仕事でTeamsを活用していると、カレンダーに表示される会議がすべて同じ色だと一目で予定を区別しづらいと感じることがあるかもしれません。重要な会議や出席者が多いミーティングなどを色で分けることができれば、どれが優先度の高いものなのか即座に判断しやすくなり、スケジュール管理がぐっと楽になるはずです。そこで今回は、Teams会議の色を変える方法について、具体的な手順や裏技的なテクニック、そして今後の展望などを幅広くご紹介します。
Teams会議の色を変更するための基本的な考え方
Teamsのカレンダーに表示される予定は、初期状態ではすべて同じ色で表示されるため、視覚的に見分けがつかず、混在している印象を受けることが多いでしょう。
実は、現時点のTeamsアプリ自体には会議の参加者や重要度に応じて自動的に色分けする機能はありません。しかし、Outlookで管理することで手動で色を付ける「カテゴリー」機能が使えます。Teamsの会議はOutlookのカレンダーと連動しているので、Outlook側から色分け設定をおこなえば、よりわかりやすいカレンダー表示を実現できます。
手動で色分けするメリット
自動色分けができない一方、手動でカテゴリーを設定するメリットもあります。たとえば、以下のようなメリットが挙げられます。
- 自分が使いやすい色にカスタマイズできる
- 重要度や参加者ごとに厳密なルールで色分けが可能
- 途中で色分けルールを変更しやすい
このように、手間はかかるものの運用次第では細かいカスタマイズができるため、かえって便利に感じる人も多いようです。
TeamsのカレンダーとOutlookカレンダーの関係
Office 365やMicrosoft 365を利用している場合、TeamsとOutlookはお互いに連動しています。Teamsから新規会議を作成するとOutlookにも反映され、Outlookで会議の詳細を変更すればTeamsに反映されるという仕組みです。
この連動機能を活用すると、Outlook側でカテゴリー設定をして色分けをしておけば、それをTeamsでもある程度視覚的に区別できるようになります。ただし、Teamsのアプリ上では色分けが限定的にしか反映されないケースがあるため、見た目としてはOutlookほどの多彩な色は表示されないこともあります。
連動の仕組み：同期タイミング
- TeamsとOutlookはほぼリアルタイムで同期しますが、環境によっては多少のラグが生じる場合があります。
- 同期に問題がある場合は、Officeアプリのバージョンを最新にアップデートしたり、ネットワーク接続状況を確認することをおすすめします。
- 万が一、反映されない場合は、Outlookを一度再起動したり、Teamsアプリを更新してみるとよいでしょう。
Outlookでカテゴリー（色分け）を設定する具体的手順
ここからは、Outlook上でTeams会議を色分けするための手動設定手順をご紹介します。なお、Outlookのバージョンによって画面表示やメニュー名が多少異なる場合がありますが、基本的な流れは共通しています。
1. Outlookカレンダーを開く
- Outlookを起動し、左下のメニューから「カレンダー」を選択します。
- すると、カレンダー画面に現在のスケジュールが一覧表示されるはずです。ここにTeams会議も含まれます。
2. 色を変更したいTeams会議を右クリック
- カレンダー上に表示されている該当のTeams会議を右クリックします。
- 表示されたコンテキストメニューの中から「カテゴリの割り当て（Categorize）」や「カテゴリーの割り当て」という項目を探します。
- その中から設定したい色を選択することで、その会議にカラーラベルを付与できます。
3. カラーラベルの新規作成・編集
既存のカラーラベルだけでは物足りない場合や、より細かくラベルを追加したい場合には、新規ラベルを作成することも可能です。
- 「カテゴリの割り当て」のメニューから「新しいカテゴリー」または「すべてのカテゴリ」を選択します。
- ポップアップウィンドウが開いたら、カテゴリー名を入力し、好きな色を選んでください。
- 自分好みのわかりやすい名前を付けると管理がしやすくなります。
おすすめのカテゴリー命名例
| カテゴリー名 | 用途や意味 | カラー |
|---|---|---|
| 「重要・役員参加」 | 役員や上級管理職が参加する会議 | 赤 |
| 「担当者ミーティング」 | 担当プロジェクトの定例会議 | 青 |
| 「対外折衝」 | 外部企業や取引先との打ち合わせ | 緑 |
| 「研修・勉強会」 | 社内または外部の研修やセミナー | オレンジ |
| 「プライベート」 | 個人的な予定やオフタイムの予定 | 紫 |
上記はあくまで一例ですが、役職やトピックなど、カテゴリーを細かく定義することで視覚的に会議内容を瞬時に把握しやすくなります。
色分け活用のポイントと注意点
色分けをすることでスケジュール管理が圧倒的にやりやすくなりますが、いくつかのポイントや注意点を押さえておくと、よりスムーズに運用できます。
ポイント1：一貫したルール設定
部署内やチーム内で、ある程度共通のカラー運用ルールを決めておくと便利です。たとえば「赤は最重要案件」「青は全体定例」「緑は社外ミーティング」のようにあらかじめ方針を決めておくと、誰が見ても直感的に分かりやすくなります。
ただし、個人の趣味や色の捉え方によっては「赤は苦手」という人もいるかもしれません。チーム全体で話し合いをして、誰もが抵抗感なく使えるカラーを選ぶとよいでしょう。
ポイント2：色を多用しすぎない
あれもこれも色分けしてしまうと、かえって混乱のもとになります。色の種類が増えれば増えるほど視認性が落ちてしまい、「結局どれがどの意味だっけ？」となりがちです。
重要度や会議の種類が多岐にわたる場合は、まず大まかに4〜5種類程度のカラーに絞って運用をはじめ、慣れてきたら細かく分けるようにするとスムーズです。
ポイント3：会議のインビテーションにも活用
カテゴリーで色を付けるだけでなく、会議招集メールのタイトルや本文にも色分けに対応するキーワードを入れておくと、Outlook検索でフィルタリングしやすくなります。たとえば、メールの冒頭に「【重要・役員参加】」などのタグを付けておくと、色だけに頼らず、文字情報としてもすばやく検索できます。
注意点：Teams上での反映は限定的
Outlookで色分けしても、Teamsアプリ内のカレンダーではそのままの色ですべて反映されないことがあります。あくまでOutlook側での管理がメインになるため、「Teamsで完璧な色分けを確認したい」という人には少し物足りないと感じるかもしれません。
今後、Microsoftがアップデートを重ねていくことで、Teams内でより詳細な色分け機能が実装される可能性がありますが、現時点では「Outlookでの表示をカラフルに、Teamsでは最小限の確認」というスタンスで運用するのが現実的です。
より効率的に会議を管理するためのヒント
色分けはあくまで視覚的に区別しやすくする手段のひとつですが、会議そのものの管理を効率的にする方法はほかにもいくつかあります。
ヒント1：会議の目的や期待する成果を明確化
カラフルに予定を管理していても、会議が何を目的としているのかわからないままでは本末転倒です。会議を設定する際には、タイトルや会議招集メールに「目的」「ゴール」を一文でもよいので入れておくことで、「なぜこの会議があるのか」「何を決める会議なのか」を全員が把握しやすくなります。
ヒント2：Teamsチャネルを使った共有
会議スケジュールをチームメンバーに周知する際には、チャネルの投稿や会議タブを活用するとスムーズです。色分けだけに依存せず、チャネルごとに「本日の会議一覧」などを共有しておくことで、重要な会議を見逃すリスクを減らせます。
ヒント3：リマインダー設定を活用
色分けがきちんとされていても、うっかり時間を過ぎてしまっては意味がありません。OutlookやTeamsにはリマインダー機能がありますので、重要度の高い会議ほど早めに通知が来るように設定しておくと、会議前にしっかりと準備する時間を確保できます。
ユーザーからよくある質問と対応策
色分け機能に関連するよくある質問と、それに対する解決策・対応策をまとめました。利用シーンに合わせて参考にしてください。
Q1：そもそもTeamsのみで色分けはできないの？
A1：残念ながら、Teams単独で自動的に色を変える機能は現時点ではありません。手動でも限定的な変更しかできません。実用面を重視するなら、Outlookと連携してカテゴリー機能を使うのがベストです。
Q2：Outlookのカテゴリーを使ってもTeams画面で色が変わらない
A2：Outlookで色を設定しても、Teams側で同じ色の反映は行われない場合があります。たとえば、Outlook上では赤、青、緑と区別していても、Teamsカレンダーではすべて同じ色に見えるケースが多いです。ただし、予定表をOutlookで確認すれば設定した通りに色分け表示されます。
Q3：カテゴリーが多すぎて管理しきれない
A3：色分けの数を最小限に絞り、運用ルールを決めることが大切です。初めのうちは3〜4色程度からスタートし、慣れてきたら必要に応じて増やすようにしましょう。
Q4：共有カレンダーや代理アクセスでの色分けは？
A4：共有カレンダーでも、基本的にオーナー権限を持つユーザーがカテゴリーを設定すれば、共有相手にもその色が見える場合が多いです。ただし、Exchange Onlineのバージョンや権限設定によっては一部反映されないこともありますので注意してください。
今後の色分け機能アップデートに期待
MicrosoftはTeamsのアップデートを頻繁に行っており、ユーザーからの要望が高い機能については積極的に改善を続けています。会議の重要度や種類に応じて自動的に色分けを行う機能は、多くのユーザーから熱望されている点です。将来的に実装される可能性は十分あると考えられるため、気になる方はMicrosoft 365のアップデート情報や公式ブログなどをチェックしてみるとよいでしょう。
その他の工夫：サードパーティツールや連携サービス
TeamsやOutlook以外にも、スケジュール管理を補助するサードパーティツールや連携サービスを活用すると、より独自の色分けやタグ付けを自動化できる場合があります。たとえば、タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールと連携し、会議の種類や議題別にタグ付けされるように設定しておくと、一段と視覚的に管理しやすくなります。
例：Power Automateでの連携
Microsoft 365のPower Automateを使うことで、Outlookの予定表に新しく会議が追加されたタイミングで何らかのタグ付けをするなどの自動化が可能です。ただし、「色を自動で割り当てる」という機能はデフォルトでは提供されていません。工夫次第で半自動的に会議を振り分けるフローを作ることはできるため、興味がある場合は検討してみてください。
例：他社製カレンダーサービスとの連携
Googleカレンダーなど他社製カレンダーサービスとも同期させている場合、そちらで色分けした情報がOutlookやTeamsに反映されないケースもあります。マルチプラットフォームでスケジュール管理をしている方は、「どのツールで色分けを行い、どのように表示させるのか」を統一しておくと混乱を避けられます。
より快適に予定管理を行うための運用アイデア
最後に、会議を含むスケジュール全体をスムーズに運用するためのアイデアをいくつかご紹介します。色分けだけでなく、周辺の運用をトータルで工夫することが、生産性の向上につながります。
アイデア1：週ごとに色分け方針を振り返る
一度決めた色分けルールでも、プロジェクトの進捗状況や組織体制の変化に伴って合わなくなることがあります。週末や月初など、適宜タイミングを決めて「この色分けルールで見やすいか？」「増やすか減らすか？」などをチェックすると、常にベストな運用を維持できます。
アイデア2：既存会議に対して定期的にカテゴリーを見直す
会議は一度設定すると、そのまま定例で繰り返されることも多いですが、本来は不要になったり、参加メンバーが変わったりする場合もあります。ときどき「この会議は本当に必要か？」「色分けするほど重要か？」を考えて、不要になった会議を削除することでスケジュールの煩雑さを取り除けます。
アイデア3：Teamsのチャットやファイル共有との連携を強化
会議が多くなると、議題に関するチャットや共有ドキュメントも増えがちです。ファイル名やチャットのスレッド名にカテゴリーに関連するキーワードを入れておくと、検索時にまとめて情報を見つけやすくなります。
また、OneNoteやSharePointなどのMicrosoft 365サービスと連携して議事録や共同作業スペースを管理すれば、会議ごとの情報を一元化しやすくなるでしょう。
まとめ
- Teams会議の色分けは、現状手動のカテゴリー設定が基本。
- Outlookカレンダーでカテゴリー（色）を割り当てれば、視覚的に見やすいスケジュール管理が可能。
- 色分けルールはチームや個人で統一しておくと混乱が少ない。
- Teamsアプリ内では限定的な反映に留まりがち。将来のアップデートに期待。
- サードパーティツールやPower Automateなどを活用することで、さらなる効率化の余地がある。
日々の業務の中で、「どの会議が一番重要か」「どの会議が外部向けか」「どの会議が社内向けか」などをひと目で把握できると、時間の使い方を最適化できます。ちょっとした手間はかかりますが、カラーによる視覚化はスケジュール管理において強力な武器となるはずです。
会議が増えれば増えるほど、色分けのメリットは大きくなります。Outlookのカテゴリー機能を存分に活用し、Teamsとの連動でスマートな予定管理を実現してみてください。
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