Mac版Outlookを使っていると、メールの整理や不要な添付ファイルの削除など、定期的なメンテナンスが大切になります。特に受信トレイの容量を超過してしまうと、新規メールが受信できなくなったり、動作が重くなったりするため、事前に使用状況を把握することは欠かせません。この記事では、クラシック版と新しいOutlook（New Outlook）の両方に対応した受信トレイ容量の確認方法や、実際にメンテナンスするときの具体的なステップをご紹介します。今まさにメールの容量管理でお悩みの方は、ぜひ参考にしてみてください。
Mac版Outlookでの容量確認が重要な理由
Mac版Outlookで日々のメールをやりとりしているうちに、いつの間にか受信トレイや送信済みアイテムなどのフォルダが膨大な量になってしまうことはありませんか。メールには添付ファイルが付くことが多く、特に大容量のPDFや画像、動画などが増えていくと、あっという間にギガバイト単位で容量を消費してしまうケースもあります。容量を超えると以下のような問題が起きることがあるため、定期的な容量チェックは非常に重要です。
- メールサーバーの容量制限を超えて新規メールの受信がストップ
- Outlook自体の動作が遅くなり、フリーズやクラッシュが発生する
- フォルダの整理が追いつかず、重要メールの見落としにつながる
受信トレイやフォルダの使用状況をこまめに確認し、不要なメールを削除したりアーカイブしたりすることで、Outlookを快適に使い続けられるようにしましょう。
クラシック版Outlook（従来バージョン）での容量確認方法
クラシック版Outlookをお使いの場合は、比較的簡単な手順でフォルダごとの使用容量を確認できます。以下では、代表的な2つの方法をご案内します。
方法1：Mailbox Cleanup機能を利用する
クラシック版Outlookには、標準機能として「Mailbox Cleanup」が用意されています。この機能を使うと、各フォルダごとの使用容量やメールの合計容量などを簡単にチェックできます。手順は下記のとおりです。
- Outlookを起動し、画面上部のメニューバーから[Tools]をクリック
- 表示されたメニューの中から[Mailbox Cleanup]を選択
- ポップアップ画面で[View Mailbox Size]をクリック
- 新たに表示されるウィンドウで、各フォルダのサイズを確認
この画面を見ると、受信トレイ、送信済みアイテム、下書き、削除済みアイテムなどの主要フォルダだけでなく、ユーザーが作成したカスタムフォルダごとのサイズも一覧表示されます。これにより、どのフォルダが最も容量を圧迫しているか一目でわかり、不要なメールの削除やアーカイブの優先度を判断しやすくなるでしょう。
方法2：フォルダのプロパティから直接確認する
もしMailbox Cleanupの画面を開くのが面倒な場合、各フォルダを直接右クリックしてプロパティを確認する方法もあります。具体的な手順は次のとおりです。
- Outlookを起動し、容量を知りたいフォルダを右クリック
- 表示されたコンテキストメニューから[Properties]（または[フォルダのプロパティ]）を選択
- そこに表示されるオプションの中から[Folder Size]をクリック
- フォルダ容量が表示され、必要に応じてサブフォルダの容量も確認
この方法は個別フォルダ単位で容量をチェックできるため、「特定のプロジェクト用フォルダだけをすぐに確認したい」というときに便利です。
新しいOutlook（New Outlook）での容量確認方法
近年リリースされている新しいOutlook（New Outlook）は、クラシック版に比べてUIが刷新されており、従来の「Mailbox Cleanup」機能が見当たらないケースがあります。新UIでは、実質的に同等の機能が標準搭載されていない場合があり、直接的なフォルダ容量表示ができないことも珍しくありません。ここでは、新UIを使う場合に考えられる対処法をいくつかご紹介します。
方法1：クラシック版に切り替えて確認する
新UIがどうしても使いにくい、または容量チェック機能が見当たらない場合は、可能であればクラシック版Outlookに切り替えて確認する方法が最も手早いです。Microsoftは新UIへの移行を進めてはいますが、現段階ではクラシック版に戻せるオプションが残されていることがあります。切り替え方法はOutlookのバージョンによって異なりますが、多くの場合、画面右上や設定メニューに「New Outlook」のスイッチがあり、オン・オフの切り替えができるようになっています。
方法2：Outlookのサポート機能やMicrosoftサポートに問い合わせる
新UIでは、従来のMailbox Cleanupに相当する機能が公式にサポートされていない可能性があります。そのため、Outlookの組み込みサポート機能（「ヘルプ」や「問題を報告」など）を利用して問い合わせを行うか、Microsoftのサポートページから容量確認について相談することも一つの手段です。特に新UIの最新ビルドでは、継続的に機能が追加・改修されているため、問い合わせ時点の最新情報を得ることができるかもしれません。
方法3：Outlook on the WebやExchange管理画面でチェックする
Exchangeアカウントを利用している場合は、Outlook on the Web（ブラウザでアクセスできるOutlook）やExchange管理画面（管理者向け）からメールボックス全体の容量を確認できます。個別フォルダの細かい容量は分からなくとも、全体の使用量を把握するには有効な方法です。
- Outlook on the Webの場合
- ブラウザでOutlook on the Webにアクセス
- アカウントにログインし、[設定]アイコンをクリック
- [全てのOutlookの設定を表示]→[一般]→[ストレージ]などの項目を確認（画面構成はバージョンにより異なる）
- メールボックスの総容量や使用中の容量が表示される
- Exchange管理画面の場合（管理者向け）
- Microsoft 365管理センターまたはExchange管理センターにアクセス
- 対象ユーザーを選択し、メールボックス情報を見る
- 使用量や制限値の設定状況を確認
これらの方法で全体の容量を把握するだけでも、受信トレイが容量超過になりそうかどうかの判断に役立ちます。
方法4：ローカルデータフォルダの容量をFinderで確認する
新しいOutlook（New Outlook）でフォルダ単位の容量を直接見ることが難しい場合、MacのFinder上でOutlookのデータフォルダを確認するという回避策も存在します。ただし、この方法はフォルダ単位ではなく、Outlook全体のデータファイルの容量しか把握できないことが多いため、細かいフォルダ別の容量を知りたい場合には不向きです。どうしても全体規模が知りたい時の最終手段として覚えておく程度で良いでしょう。
メールボックス容量の整理とメンテナンスのコツ
容量を確認できたら、次は実際に不要なメールを削除したり、添付ファイルを整理したりする作業を行う必要があります。以下では、メールボックスを効率的に整理するためのコツをご紹介します。
不要なメールの一括削除
古いセール情報やニュースレターなど、もう読み返さないメールが溜まっていませんか。これらは件名や送信元でフィルタリングすることで、一括削除が行いやすくなります。例えば、件名に「Newsletter」と含まれるものだけを検索し、一括削除やアーカイブを実施すると、作業が大幅に効率化します。
添付ファイルの分離・圧縮
メールボックス容量を圧迫している原因の多くは添付ファイルです。重要な添付ファイルでも、ローカルのフォルダやクラウドストレージ（OneDriveやSharePointなど）に保存してしまえば、メール自体には添付ファイルを残す必要がありません。添付ファイルを取り外してメール本文だけを残す「アーカイブ」機能を使うか、一度PCにダウンロードしたうえで、メール上の添付ファイルを削除するのも手です。また、画像やPDFを圧縮してサイズを小さくするソフトを活用すると、再送信時などにも役立ちます。
アーカイブフォルダの活用
Microsoft 365やExchangeを利用している場合、サーバー上でのアーカイブフォルダが用意されていることがあります。これを利用すれば、日常的に参照しないけれども今後必要になるかもしれないメールを受信トレイから移動し、本体のメールボックス容量を節約できます。多くの環境で、自動アーカイブやルールを設定して一定期間を経過したメールをアーカイブに移動させる機能が使えるため、日々のメンテナンスの手間を減らせます。
よくあるトラブルと対処法
メールボックスの容量確認やメンテナンス時に、よく起こるトラブルとその対処法をいくつかピックアップしました。
トラブル1：表示されるメール容量が実際の使用量と合わない
Outlookがインデックスを更新していない場合や、削除済みアイテムフォルダを空にしていない場合などは、実際にメールボックスを使用している容量と表示上の容量が異なることがあります。以下の点を確認してみてください。
- 削除済みアイテムフォルダを空にする
- フォルダ内のメールを完全に削除しない限り、容量が確保されない可能性があります。
- 再起動や同期の実施
- Mac版Outlookを一度終了し、再度起動すると同期が行われ、最新の容量に更新される場合があります。
- “On My Computer”フォルダとサーバー上のフォルダを混同していないか
- “On My Computer”はローカル保存用フォルダで、サーバー上の容量とは別に管理されます。どちらのフォルダを見ているか再確認すると良いでしょう。
トラブル2：メールの削除ができない、またはエラーが出る
大容量メールの一括削除などを行っている際、何らかの原因で削除が完了しない場合があります。その場合は以下を試してみてください。
- インターネット接続を再確認
- オンライン環境でのサーバーとの同期が必須なため、回線トラブルがあると削除に失敗する可能性があります。
- 1件ずつ削除を試す
- 一括削除よりも1件ずつの削除であれば、エラーが回避できることがあります。
- Outlookを再起動し、再度削除
- 一時的なアプリの不具合が解消される場合があります。
トラブル3：どうしても容量を確認できない場合
新UIや環境の制限などでどうしてもフォルダ単位の容量を把握できない場合は、上記のOutlook on the Webを併用したり、クラシック版に戻すなどの方法を試してみるのが最も確実です。また、管理者アカウントを持っている場合は、Microsoft 365管理センターやExchange管理センターから詳細レポートを取得できることもあります。
容量確認と合わせて行いたいOutlookのカスタマイズ
Outlookの容量管理は、メール運用において非常に重要な要素のひとつですが、他にも知っておくと便利なカスタマイズや設定項目があります。容量管理と合わせて行うと、さらに効率的かつ快適にMac版Outlookを使えるようになります。
自動仕分けルールの設定
受信時に特定の件名や差出人をもとに自動でフォルダへ振り分ける設定を行っておくと、受信トレイにメールが集中しすぎるのを防ぎやすくなります。件数が増えると整理に時間がかかりますが、はじめにルールを作ってしまえば、こまめな手動作業を減らせるでしょう。
フォルダ構造の最適化
「プロジェクト別」「送信元別」「期間別」など、自分に合った方法でフォルダを階層的に整理しておくと、あとからメールを探しやすくなります。検索フィルターとの組み合わせで、受信トレイをいつもスッキリさせておけるのがメリットです。
プレビュー機能や会話表示を活用
Outlookには、メールを会話形式でスレッド表示する機能や、本文の冒頭部分をプレビュー表示する機能があります。必要に応じてオン・オフを切り替えつつ、見やすい形を保つことも意外と重要です。表示モードによっては、容量の大きいメールを素早く特定しやすくなることもあります。
アドインの活用
もしOutlookの標準機能だけでは物足りないと感じる方は、アドインの導入を検討してみてもいいでしょう。不要メールの一括整理や重複メールの自動削除、添付ファイルの自動クラウド化などをサポートするアドインが存在します。ただし、アドインのインストールや更新頻度には注意し、セキュリティリスクがないかどうかを十分に確認しましょう。
容量確認に役立つ表の例
最後に、メールボックスの容量を管理する際に参考になる表の例を示します。Excelなどのスプレッドシートを活用して、以下のような項目を定期的に記録すると、どのフォルダが増えてきたか、容量の変化がどうかなどを把握しやすくなります。
| フォルダ名 | 容量(GB) | 前回比(GB) | メモ |
|---|---|---|---|
| 受信トレイ | 2.5 | +0.3 | 添付ファイルが大量 |
| 送信済みアイテム | 1.2 | -0.1 | 古いメールをアーカイブ |
| 削除済みアイテム | 0.8 | +0.8 | 未処理 |
| プロジェクトAフォルダ | 1.0 | +0.2 | 添付多 |
| プロジェクトBフォルダ | 0.5 | 0 | 変化なし |
| アーカイブ(クラウド) | 2.0 | +0.5 | アーカイブ先が増加 |
| 合計 | 8.0 | +1.7 |
このような表を利用し、フォルダ容量の推移を定期観察することで、容量の急激な増加に早めに気付くことができ、混乱や容量オーバーを未然に防げます。
まとめ
Mac版Outlookのクラシック版であれば、「Mailbox Cleanup」機能やフォルダのプロパティから簡単に受信トレイ容量を確認できます。一方、新しいOutlook（New Outlook）ではUIが変更され、従来の手順が使えなくなっているケースがあります。その際は、クラシック版に一時的に切り替える、Outlook on the Webで容量をチェックする、Exchange管理センターを活用するなど、代替方法を試してみてください。
また、容量確認だけではなく、定期的なメールの整理やアーカイブが長期的には非常に重要となります。不要メールや添付ファイルを定期的に削除・整理することで、Outlookを常に快適に使える環境を保ちましょう。もし新UIでフォルダごとの容量がまったく分からない場合は、Microsoftサポートへの問い合わせやアドインの利用も検討してみると良いでしょう。適切な容量管理を行えば、Mac版Outlookでのメール運用をスムーズに続けられるはずです。
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