クラウドの普及やリモートワークの一般化に伴い、Microsoft Teams は社内外とのコミュニケーションを効率化する便利なツールとして多くの企業に導入されています。しかし、Teams のチーム（Office 365 グループ）に付与される「グループ用メールアドレス」を使った送受信方法は分かりにくく、望み通りに運用できないケースが散見されます。この記事では、Microsoft Teams のグループメールアドレス（＝Office 365 グループが持つメールアドレス）を使ってメール送信する際の注意点や実現方法、その裏側にある仕組みやワークアラウンドまでを幅広く解説します。
Microsoft Teams におけるグループメールアドレスの基本
Microsoft 365 環境で Teams のチームを作成すると、裏側で自動的に「Office 365 グループ（Microsoft 365 グループとも呼ばれる）」が作成されます。これにより、メンバー管理やグループカレンダー、SharePoint サイトなど多くの機能が連携されますが、その中にはグループ用メールアドレス（グループ受信箱）も用意されます。
Office 365 グループとメールアドレスの関連性
Office 365 グループは、Exchange Online 上でメール配信リストのような形態をとっており、グループごとにメールアドレスが割り当てられています。通常のメーリングリストと似ていますが、大きく違う点としては以下が挙げられます。
- SharePoint サイトや OneNote、Planner と連携したチームコラボレーション機能を統合管理できる
- Exchange Online の設定に基づいて、グループメールボックスを持つことができる
- Teams と連動してチャットや会議予約が容易になる
一方で、このグループアドレスは「受信」には便利ですが、そのまま Teams の画面上で「送信元アドレス」として扱うことはできません。これは設計上の制限であり、多くの方が戸惑うポイントでもあります。
なぜグループメールアドレスで送信できないのか
Teams を操作していると、「チャンネルメールアドレス」からメールを送信する方法は紹介されているものの、メインとなる Office 365 グループ用のメールアドレスを差出人として使う手段が見当たりません。ここにはいくつかの技術的・運用的な背景があります。
技術的背景
Teams は主にチャットベースでのコミュニケーションを想定して作られたプラットフォームです。メールは Exchange Online が担う役割であり、Teams とメールの親和性はあくまで「通知」や「チャンネルへの投稿」「チャンネルのメールアドレス」の利用がメインとされています。
一方、Office 365 グループのメールアドレスは Exchange 側で管理されるため、Teams のフロントエンド（画面）から送信機能を直接呼び出す実装が行われていません。
運用的背景
一般的に、組織内では専用の「共有メールボックス」を用意して複数担当者がメール対応を行うケースが多いです。Microsoft 365 が提供する Office 365 グループの受信箱は「グループディスカッション」を主体として設計されており、チームメンバーでメールを閲覧し合いながら情報を共有する目的に近いのが特徴です。
そのため、「グループアドレスを差出人として利用して外部にメールを送る」という用途には、共有メールボックスのほうがより適切なケースが多いです。
「送信者 (SendAs/SendOnBehalf)」権限を付与する方法
「それでもグループアドレスで送信したい」という場合、Exchange Online の管理権限を持つ管理者が以下のような手順を行い、Outlook クライアントを経由する形で実現することが可能です。
1. Exchange 管理センターでの権限付与
Office 365 管理ポータル（Exchange 管理センター）にアクセスして、対象の Office 365 グループを選択します。
権限設定で、「グループメールボックスへの SendAs 権限」または「SendOnBehalf 権限」を必要なユーザーに付与します。
以下の表は、SendAs と SendOnBehalf の違いをまとめたものです。
| 権限 | 特徴 | 送信メールの差出人表示 |
|---|---|---|
| SendAs 権限 | ユーザーがグループそのものになりすまして送信する | 差出人：グループアドレス |
| SendOnBehalf 権限 | ユーザーが「誰かの代理で送信」する | 差出人：ユーザー名 “on behalf of” グループアドレス |
ポータル上での設定例
- Microsoft 365 管理センターから「Exchange 管理センター」を開く
- 「グループ」 > 「グループの編集」 > 「役割とメンバーシップ」> 「権限」画面へ移動
- 「送信者として送信 (SendAs)」「代理送信 (SendOnBehalf)」等の権限を付与したいユーザーを設定
- 設定を保存
権限が反映されるまでに数分から数十分程度かかる場合があります。
2. Outlook 側での差出人指定
権限が付与された後は、Outlook（デスクトップクライアントまたは Outlook on the Web）を使って実際に送信できます。デスクトップ版 Outlook の場合は以下の手順を実行します。
- 新規メール作成画面を開く
- 「差出人」欄を表示（表示されていなければ「オプション」タブで「差出人の表示」を有効にする）
- 差出人ドロップダウンから「その他の電子メールアドレス」を選択
- グループのメールアドレスを入力して OK を押す
- メールを作成して送信する
これにより差出人としてグループアドレスが利用され、受信側には「〇〇グループ」からのメールとして届きます。ただし、この手順自体を Microsoft Teams の画面上で実行することはできませんので注意が必要です。
Teams でメールを送る場合の代替案
Teams の画面にこだわらなければ、前述のように Outlook でグループアドレスを差出人として設定可能です。しかしどうしても「Teams でメールを送る」体験に近い運用を実現したい場合、以下のワークアラウンドが考えられます。
Teams チャンネルのメールアドレスを活用
Teams の各チャンネルには固有のメールアドレスがあります。これを活用することで、そのチャンネルに投稿される形でメールを送受信することが可能です。ただし、このチャンネルアドレスはあくまでも「宛先として利用するアドレス」であって、チャンネルから外部にメールを送る機能は基本的には備わっていません。
チャネルアドレスに受信した内容が Teams 上でスレッドとして表示される点は便利ですが、組織外に返信や新規送信を行うためには、結局 Outlook を利用せざるを得ないという場面が多いでしょう。
共有メールボックスを使う
本格的に「部署専用のメールアドレス」「プロジェクト専用のアドレス」として使う場合は、共有メールボックスを利用するほうが適しているケースが多いです。共有メールボックスであれば、メンバーが皆で同じ受信箱を監視し、SendAs / SendOnBehalf 権限を付与して外部送信も簡単に行えます。
さらに、共有メールボックスはライセンス面でも扱いやすいことが多く、Office 365 グループに比べて純粋に「メール対応用メールボックス」として最適化されています。
グループアドレス送信運用のメリット・デメリット
メリット
- チームやプロジェクトのメンバー変更に合わせてメールアドレスを維持できる
- グループ内のディスカッション履歴をメールで管理できる
- Outlook/Exchange 上で権限設定さえ行えば、チーム全員が共通のアドレスを利用できる
デメリット
- Microsoft Teams の画面から直接送信ができない（Outlook に切り替える必要がある）
- メール対応専用というよりは「情報共有」寄りの仕組みで、共有メールボックスに比べると運用が煩雑
- 権限が正しく付与されていないと「ユーザーとして送信する権限がありません」というエラーで送信できない
運用上のポイント
グループメールアドレスを活用して運用する場合、以下のポイントを押さえておくとトラブルを最小限に抑えられます。
1. 権限の管理を定期的に見直す
メンバーが入れ替わったり、新たに権限を持つユーザーを追加したりする際は、Exchange の管理センターで権限を更新する必要があります。これを怠ると、いつの間にか「メールが送信できない」状態が続いてしまうこともあるので注意しましょう。
2. 共有メールボックスとの使い分けを明確にする
営業部やサポート窓口など特定の部署アドレスとして、外部からの問い合わせを集約しつつ返信も共通のアドレスで行いたい場合は、共有メールボックスが向いています。一方で、チーム内のコミュニケーションやファイル共有がメインで、時折グループアドレスを使いたい程度であれば、Office 365 グループのメールボックスでも十分運用可能です。
3. Teams チャネルメールとグループメールの違いを周知する
よく混同されるのが、「Teams チャネルメールのアドレス」と「グループメールアドレス」です。チャンネルメールはあくまで該当チャンネルに投稿を行うためのアドレスであり、全メンバーにリスト配信されるわけではありません。運用時には、メンバーに両者の違いをしっかり伝えましょう。
具体的な事例：小規模チームの運用ケース
小規模なプロジェクトチームで、グループメールアドレスを使いつつメンバー数名で外部とのやり取りを行いたい場合の例をご紹介します。
運用フロー例
- 管理者がプロジェクト用の Office 365 グループを作成（Teams 連携）
- グループアドレスが自動的に生成される
- Exchange 管理センターから必要なメンバーに「SendAs」権限を付与
- 外部からの問い合わせをそのグループアドレス宛に受け付ける
- メンバーが Outlook で差出人をグループアドレスに指定して返信する
このようなフローを実現すれば、Teams ではプロジェクトのチャットやファイル共有を中心に活用しつつ、メールでのやり取りもグループアドレスとして継続できます。ただし、厳密に「Teams の画面だけで送りたい」という希望がある場合は、現状実装されていないため、どうしても Outlook との連携を活用する必要があります。
管理者のための PowerShell スクリプト例
Exchange Online 管理センターでの GUI 操作だけでなく、PowerShell を使えば一括で権限を設定することも可能です。下記は、Exchange Online PowerShell を使って SendAs 権限を付与する例です。
# Exchange Online モジュールをインポート
Import-Module ExchangeOnlineManagement
# Microsoft 365 管理者アカウントでサインイン
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@example.onmicrosoft.com
# 変数定義
$groupMailbox = "projectgroup@example.com" # 送信先となるグループメールアドレス
$userMailbox = "user@example.com" # 権限を付与するユーザー
# SendAs 権限を付与
Add-RecipientPermission -Identity $groupMailbox -Trustee $userMailbox -AccessRights SendAs
# 設定確認
Get-RecipientPermission -Identity $groupMailbox
# セッション切断
Disconnect-ExchangeOnline上記スクリプトで「$groupMailbox」に指定したメールアドレスのグループに対して、「$userMailbox」のユーザーに SendAs 権限を追加しています。権限付与に成功したかは Get-RecipientPermission コマンドで確認できます。
よくある疑問とトラブルシューティング
Q. 権限を付与したのにグループアドレスで送れない
A. 反映に時間がかかる、またはユーザーが Outlook 上で差出人アドレスを正しく設定していない可能性があります。しばらく時間を置いてから再試行し、差出人設定（From）の欄を手動で入力してみてください。
Q. SendAs と SendOnBehalf、どちらを使うべき？
A. 完全にグループアドレスになりすます必要がある場合は SendAs、ユーザー名が残っても良いなら SendOnBehalf が無難です。実際の運用上は、外部に送信する際「“〇〇さん（代理送信）” と表示されるのは都合が悪い」といった理由で SendAs を採用するケースが多いです。
Q. 権限を付与してもエラーが出る場合の原因は？
A. 古い Outlook キャッシュが残っている、あるいは組織のポリシーで特定の送信先を制限している、など複合的な要因が考えられます。管理者が一度 PowerShell で権限設定を削除してから再度付与し直すと解消することがあります。
まとめ
Microsoft Teams は非常に強力なコラボレーションツールですが、メール機能に関してはあくまで裏側の Exchange Online が主役になっており、Teams 単独で「グループアドレスを使った外部送信」を完結させる機能は備わっていません。そのため、以下のいずれかの方法を検討する必要があります。
- Outlook からグループのメールアドレスを差出人に設定して送信（SendAs/SendOnBehalf 権限必須）
- 共有メールボックスを利用して管理する
- Teams チャンネルのアドレスに受信してから外部送信は Outlook で行う
組織の規模や運用ポリシーに合わせて最適解は異なりますが、「なぜ Teams からグループアドレスで送信できないのか」という背景を理解しておくと、余計な混乱を避けられます。メール対応が重要な業務を担うケースでは、共有メールボックス運用や専用ツールとの連携を視野に入れるのがおすすめです。
権限の付与など初期設定はやや煩雑な部分もありますが、一度仕組みを整えれば円滑に運用できます。Microsoft 365 の各コンポーネント（Teams、Exchange、SharePoint、など）が連携しているからこそ柔軟な使い方もできますので、自社のシステム管理者と相談しながら上手に活用していきましょう。
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