Outlook・Microsoft 365でのQRコードログインを徹底解説｜パスワードを忘れたときの対処法

ここでは、OutlookやMicrosoft 365を使う際に便利なQRコードを使ったログイン方法についてお話しします。私自身、以前アプリの再インストールでAuthenticatorの設定を消してしまい大慌てした経験があるので、そんなトラブルを防ぐポイントも交えてご紹介します。

なぜQRコードでのサインインが注目されるのか

QRコードを用いたログインは、パスワードを入力せずスムーズにサインインできるメリットがあります。近年はオンラインサービスの利用数が増え、パスワードの管理が複雑になる一方で、セキュリティレベルを上げるために多要素認証（MFA）が求められるケースも多くなりました。その中でMicrosoft Authenticatorアプリを使ったQRコード認証は、比較的簡単で使いやすい方法といえます。

パスワード管理の負担軽減

多くのサービスを使っていると、パスワードの文字列や更新ルールが煩雑になりがちです。QRコードログインを活用すればパスワードそのものを入力せず認証できるため、キーボード入力の手間やパスワード漏洩リスクを減らせるのが魅力です。

セキュリティレベルの向上

QRコードログインを含む多要素認証は、不正アクセスからアカウントを守るうえで大切です。たとえパスワードが漏洩しても、二段階目の認証があることで悪用を阻止しやすくなります。会社や学校など大規模な組織では、パスワードの再設定に時間がかかる場合もあるため、追加の認証手段として活用する意義は大きいでしょう。

スピーディーなアクセスができ、パスワード漏洩のリスク軽減にもつながるところが大きなメリットです。

QRコードログインの基本的な手順

QRコードでのログイン方法は、アプリの操作に慣れてしまえばそれほど難しくありません。ここでは一般的な流れを見ていきましょう。

QRコードの表示方法

Outlook WebやMicrosoft 365のログインページにアクセスすると、環境によっては「Sign in with QR code」というオプションが表示されることがあります。もしこのボタンが見当たらない場合、アプリ側（OutlookモバイルやMicrosoft Authenticator）からの案内に従ってQRコードを取得する方法もあります。

Microsoft Authenticatorアプリでのスキャン

QRコードが表示されたら、スマートフォンにインストールしたMicrosoft Authenticatorアプリを起動し、アカウント追加の画面からQRコードをスキャンします。その後、画面の指示に従ってセットアップを完了させます。

ローカルでのセットアップ確認

初回セットアップ後は、正常に連携できているかを確認するのが大事です。アプリ内にアカウントが追加されているか、プッシュ通知の設定が有効になっているかをチェックしてみてください。

「Sign in with QR code」ボタンが見当たらない場合

いざ使おうと思ったときに、このオプションが見つからないことがあります。バージョンの違いやアカウント種別、組織のポリシーによって表示されないことがあるため、以下の項目をチェックしてみてください。

Outlookのヘルプメニューを探す

Outlookのバージョンによっては、トップメニューのヘルプやオプション画面からQRコードの設定画面を開く仕組みになっています。PC版のOutlookなら、画面上部にあるヘルプから「Outlookモバイルの入手」や「Outlookアプリの設定」にアクセスし、QRコードを取得できるケースがあります。

モバイルアプリへの誘導

Web版Outlookの右下あたりに「携帯端末で利用する」という案内があり、そこからQRコードの発行ページへ飛べる仕組みが用意されていることがあります。この手順は全利用者が分かりやすいとは限らず、見落としやすい位置にあるので注意が必要です。

バージョン違いや設定の制限で非表示になっている場合もあります。管理者に相談してポリシーの変更や権限付与が必要になることもあります。

組織アカウントの制限

学校や会社で配布されているMicrosoft 365のアカウントを利用している場合、サインイン方式に制限がかけられているケースがあります。特にセキュリティポリシーが厳しい組織だと、QRコード認証を含む多要素認証をカスタマイズしている可能性があるので、IT部門へ問い合わせてみましょう。

制限ポリシーによっては、QRコードログインどころかパスワードリセット手順までも特別なフローが必要になることがあります。

パスワードを忘れてしまった場合の対処法

せっかく多要素認証を利用していても、肝心のパスワードを完全に忘れてしまうということは珍しくありません。個人アカウントであればリセット手順が比較的スムーズですが、組織アカウントの場合は管理者権限が必要になることが多いです。

個人アカウントのケース

個人のMicrosoftアカウントであれば、オンラインのパスワードリセット画面から自分で再設定を行うことができます。メールアドレスや電話番号が登録されている場合、再設定用のリンクや認証コードを受け取る流れです。

セキュリティ情報の登録が重要

事前にメールアドレスや電話番号、セキュリティの質問などを登録しておくことで、万一パスワードを忘れた際も素早くリカバリーできます。Authenticatorアプリの利用状況も含めて、定期的に情報をアップデートしておきましょう。

組織アカウントのケース

会社や学校のアカウントでは、管理者やIT部門に連絡してパスワードリセットを依頼する必要があります。自力でのリセットを許可している組織もありますが、多くはセキュリティ保護の観点から管理者が対応するルールになっています。

緊急時のサポート

どうしても早急にリセットが必要な場合は、組織の管理者へ直接連絡するのが近道です。一部ではMicrosoftの専用サポート窓口に連絡する手段もありますが、基本的には組織側の承認がないと手続きを進められないケースが多いので要注意です。

Authenticatorアプリを削除・新しい端末に乗り換えたとき

ある日、スマホの故障や機種変更でAuthenticatorアプリを再インストールしたら、設定がまっさらになっていた…。そんな場面は意外と多いです。これまで登録していたアカウント情報が消えてしまうと、また最初から設定をやり直す必要があります。

再登録の必要性

Authenticatorアプリは、一度削除すると端末内に保存されていた認証情報も一緒に消えてしまうことがほとんどです。再度QRコードをスキャンし、アカウントを追加するところからやり直さなければなりません。そのため、QRコードの再発行が必要になる場合もあります。

事前にバックアップ機能をオンにしておくと、古い端末から新しい端末へ認証情報を移行できる可能性があります。

再登録用のQRコードが見つからないとき

自分で設定できる画面を探しても見つからない場合は、IT管理者に再発行を依頼しましょう。組織のセキュリティ設定でユーザー自身が簡単にQRコードを生成できないようになっているケースもあり、その場合は専門権限を持った管理者に依頼するのが確実です。

個人アカウントと組織アカウントの違いを比較

下記のように、個人アカウントと組織アカウント（学校や企業など）ではQRコードを使った多要素認証の手続きが大きく異なる場合があります。参考として、以下に簡単な比較表をまとめました。

項目	個人アカウント	組織アカウント
パスワードリセット	自分でオンラインリセット可能	管理者に依頼が必要
QRコードの利用	Microsoftアカウントのセキュリティ情報ページから設定可能	管理者のポリシーによって設定制限がある場合あり
Authenticatorアプリの登録	自分でQRコードを発行しスキャン	IT部門が専用ツールで管理、またはユーザー自身が限定的に操作
制限ポリシー	基本的にユーザー主体で管理	セキュリティポリシーに応じて制限あり

トラブルを防ぐための心がけ

QRコードを使ったログインは便利ですが、使えなくなってしまう状況を想定し、定期的に予防策をとっておくことが大切です。アプリのバックアップ設定や、別の認証手段の準備を怠ると、いざというとき対応に追われてしまうかもしれません。

バックアップの実施

Microsoft Authenticatorアプリにはクラウドバックアップ機能が用意されている場合があります。必要に応じてオンにしておくことで、新しい端末への移行がスムーズになります。バックアップが成功しているかどうか、実際に切り替えテストを行っておくと安心です。

複数デバイスへの登録

セキュリティ上、一つの端末にのみ認証情報を持たせるほうが安全とも言われますが、あまりにも端末トラブルが多い場合はサブ機としてタブレットなどにAuthenticatorアプリを導入し、QRコードを同時登録しておくといった工夫もできます。ただし、セキュリティリスクとの兼ね合いを十分に検討して行いましょう。

日頃のバックアップやサブ端末への登録で、トラブル時のリスクを最小化するのは大切です。

セキュリティ情報の定期見直し

数年前に登録した電話番号やメールアドレスが、すでに使っていないものである場合もあります。パスワード以外のセキュリティ情報が古いと、いざというときにリセットができず苦労することになります。最低でも年に1回程度は情報を更新しておくとよいでしょう。

万が一「Sign in with QR code」が利用できないときの最終手段

あらゆる方法を試してもQRコードの取得ができず、さらにパスワードがわからない状況は大変ストレスフルです。そんなときは、焦らずに以下の手順をとることをおすすめします。

管理者やサポートへの問い合わせ

組織アカウントの場合は管理者権限でパスワードをリセットし、新たにQRコードを発行してもらうことが最も確実です。個人アカウントであれば、Microsoftのサポートページを参照し、状況に応じたフォームやチャットサポートから問い合わせをしてみてください。最近ではサポート体制も充実しており、案外スムーズに対応してもらえることが多いです。

アカウントロック防止策

何度も間違ったパスワードを入力するとアカウントがロックされる場合があります。ロックを解除するのも手間がかかるので、パスワードや保管しているメモをむやみに試すよりは、早めに問い合わせを行ったほうが安全です。

無理にパスワードを思い出そうとして何度も試すとロックされ、余計に回復が困難になることもあります。

別アカウント・別デバイスで情報を確認

もし同じ組織内でサブアカウントがあれば、そちらから管理コンソールにアクセスして設定情報を確認できる場合があります。家族や同僚など、組織の一員で管理権限を一部持っている人に協力を仰ぐという方法も考えられます。ただし、情報セキュリティの観点から慎重に行う必要があるので注意しましょう。

まとめ｜確実な対策で安心のMicrosoft 365／Outlookライフを

パスワード管理の煩雑さやセキュリティ強化の流れを受け、QRコードを活用した多要素認証はとても有効な手段といえます。とはいえ、Authenticatorアプリを削除してしまったり、端末をなくしてしまったりといったトラブルは誰にでも起こり得ます。そんなときに焦らないためにも、あらかじめ以下のような対策を取っておくと安心です。

対策ポイント

バックアップの徹底

定期的にAuthenticatorアプリのバックアップ設定を確認し、最新の端末でも利用できる状態を維持することが大切です。

管理者との連携

組織のアカウントを使っている場合は、何かトラブルが起きたときにすぐ連絡できるよう、IT部門の窓口を把握しておきましょう。

セキュリティ情報の定期確認

携帯番号やメールアドレスが古いままだと、復旧時にスムーズに行かない可能性があります。定期的に見直しておくことで安心感も高まります。

QRコード認証を上手に使いこなして、安全かつ快適なOutlook・Microsoft 365体験を目指しましょう。