Outlookで会議室を予約する際に使用するRoom Finderに、同じ都市名が2つ表示されて混乱したことはありませんか。片方にはリソースが登録されておらず、不要なのに削除もできない…。そんな状況を解決するための方法を解説します。
OutlookのRoom Finderで重複表示される都市とは
OutlookのRoom Finderは、組織内に存在する会議室の所在地（City情報）などをもとに、ユーザーが手軽に会議室を検索できるよう設計されています。しかし誤ったCity情報や、余計なスペースが含まれたCity名などが設定された会議室が存在すると、まったく同じように見える都市名が二重に表示されることがあります。しかも重複している都市の片方には実際の会議室が紐づいていないため、ユーザーから見ると「表示はあるのに空っぽ」という状態になります。
このような重複表示は、一度紐づいていたCity情報が古いグループに残っていたり、PowerShellでの設定ミスなどで不要データが保管されたままになっていたりする場合に起こりやすいものです。特に社内でExchange Onlineと連携して会議室を管理するケースでは、PowerShellによる設定確認や修正が必要になります。
原因を探るためのPowerShellコマンド
会議室とCity名の一覧確認
重複都市がどのリソース（会議室）に紐づいているかを調べるには、まずPowerShellで会議室のメールボックス情報を取得し、Cityプロパティを一覧化することが有効です。以下のコマンド例のように、Get-ExoMailboxとGet-Placeを組み合わせることで確認できます。
Get-ExoMailbox -RecipientTypeDetails RoomMailbox |
Sort DisplayName |
Get-Place |
Format-Table DisplayName, Building, Floor, City- Get-ExoMailbox -RecipientTypeDetails RoomMailbox
Exchange Online環境でRoomMailbox（会議室）に限定して情報を取得します。 - Sort DisplayName
表示名でソートすることで結果を整理します。 - Get-Place
Exchange Online上の場所情報（Building, Floor, Cityなど）を取得するためのコマンドです。 - Format-Table
確認したい項目（DisplayName, Building, Floor, City）に絞ってテーブル表示させます。
この一覧で、表面上は同じ都市名に見えるものが複数存在するかどうかをまず把握します。思わぬスペースや記号が混入している場合があるため、細かい差分を注意深くチェックすることが大切です。
ルームリスト用のDistribution Groupを確認
Room Finderに表示される都市名は、Distribution Group（受信者グループ）の設定としてルームリストが存在しているケースがあります。以下のコマンドで、RecipientTypeDetailsがRoomListとなっているDistribution Groupを確認します。
Get-DistributionGroup -RecipientTypeDetails RoomListルームリストは「会議室をまとめるグループ」として機能します。会議室をメンバーとして登録し、そのグループをCityと紐づける形でRoom Finderに表示されることがあります。ここに誤ったCity名が設定されていたり、不要なグループが残っていたりすると、実際にはもう使っていないCity名がRoom Finderに出てきてしまいます。
グループメンバーの詳細確認
ルームリスト（グループ）の内部にどのような会議室が登録されているかを知りたい場合は、Get-DistributionGroupMemberコマンドが便利です。
Get-DistributionGroupMember -Identity "<対象のグループ名>"ここで確認したメンバー（会議室）のCity情報と照らし合わせることで、どのグループが不要なCity名を抱えているのかを絞り込みやすくなります。
よくある誤設定：前後の空白や類似文字
なぜ空白が問題になるのか
Cityプロパティに余計なスペースが入っていると、ユーザーがパッと見たときには同じ都市名にしか見えないものが、システム上は「別の文字列」として扱われます。たとえば「Tokyo」と「Tokyo 」のように、後者の末尾に半角スペースが含まれていると、Room Finderでは2つの都市として分類されてしまいます。
また、半角スペースだけでなく全角スペースやUnicodeの不可視文字などが混入している場合もあるので要注意です。
手作業でのチェックのコツ
PowerShellの結果をCSVファイルにエクスポートしてExcelで開くと、文字の長さや末尾の余分なスペースを比較的簡単に見つけられます。下記のようにエクスポートすれば、Excelで各セルの文字数をLEN関数などを使って確認できます。
Get-ExoMailbox -RecipientTypeDetails RoomMailbox |
Sort DisplayName |
Get-Place |
Export-Csv -Path "C:\RoomMailboxInfo.csv" -NoTypeInformationCity名を修正する具体的手順
対象の会議室を特定する
Room Finderに表示されている不要なCity名が、どの会議室やどのDistribution Groupに紐づいているのかを特定します。上記のコマンドで得た情報を突き合わせて、「余計なスペース付きのCity名」の会議室がどれかをチェックします。
Set-PlaceでCity名を修正
不要なCity名で登録されていた会議室が判明した場合は、以下のコマンドでCity名を正しいものに修正します。
Set-Place -Identity "<会議室のメールアドレスまたはDisplayName>" -City "<正しい都市名>"- Identity: 会議室の固有情報。メールアドレスやDisplayNameなどで指定します。
- City: 修正したい正しい都市名を入力します。
スペースの有無だけでなく、大文字・小文字の整合性などもここで適切に修正しておくとよいでしょう。
ルームリスト（Distribution Group）の修正・削除
もし重複都市の原因が、Distribution Groupとして残っているルームリストにある場合は、そのグループから会議室を削除する、またはグループ自体を削除・編集する必要があります。たとえば、不要なメンバー（会議室）を外すには以下のコマンドを使います。
Remove-DistributionGroupMember -Identity "<Room List 名>" -Member "<Room Mailbox 名>"不要なグループをまるごと削除したい場合は、次のようにRemove-DistributionGroupを使います。
Remove-DistributionGroup -Identity "<Room List 名>"ただし削除前に、本当に他の部署やプロジェクトで利用されていないか、慎重に確認することが大切です。
変更がOutlookに反映されるまでのタイムラグ
組織内のExchange OnlineやAzure Active Directoryといった複数のサービスでデータが同期されるには時間がかかります。一般的には24時間程度、場合によってはそれ以上必要になることもあります。修正コマンドを実行してもすぐにOutlookのRoom Finder上で消えていない場合は、しばらく待ってから再度確認してみてください。
ユーザー側のレジストリ初期化も一時的な対処法
Outlookを使っているユーザーのクライアント側で「LocationMRU（最近使った場所）」のレジストリを削除すれば、ユーザーごとに履歴を初期化できます。しかしこれはあくまでも「ユーザーの履歴」を消去するだけであって、組織全体の設定を修正するものではありません。Room Finderに表示される不要都市を根本的に消したい場合は、前述のPowerShellによるCity情報やDistribution Groupの修正が必須です。
具体例：不要な都市が消えないときの対応フロー
以下に、実際に「不要な都市が消えない」トラブルに直面したときの対応フローをまとめてみます。
- PowerShellで会議室情報を一覧表示
Get-ExoMailboxとGet-Placeを組み合わせて、全会議室のCity情報を取得。- 不要な都市名が含まれる会議室がないか確認。
- Distribution Groupのルームリストを確認
Get-DistributionGroup -RecipientTypeDetails RoomListでルームリストの存在を確認。- 該当するグループの中身を
Get-DistributionGroupMemberでチェックし、重複都市を持つ会議室が存在するか調査。
- 空白や表記ゆれがないか精査
- CSVエクスポートなどを使い、余分なスペースや表記ゆれ（「Tokyo」と「TOKYO」、「Tokyo 」など）がないかExcel上でチェック。
- Set-PlaceでCityを修正
- 空白や大文字小文字などを正しい形にセットし直す。
- 同時にFloorやBuildingなど、他のプロパティに誤りがないかも確認。
- 不要なルームリストや会議室のメンバーを整理
- すでに使われていないルームリストがあれば削除か修正。
- 誤って登録されている会議室メンバーは
Remove-DistributionGroupMemberなどで除外。
- 時間をおいて反映状況を確認
- 変更内容が反映されるのに最大24時間ほど待つ必要がある。
- それでも変化がない場合は、再度コマンドラインや管理ポータルでデータをチェックし、残存データの有無を洗い出す。
トラブルを防ぐための運用上のポイント
City名の標準化
組織が大きくなればなるほど、CityやBuildingなどの情報の付け方にばらつきが生じやすくなります。例えば「Tokyo」「TOKYO」「Tokyo_HeadOffice」などのように表記揺れが起こると、検索時の混乱を招きやすいものです。IT管理部門として、あらかじめ下記のようなガイドラインを決めておくと良いでしょう。
| 項目 | 推奨ルール例 | 備考 |
|---|---|---|
| City | 大文字/小文字を区別せず固定化（例：Tokyo） | 固有名詞の場合は頭文字だけ大文字など |
| Building | 支社名やビル名を明確に記載（例：ShinjukuOffice） | 略語は避ける |
| Floor | 数値のみで表記（例：7） | 別館の場合は別途表記など |
定期的な棚卸し作業
不要になった会議室や、異動に伴って使われなくなったDistribution Groupが放置されると、今回のような重複表示問題の温床となりがちです。年に1回など定期的な棚卸しのタイミングで、PowerShellスクリプトを使ってルームリストやCity情報を洗い出し、整合性をチェックする運用を取り入れると良いでしょう。
ユーザーからの問い合わせに備える
OutlookのRoom Finderの使い方についてユーザーが困ったとき、よく問い合わせとして挙げられるのが「見慣れない都市名が表示される」「会議室が検索できない」といった内容です。
IT管理者としては、まずはユーザーが参照している都市名や会議室の情報を聞き取り、PowerShellで確認するというフローを確立しておくと、トラブル対応がスムーズに進みます。
まとめ：不要都市の重複表示は設定の確認と修正で解決
OutlookのRoom Finderにおける重複都市表示は、ほとんどの場合、City名の設定ミスやスペースの混入、不要になったルームリストの放置などが原因です。根本的に解決するには、PowerShellでの会議室・Distribution Groupの情報確認と修正が欠かせません。修正を行った後は即時に反映されるとは限らず、最大24時間ほどのタイムラグが生じる点に注意が必要です。
もしユーザーが「不要な都市がまだ表示される」という声を上げても、反映待ちの可能性があることを伝えつつ状況をモニタリングしましょう。やむを得ない場合に限り、ユーザー側でLocationMRUをクリアして一時的に履歴を消去する手段も検討しますが、根本対応としてはシステム設定の適正化が求められます。
継続的な運用管理の中でCityやBuildingなどのデータを標準化し、定期的に不要なルームリストを削除するルールを確立することで、今後同様のトラブルを未然に防止できるはずです。日々の運用で「なんとなく放置」してしまう設定がないか、この機会に見直してみることをおすすめします。
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