重要」「LowPriority-Custom」「メモ-Common」などとあわせて付けておくことで、「未完了のToDo」ではないが目立たせたいノートをまとめられます。
簡単なタグ割り当て例 (擬似コード)
# ノート本文
- [ ] OneNote新機能チェック (タグ: ToDo, 重要-Custom)
- [ ] 予算報告書の作成 (タグ: ToDo, LowPriority-Custom)
- 検討したい企画アイデア (タグ: アイデア)
- Q1目標の進捗メモ (タグ: VisibleGroup, メモ-Common)
- [ ] チーム勉強会テーマ決定 (タグ: ToDo, VisibleGroup)上記の例では、[ ]が未チェックのToDoです。これらをタグサマリーで見たとき、
- 「未完了のみ」をオンにするとToDoが一覧に出る
- しかし「VisibleGroup」や「アイデア」タグなどは表示されない
- すべてのタグを一覧表示すれば、チェックボックス付きもその他のタグもまとめて見られる
こうした特性を踏まえて、時と場合によってフィルターを切り替えるのが運用のコツです。
Macユーザー必見！追加で意識したいポイント
Windows版に比べるとMac版は機能が少ないと感じるかもしれませんが、その分シンプルな操作でタグ管理を行えるメリットがあります。Macユーザーが特に意識したいポイントをまとめます。
最新のバージョン情報を常にチェック
MicrosoftはMac版OneNoteの機能強化を進めています。アップデートによって細かい仕様が変わる可能性があるため、定期的にApp StoreやMicrosoft公式サイトでリリースノートを確認しましょう。
OneNote Onlineとの連携も検討する
ブラウザからアクセスできるOneNote Onlineも活用すると、Windows版との機能差をある程度埋められるケースがあります。Mac版でできない操作でも、Webブラウザからアクセスすればタグの管理が少し柔軟に行えるかもしれません。
OneNote Onlineのタグ利用例
OneNote Onlineからログインして同じノートブックを開き、タグ付き項目を検索する流れです。以下のように使い分けるとよいでしょう。
- Mac版OneNoteで日常的にメモする
- 細かいタグ管理やタグサマリー表示はOneNote Onlineで確認する
- 必要に応じてWindows版OneNoteやモバイル版OneNoteとも連動して編集する
このようにマルチプラットフォームを駆使することで、Mac版の機能不足を補完できます。
まとめ：OneNoteタグ機能を使いこなして生産性を最大化しよう
OneNoteのタグ機能は、多忙な日々の中で情報を効率良く整理するうえで大きな助けとなります。一方で、「未完了のToDoのみを表示したいが、他のタグも同時に見たい」という要望は、標準機能だけでは実現しにくいのが現状です。しかし、カスタムタグを活用したり、サードパーティーツールを試すことで、ある程度の回避策を講じることができます。
Mac版OneNoteでタグ機能を活用する際は、Windows版やOneNote Onlineとの機能差をしっかり把握し、連携やアップデート情報をこまめにチェックすると良いでしょう。そうすることで、タグ管理をストレスなく行い、OneNote本来の情報整理力とタスク管理力を最大限に引き出すことができます。
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