シフト管理をスムーズに行うためにShiftsを活用している方は多いのではないでしょうか。メンバーが提出した休暇申請を承認する際、誰がどのタイミングで承認したのかが分かると便利ですよね。本記事では、Shiftsを使って休暇申請の承認履歴を確認する方法や、承認プロセスをより明確にするための工夫について詳しく解説していきます。
Shiftsの概要と承認履歴を確認するメリット
Shiftsは、Microsoft Teams内で利用できるシフト管理機能です。主に現場スタッフやフロントラインワーカーの勤務シフトを簡単に作成・共有・編集するために設計されており、従来の紙やExcelファイルでのやり取りと比べて格段に効率化できます。具体的には、以下のようなメリットがあります。
- リアルタイムでの更新: シフトの変更を即座に共有できる
- 一元的な管理: 各スタッフの勤務予定や休暇申請の情報を、一つのツールでまとめて確認できる
- コミュニケーションの円滑化: Teams内のチャット機能などと連携して、スケジュールに関する相談や承認フローをスムーズに実施できる
そんなShiftsでは、休暇申請の承認作業も簡単に行えます。しかし、組織やチームが大きくなるほど「誰が承認したのか」「いつ承認されたのか」という履歴を追いたいケースが出てきます。承認状況を確認しやすくすることで、メンバー間のトラブルを防止したり、責任分担を明確にできるのです。
Shiftsにおける休暇申請の承認フロー
Shiftsの休暇申請（休暇リクエスト）は、メンバーがTeams上からシフト変更や休暇の取得を申請し、それをオーナーまたはマネージャーが承認または却下する流れが基本です。Shifts自体はMicrosoft Teams内のアプリとして提供されており、Teamsのチームやチャネル構成に準じてメンバーが管理されます。実際の承認フローは以下のようなステップをたどります。
- メンバーによる休暇リクエストの提出
シフト上で休暇や欠勤を希望する日程を選び、理由などの詳細を入力して申請します。申請はいつでも行うことが可能で、メンバーごとに提出されたリクエストはシフト管理画面から確認できます。 - マネージャーによる承認・却下の判断
リクエストを受け取ったマネージャー、またはTeams上で管理権限を持つオーナーが、業務や人員配置の状況を踏まえて承認もしくは却下を行います。承認された休暇はシフト上に休暇として反映されるため、メンバーや他の管理者がリアルタイムで状況を把握できます。 - 最終的なシフトの確定
承認後は、管理者による追加変更などがない限り、そのまま最終的なシフト表に反映されます。メンバーのスケジュールにも即時反映されるため、モバイルアプリなどで簡単に自身のシフト状況を確認できます。
休暇申請の承認履歴を表示する方法
Shiftsで休暇申請の承認履歴を確認する場合、基本的にはオーナーまたはマネージャー権限を持つユーザーである必要があります。Shiftsには権限ごとに操作できる範囲が異なり、一般メンバー権限だと承認履歴には直接アクセスできません。実際の操作手順としては、以下のようになります。
- Teamsを開き、Shiftsを選択
Microsoft Teamsの左側メニューから「その他のアプリ」あるいは「…」と表示された部分をクリックしてShiftsを起動します。すでによく使うアプリに登録している場合は、Teams左側の固定メニューにShiftsのアイコンが表示されているかもしれません。 - 管理権限ユーザーとしてシフトを開く
シフト管理を行うチームを選び、Shiftsの画面を表示します。マネージャーやオーナー権限が付与されていれば、休暇申請やシフト変更リクエストなど、すべてのリクエスト内容が確認できます。 - 「リクエスト」タブから申請履歴をチェック
シフト画面上部には「シフト」「リクエスト」などのタブがあります。「リクエスト」をクリックすると、現在申請中のリクエストや、過去に処理したリクエストの一覧が表示されます。
- 承認済みのリクエストについては、誰がいつ承認したかが一覧または詳細画面から確認できます。
- 却下されたリクエストも同様に、却下したユーザーや却下理由が確認できる場合があります。
- リクエストの詳細画面で履歴を確認
リクエストごとに詳細を表示すると、実際に承認または却下したユーザーの情報と、日時などの履歴がわかります。ただし、Shifts自体では細かなログやカスタマイズされた履歴表示を行う機能は限られています。標準的には「誰が承認したのか」「いつ承認したのか」程度のシンプルな情報にとどまります。
承認履歴を深掘りするための注意点
- アクセス権限: 承認履歴を閲覧するためには、必ずオーナー権限またはマネージャー権限が必要です。権限がない場合は承認の履歴どころか、リクエストの全体詳細も確認できないことがあります。
- 詳細ログの取得: Shifts標準の画面では、履歴をタイムスタンプごとに一覧表示するような高度な機能はありません。Microsoft 365管理センターやTeams管理センターでの監査ログなどを活用すれば、より詳細な操作履歴が残っている可能性はありますが、Shiftsそのもののインターフェイスからは直接確認できないことがあります。
- モバイルアプリからの確認: TeamsのモバイルアプリからもShiftsを操作できますが、承認履歴の閲覧や管理はデスクトップ版やWeb版と比べると制限がある場合があります。外出先や現場で確認したい場合には、まずモバイルから可能かどうかをチェックするとよいでしょう。
表で見るShiftsの承認フローと履歴確認ポイント
Shiftsの承認フローと承認履歴の主な確認ポイントをまとめた表を用意しました。シチュエーションごとにどこをチェックすればよいかの目安にしてください。
| 操作・シチュエーション | 該当画面 | 確認できる情報 | ポイント |
|---|---|---|---|
| メンバーが休暇申請 | Shifts画面の「リクエスト」タブ | 申請者、申請内容、申請日時 | 申請が正しく送信されたかを確認 |
| マネージャーが承認 | Shifts画面の「リクエスト」タブ → 申請詳細 | 承認者、承認日時 | 承認ルートが適切かチェック |
| マネージャーが却下 | Shifts画面の「リクエスト」タブ → 申請詳細 | 却下者、却下日時、コメント | 却下理由などを通知し、再申請の必要性を検討 |
| 承認後の履歴確認 | Shifts画面の「リクエスト」タブ → 過去のリクエスト | 承認・却下履歴、操作を行ったユーザー | チーム内の責任分担を明確化 |
細かな承認履歴を追跡したい場合の対策
先述の通り、Shiftsは休暇申請やスケジュール変更のリクエストを管理するには便利ですが、承認履歴の可視化についてはそこまで高度な機能が備わっていません。もし詳細な承認履歴が必要な場合には、いくつかの対策を検討してみましょう。
1. Microsoft 365管理センターの監査ログを活用
Shiftsに限らず、Microsoft 365全体でアクティビティを記録する監査ログ機能があります。これを有効にしておくことで、誰がいつどのような操作を行ったのかを包括的に記録できる可能性があります。ただし、監査ログは細かい操作ごとに膨大な情報が記録されることもあるため、利用には次のような準備が必要です。
- 監査ログ機能を有効化しておく
- どの操作を追跡するかの方針設定
- ログの検索・フィルタリングを適切に行う
また、Microsoft 365のプランによっては監査ログ機能の範囲や保持期間に差異があるため、自組織のライセンス形態を確認することをおすすめします。
2. Power Automateなどのワークフローを用いたカスタム通知
Shifts単体で詳細な承認履歴を可視化するのは難しいですが、Microsoft TeamsやPower Platformの連携を活用すれば、承認時に追加の情報を記録する仕組みを構築できます。例えば、Power Automateを利用して「Shiftsで申請があったら特定のチャンネルに承認要求を通知する」「承認時・却下時に別のリストに書き込む」といった自動化を設定できます。これにより、承認や却下のタイミングで細かなメモや理由を記録するためのフローを拡張することが可能です。
3. Microsoft ListsやSharePointとの連動
より高度に履歴を管理したい場合、Microsoft ListsまたはSharePointリストを利用して休暇申請の受付フォームを作り、承認プロセスを自動化する手段もあります。その際にShiftsと併用することで、「Shifts上のスケジュールは簡易的に管理しつつ、詳細な履歴はListsで管理する」という二段構えが可能です。
- Shifts：シフト表の運用と基本的な承認・却下
- Microsoft Lists：詳細な承認プロセス（承認者記名やコメント、ステータスなど）
このように業務フローを分割することで、必要に応じて管理範囲を柔軟に変えることができます。
Shiftsに追加機能を要望する方法
「Shiftsでもう少し詳細な履歴を標準機能として見られるようにしてほしい」「承認順序を段階的に設定したい」といったニーズがある場合は、Microsoftのフィードバックポータルを利用して要望を伝える方法がおすすめです。以下の手順でフィードバックを送信できます。
- Microsoft Teamsのヘルプから送信
Teamsの画面右下などにある「ヘルプ」アイコンから、「バグを報告する」「新機能を提案する」などの項目を選択すると、要望を送ることができます。 - Microsoft Feedback Portalへの直接アクセス
ブラウザでMicrosoftのFeedback Portalにアクセスし、製品カテゴリを選択して要望を投稿します。他のユーザーが既に似た要望を投稿している場合は、投票（いいね）やコメントをつけるだけでも開発チームへのインパクトが大きくなります。 - 要望内容の具体化
どのような機能があれば業務効率が上がるのか、具体的なユースケースを説明すると開発側も要望を理解しやすくなります。例えば、「承認プロセスを4段階設定できるようにしてほしい」「承認者リストに複数名登録できて、その履歴が残るようにしてほしい」といった形で、可能な限り詳細に記述することをおすすめします。
Shiftsの今後の展望とまとめ
Shiftsはリリース以来、フロントラインワーカーやシフト勤務が中心の職場をはじめ、多くの組織で採用が進んできました。現在もMicrosoftはShiftsの機能強化を続けていますが、休暇申請の承認履歴に関しては、まだ必要最低限のレベルにとどまっているのが実情です。
しかし、Microsoftが用意している周辺サービス（Microsoft 365管理センター、Power Automate、SharePoint、Microsoft Listsなど）と組み合わせることで、機能を拡張する道筋もあります。自組織のニーズや運用体制に合わせて、柔軟にフローを組み立てることが大切です。
本記事で紹介したポイントを押さえることで、「誰が承認したか分からず困る」「承認履歴をもっと詳細に管理したい」といった課題を少しでも解決できるのではないでしょうか。Shiftsをうまく活用して、チームのシフト管理をよりスムーズで透明性の高いものにしていきましょう。
まとめポイント
- Shiftsのオーナーまたはマネージャー権限を持つユーザーであれば、休暇申請の承認履歴を確認できる。
- 詳細な承認ログを表示する標準機能は現時点で限られており、必要な場合はMicrosoft 365管理センターや監査ログ、Power Automateなどを併用するとよい。
- Microsoftのフィードバックポータルを通じて追加機能の要望を送信すると、今後の開発の参考にしてもらえる。
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