Gmailからエクスポートした連絡先をOutlook 2021へインポートしようとしたときにエラーが出てしまうと、日頃の作業が滞ってしまいがちです。特に、CSVファイルの空白列や不要な行、文字コードの違いなどが原因でうまく取り込めないケースが多いといわれています。そんなトラブルを解決するための具体的な方法とポイントを、分かりやすくまとめました。これからご紹介するステップを踏むことで、スムーズに連絡先をOutlookへ移行できるようになります。
Gmailから連絡先をエクスポートする手順
Gmailの連絡先をOutlookへ取り込む際は、まずCSVファイル形式でデータを出力する必要があります。正しくエクスポートできていないと、Outlook側でエラーを起こす原因にもなるため、以下の手順を確認しながら慎重に作業を進めましょう。
Gmailの連絡先画面からのエクスポート
- Gmailをブラウザで開き、「Googleアプリ」から「連絡先」を選択する
- 画面左側のメニューから「エクスポート」を探す
- エクスポート形式で「Google CSV」や「Outlook CSV」を選択し、ファイルを保存する
Gmailの連絡先画面でエクスポートするときは、用途に応じたフォーマットを選びましょう。一般的にはGoogle CSV形式で問題ありませんが、日本語を含む場合、文字化けが起こる可能性があるため、後述の文字コードの項目で紹介する工夫も意識してください。
サンプルCSVの中身を確認しよう
手順としてはファイルのダウンロードが完了した時点でCSVファイルが手元にある状態です。以下のようなイメージで、一行目に項目名が並び、二行目以降に連絡先の情報が羅列されます。
Name,Given Name,Additional Name,Family Name,Email Address
山田 太郎,太郎,,山田,taro.yamada@example.com
佐藤 花子,花子,,佐藤,hanako.sato@example.com一行目の列名と二行目以降のデータの順番が合っているか、また想定外の空白列・不要列がないかをざっと確認しておきましょう。
インポートエラーの原因を洗い出す
Outlook 2021へCSVをインポートする際に「CSVファイルにアクセスできない」というメッセージが表示される原因はさまざまです。特に考えられる主な要因として、以下の点が挙げられます。
1. CSVファイルが開きっぱなし
Excelや他のソフトでCSVファイルを開いたままの状態でOutlookがインポートを試みると、ファイルロックの影響でアクセスできないことがあります。Excelや他のアプリケーションを閉じてから再度インポートを実行してみましょう。
2. 余分な列や行の存在
GmailからエクスポートしたCSVファイルには、必要のない空白列（A列とB列の間に何も入っていない列が挿入されているなど）や空の行が含まれている場合があります。Outlook側でフィールドマップを行う際、余計な列があると正しく処理されずエラーが出ることがあります。
3. 文字コードの不一致
GmailでエクスポートされるCSVファイルの文字コードはUTF-8であることが多いですが、OutlookやExcelがデフォルトで期待する文字コードがShift_JISの場合もあります。そのため、UnicodeとShift_JISの差異で文字化けや認識エラーを招くことがあります。
4. ファイル形式の誤り
連絡先を修正するときにExcelブック形式（.xlsx）で上書き保存してしまうなど、拡張子が.csvでも実際はCSV形式ではないケースがあります。ファイルサイズや改行コードなどにも影響が出るため、正しく「CSV (カンマ区切り)」として保存することが大切です。
5. Outlookのバージョン/設定の問題
Outlookのバージョンによってインポートウィザードの画面や設定オプションが若干異なる場合があります。また、拡張機能やセキュリティソフトとの相性でインポート時にエラーを起こすこともあるので、バージョンアップやOffice更新プログラムの適用状況も確認してみてください。
Excelでの事前整形方法
GmailからエクスポートしたCSVをそのままOutlookへ取り込むとうまくいかない場合は、Excelで事前に整形するとスムーズに作業が進みます。ここではExcelでの基本的な修正手順を紹介します。
1. ExcelでCSVファイルを開く
- エクスポートしたCSVファイルを右クリックし、「プログラムから開く」でExcelを選択
- 文字コードの選択画面が表示される場合はUTF-8を選んで開く
もし文字化けが発生した場合は、データ→テキスト/CSVから取り込みなどの機能を使い、正しいエンコード（UTF-8）を指定しながら取り込む方法を試してみてください。
2. 不要な列や空白の行を確認して削除
実際のCSVデータの中には、以下のように不要なスペースや空列が混在していることがあります。下記は架空の例ですが、空白列(C列やF列など)がある状態です。
| 列A | 列B | 列C | 列D | 列E | 列F |
|---|---|---|---|---|---|
| Name | Given Name | Family Name | Email Address | ||
| 山田 太郎 | 太郎 | 山田 | taro.yamada@example.com | ||
| 佐藤 花子 | 花子 | 佐藤 | hanako.sato@example.com |
このように明らかに空白でデータがない列や行があれば、削除や調整を行います。列の削除は列を右クリックし「削除」を選択するだけでOKです。
3. データの整合性を確認する
空白の行が原因でデータがずれているケースもあるため、必要に応じて削除、あるいは正しい位置へ移動してください。特に重複した行や同じメールアドレスが複数行にまたがっている場合は、整理して重複を避けるのが望ましいでしょう。
4. CSV形式で再保存する
データ修正後は、必ず「ファイル」→「名前を付けて保存」→「CSV(カンマ区切り)」を選択して上書き保存します。Excelブック形式（.xlsx）のままではOutlookでインポートできないので注意が必要です。
Name,Given Name,Family Name,Email Address
山田 太郎,太郎,山田,taro.yamada@example.com
佐藤 花子,花子,佐藤,hanako.sato@example.com上記のように、最小限の項目だけをわかりやすく並べると、Outlookでインポートするときのフィールドマッピングがスムーズに行えます。
Outlook 2021でのCSVインポート手順
整形が完了したCSVファイルが用意できたら、いよいよOutlook 2021に連絡先を取り込んでいきます。基本的な流れは従来のOutlookとほぼ同様ですが、バージョンごとの違いに注意しながら手順を進めてください。
1. インポート画面を開く
- Outlookを起動し、画面左上の「ファイル」をクリック
- 「開く/エクスポート」→「インポート/エクスポート」を選択
ここまではOutlook 2019でも同じ操作ですが、Outlook 2021の場合はメニューの配置が微妙に異なる場合があります。画面上部のリボンから「ファイル」タブを探して進んでください。
2. インポートウィザードの選択
表示されるウィザード画面で「他のプログラムまたはファイルからインポート」を選んだ後、「カンマ区切り値（CSV）」を選択します。なお、もしも「Outlook CSV」や「vCard」などの選択肢がある場合は、今回は「カンマ区切り値（CSV）」を選びましょう。
3. CSVファイルを指定する
事前に整形して再保存したCSVファイルを指定します。パスを間違えないように注意しつつ、指定が完了したら「次へ」をクリックします。
4. 連絡先フォルダを指定する
Outlook上で連絡先を格納するフォルダを選びます。特に複数のアカウントを設定している場合は、誤って別のアカウントの連絡先フォルダを選択しないように注意してください。連絡先フォルダが分散してしまうと、後の検索や管理に手間がかかります。
5. フィールドのマッピングを確認
インポートする項目とOutlook側のフィールドとをマッピングする画面が表示されます。ここで、CSVの列名がOutlook側の「名前」や「メールアドレス」などと正しく対応しているかを確認しましょう。
もし一致していない場合は手動でドラッグ＆ドロップし、正しい項目に割り当てます。
6. インポート実行
すべての設定が終わったら「完了」ボタンをクリックし、インポートを実行します。完了後にOutlookの連絡先フォルダを確認し、データが正しく取り込まれているかチェックしましょう。
インポートエラーを回避するためのポイント
インポート中のエラーを防ぎ、スムーズに作業を進めるためのポイントをまとめました。事前に押さえておくと、余計なトラブルを避けることができます。
文字コードの変換
もしインポート後に文字化けが起こる場合は、メモ帳やテキストエディタ（Visual Studio Codeなど）でCSVを開き、「Shift_JIS」や「UTF-8」へ再度変換して保存し直す方法があります。
特に旧バージョンのOutlookはShift_JISを標準としている場合もあるため、UTF-8で保存されたCSVを読み込むと文字化けが発生することがあります。
アイコン付きでわかる文字コード変換例
# Windows PowerShellの場合
# UTF-8のCSVをShift_JISに変換するサンプルスクリプト
Get-Content -Path "C:\temp\contacts_utf8.csv" |
Out-File -FilePath "C:\temp\contacts_sjis.csv" -Encoding defaultPowerShellでは、-Encoding default でShift_JIS相当で保存されるケースが多いです。ご利用の環境によって動作が異なる場合がありますので、あらかじめテストしてみてください。
Excelのテキストファイルウィザードを利用する
新しいExcelでは、[データ]タブの「データの取り込みと変換」機能で文字コードを指定しながらCSVを読み込めます。そこから不要な列を削除し、最終的に再度CSV形式で保存することも可能です。文字コードでトラブルが多いと感じる方にはオススメの方法です。
定期的なバックアップの大切さ
連絡先はビジネスやプライベートで非常に重要な情報です。インポートやエクスポートの作業前に、必ず現状の連絡先をバックアップしておくことで、万一のデータ消失を防ぐことができます。Outlookの連絡先は通常のPSTファイルに含まれますが、外部メディアやクラウドにも定期的にバックアップをとっておくと安心です。
よくあるQ&A
最後に、今回のGmailからOutlookへの連絡先インポートに関して、よくある質問をQ&A形式でまとめました。
Q1. 「指定したファイルにアクセスできない」と出るのですが？
A. まずはCSVファイルを他のアプリケーションで開いていないか確認してください。エクスポートしたCSVを開いていたり、ファイルエクスプローラーでプレビューしているケースも原因となることがあります。すべて閉じた上で再試行しましょう。
Q2. Outlookで日本語が文字化けしてしまいます。
A. CSVの文字コードをShift_JISに変更して再保存してみてください。GmailのCSV出力がUTF-8の場合、Outlookが文字コード変換に対応していないと文字化けが起こることがあります。Excelやテキストエディタの機能を使い、Shift_JISで再保存してください。
Q3. 列の並びが狂ってしまった場合、どうすればいいですか？
A. フィールドマッピングの画面で手動で調整するか、事前にCSVファイルをExcelで整理しましょう。たとえば「名」「姓」「メールアドレス」の列順で整えてからインポートすると、Outlook側の対応もスムーズに進みます。
Q4. 重複している連絡先をまとめる方法は？
A. Outlookにインポートするときに、重複を許可する・置き換える・作成しないなどのオプションを選択できます。既に同じメールアドレスがある場合は上書きするか、別の連絡先を新規作成するか確認しましょう。また、CSVファイル上で重複行を削除・統合しておく方法もあります。
まとめ
Gmailの連絡先をOutlook 2021にインポートできない場合は、CSVファイルの内容や形式を細かくチェックし、Excelやテキストエディタで不要な列・行を削除したうえで再度「CSV（カンマ区切り）」で保存するのが効果的です。さらに文字コードの問題も頻繁に生じるため、文字化けやエラーが多い場合はSHIFT_JISとUTF-8を切り替えて試してみてください。最後にOutlookのインポートウィザードでフィールドマッピングを行い、正しいフォルダに連絡先が取り込まれているかをしっかり確認すれば完了です。
日頃から連絡先のバックアップを定期的に取っておくことで、トラブル発生時にも焦らず対処できます。今回ご紹介したポイントを押さえておけば、今後同じようなエラーに直面した際もスムーズに対応できるでしょう。
コメント