リモートワークの普及とともに、ブラウザでOutlook（OWA：Outlook Web Access）を利用する機会が増えました。しかし、検索結果の上部に表示される「トップ結果」に違和感を覚える方も多いでしょう。本記事では、OWAでの「トップ結果」を無効化し、よりスムーズな検索体験を実現する方法を解説します。
「トップ結果」とは何か？
ブラウザ版Outlook（OWA）でメールを検索した際、結果の上部に表示される「トップ結果」は、Microsoftのアルゴリズムによって重要度が高いと判断されたメールを優先的にピックアップしたものです。利用者によっては、見たいメールがリストの下に隠れてしまったり、検索結果の整合性が分かりにくいと感じたりする場面もあります。特にデスクトップ版Outlookに慣れている方にとっては、トップ結果が煩わしく感じることもあるでしょう。
「トップ結果」を無効化するメリット
「トップ結果」はAI的なアプローチで関連性の高いメールを表示する意図があるものの、ユーザーによっては不要と感じることがあります。無効化すると、以下のメリットが考えられます。
- 検索結果の一覧性向上
検索結果が時系列順に表示されるため、メールの流れを追いやすくなります。 - 操作のシンプル化
トップ結果欄を飛ばして探す手間が省け、少ないクリックで目的のメールに到達できます。 - デスクトップ版Outlookとの整合性
デスクトップ版Outlookの検索表示に合わせたい場合、UI/UXのギャップを減らしてストレスフリーに利用できます。
実際の利用シーン
たとえば、メール検索で特定の日時や送信者を重視しているときに、トップ結果が優先的に表示されると、思っているメールが下位に埋もれてしまうケースが起こります。何度もスクロールする必要が出たり、「本当に見つけたいメール」がトップ結果のあとにリストアップされるため視認性が下がったりします。こうした場面で、トップ結果の無効化は作業効率向上に寄与するでしょう。
具体的な「トップ結果」無効化手順
OWAのバージョンや言語設定によって表示されるメニューや文言は異なる場合がありますが、基本的な流れは以下のとおりです。
| ステップ | 操作内容 |
|---|---|
| 1 | OWAの画面右上にある設定（歯車アイコン）をクリック |
| 2 | 表示された検索バーに「トップ結果」または「Top Results」と入力 |
| 3 | 「トップ結果を表示しない」または“Don’t show top results”を選択 |
| 4 | 設定画面を閉じるか保存して完了 |
この設定を行うと、検索結果を表示した際にトップ結果がなくなり、従来の時系列やフィルターに忠実な形でメールが並ぶようになります。
設定画面が見つからない場合の対処法
万が一、歯車アイコンをクリックしても検索バーに「トップ結果」や「Top Results」が見当たらない場合、以下の点を確認してみてください。
- OWAの言語設定を確認
日本語表示にしている場合は「トップ結果」、英語表示にしている場合は「Top Results」と入力すると見つかりやすいです。 - OWAのバージョン
企業アカウントや組織が利用している環境によって、OWAのバージョンが古いケースも考えられます。最新のバージョンにアップデートされているか確認しましょう。 - 権限や管理者による制限
組織のポリシーでトップ結果の表示設定を変更できない場合があります。その際はシステム管理者やIT部門に相談してみてください。
管理者に問い合わせる際のポイント
企業や組織で管理しているアカウントの場合、ユーザー単位の設定で制限がかかっている可能性があります。管理者やITサポート担当者に問い合わせる際は、以下の情報をまとめておくとスムーズです。
- 自身のアカウント情報（メールアドレス・所属部署など）
- 利用中のOWAのバージョン（もしくはOffice 365のプラン）
- 希望する設定内容：トップ結果を無効にしたい旨
管理者側でポリシー設定を変更する場合、Exchange OnlineまたはMicrosoft 365管理センターから、ユーザーに許可を与える形で調整を行う必要がある場合もあります。そのため、管理者とのコミュニケーションが重要です。
無効化設定後の検索のポイント
トップ結果を無効にした後は、デスクトップ版Outlookとほぼ同様に、検索結果が一覧で表示されるようになります。検索をよりスムーズにするため、以下のテクニックも活用してみましょう。
キーワード検索のテクニック
検索バーで特定のキーワードを入力することで、該当のメールを素早く見つけることができます。複数キーワードを組み合わせる場合はスペース区切りで入力するか、AND/OR条件を活用すると便利です。
例） 件名に「プロジェクト」と「打ち合わせ」が含まれるメールを探したい
→ 「プロジェクト 打ち合わせ」と入力また、差出人や宛先など特定のフィールドにフォーカスした検索をしたい場合は、検索演算子を使うことも有効です。たとえば、from:山田 と入力すると、「差出人が山田」のメールに限定して検索できます。
フィルター・並び替えの活用
トップ結果をオフにした後は、検索結果が投稿日時順に並ぶようになりますが、受信日時や送信者順など、自分に最も合った表示順に並び替えるとさらに効率的です。また、「すべてのフォルダーから検索する」や「特定のフォルダーのみから検索する」など、対象を明確にすることで不要な結果を減らすことができます。
フォルダー分けとの組み合わせ
日々大量のメールを受信する方は、ある程度フォルダー分けを行っておくと、OWAでの検索の精度も上がり、トップ結果をオフにした状態でも目当てのメールをすぐに見つけられます。プロジェクトごとにフォルダーを作ったり、送信者ごとにルールを設定したりして、検索対象を絞りやすくする工夫も効果的です。
トップ結果が再度有効になるケースは？
一度オフにしたトップ結果設定が、次回ログイン時やブラウザ更新後に再度有効になってしまうケースはあまり多くありません。ただし、組織のポリシーが更新されたり、ブラウザのキャッシュがクリアされたタイミング、あるいは別のデバイスでログインした際などに設定がリセットされる可能性があります。その場合は、もう一度同じ手順で無効化設定を行うか、管理者に確認してください。
スマホ版Outlookアプリとの違い
スマートフォンやタブレットで使用するOutlookアプリとは、設定画面や機能の配置が異なります。スマホ版Outlookでは、アプリ独自のレイアウトや操作体系があり、「トップ結果」の設定項目が見つけにくい場合があります。アプリ版で同様の機能をオフにしたい場合は、アプリの設定画面を開いて「メールの並び順」や「優先受信トレイ」などのオプションを確認すると見つかることがあります。
スマホ版なら「優先受信トレイ」設定もチェック
特にiOSやAndroid向けのOutlookアプリでは、「優先受信トレイ（Focused Inbox）」機能が有効になっていると、重要と判断されたメールが優先タブに振り分けられます。この設定をオフにすると、受信トレイがひとつに統合されるため、トップ結果や重要メールを自動的に仕分けする機能を使いたくない場合は一緒に確認しておくと良いでしょう。
ユーザー目線で見る「トップ結果」機能
Microsoft側としては、AIや機械学習のアルゴリズムを活用してユーザーの生産性を向上させる目的があります。しかし、ユーザーの利用習慣やメールの使い方によっては、かえって混乱する要因となり得ます。トップ結果機能が便利だと感じる方もいれば、手動でメールを整理・検索するワークフローを好む方もいるわけです。自分の使い方やワークスタイルに合わせて、トップ結果を有効化したり無効化したりカスタマイズできる点は大きなメリットです。
トップ結果が便利に感じる場合
- 受信メールの数が非常に多い
- フィルタリングやフォルダー分けをあまりしない
- 特定の送信者からのメールを優先的に見落としたくない
- AIによる自動判定にメリットを感じる
トップ結果を無効にしたほうが良い場合
- 時系列で必ず確認したいメールがある
- 過去メールを細かくさかのぼるケースが多い
- 自身でメールをしっかりフォルダ分けして運用している
- デスクトップ版Outlookの表示と同じにしたい
デスクトップ版Outlookとの比較
デスクトップ版Outlookには「トップ結果」という表現ではなく、「優先受信トレイ」機能や検索フォルダーなど、別の形で類似機能が存在します。ただし、デスクトップ版は細かな表示設定やフォルダ管理、フィルター設定などがより充実しており、ユーザーごとに柔軟に検索環境を整えやすい側面があります。
デスクトップ版Outlookの設定例
デスクトップ版Outlookでは、リボンメニューの「表示」タブなどから「ビューの設定」を使い、並び替えの条件やフィルターの条件を詳細に指定できます。また、「検索フォルダー」を作成すると、一定の条件で自動的に絞り込まれたメールをまとめて表示できるため、OWAよりも複雑な要件を満たした検索体験が可能です。
トラブルシューティング
実際の運用で起こりうるトラブル事例とその対処法をまとめました。
トップ結果をオフにしても表示が消えない
- ブラウザのキャッシュクリア
設定を保存しても反映されない場合、ブラウザのキャッシュを一度クリアして再度ログインし直すと改善することがあります。 - 別のブラウザやデバイスで試す
同じアカウントでも、利用しているブラウザによってはキャッシュやクッキーの影響で設定が反映されないことがあります。EdgeからChrome、Firefoxに切り替えてみるなど検証してみましょう。 - 管理者側のポリシー
管理者やIT部門のポリシーでトップ結果の設定が固定されている場合、ユーザーが変更しても即時に元に戻ることがあります。管理者に確認してください。
設定項目自体が見当たらない
- OWAのUIが変更された
Microsoft 365のアップデートサイクルに伴い、UIが大幅に変わることがあります。新しいUIではオプション名が変更されている場合があるため、再度検索バーでキーワードを試してみてください。 - テナントごとの差異
大企業向け、教育機関向けなど、契約しているプランによって利用できる機能が異なる場合があります。自身のテナントのプランや契約内容を確認してみましょう。
管理者向け：Exchange Onlineでの設定
もし組織内で多数のユーザーから「トップ結果を無効化したい」という要望がある場合、管理者がExchange Online PowerShellを使ってポリシーを適用する方法も検討できます。ただし、現時点ではトップ結果のオンオフを一括管理する明確なポリシーは提供されていないケースがあります。実際に設定を行う際はMicrosoft 365管理センターやExchange管理センターの機能追加情報をチェックしてください。
以下は一般的なExchange Online PowerShell接続例です。トップ結果設定を一括管理できるコマンドは公式ドキュメントを確認する必要がありますが、接続方法の参考として紹介します。
# Exchange Online PowerShellに接続する例
$UserCredential = Get-Credential
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $Session -DisableNameChecking
# ...ここにポリシー関連のコマンドを挿入...
# 作業完了後にセッションを削除
Remove-PSSession $Sessionこのように、組織全体で一括設定をしたい場合はPowerShell接続してポリシーを管理する方法がありますが、設定の可否やコマンドはテナントのプランやMicrosoftのアップデート状況によって変化するため、都度ドキュメントの確認が必要です。
まとめと今後の展望
ブラウザ版Outlook（OWA）で表示される「トップ結果」は、ユーザーの作業効率を高める一方で、慣れないうちは混乱を招く場合もあります。デスクトップ版Outlookと同等の並び順を求める方や、フォルダー管理をしっかり行っている方は無効化を選択するとより快適にメール検索を行えます。手動での設定が難しい場合や会社のポリシーにより設定変更ができない場合は、管理者に相談し、組織としてのメール運用方針を検討してみましょう。
さらに、Microsoft 365のアップデートにより、今後「トップ結果」自体の挙動や名称が変更される可能性もあります。定期的に公式ドキュメントや管理センターのアップデート情報をチェックし、最新の状態を把握することが大切です。各ユーザーのニーズやワークスタイルに合わせて使いこなせば、OWAの検索機能は非常に強力なツールとなってくれるはずです。
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