Teamsを使ったオンライン会議はもはやビジネスの必需品ですが、外部のパートナーやゲストを交えた会議では意外な制限やトラブルが発生することがあります。特に「会議Recap」や「会議前後のチャット」へのアクセスが制限される問題は多くの組織が直面している課題です。本記事では、原因や対処法、そして今後のアップデートに向けた対応策をご紹介します。
Teams会議のRecapとは
Teams会議のRecapは、会議中に録画したビデオや議事録の要約、さらには共有資料やホワイトボードの記録などを一元的に確認できる機能です。会議が終了したあとでも、参加者が簡単に振り返りや情報共有を行えるため、オンライン会議の運用を効率化する上で重宝されています。
Recapでできる主なこと
- 録画の再生・ダウンロード
- ホワイトボードや会議資料の再確認
- 会議のトランスクリプト（文字起こし）の確認
- 音声認識による検索や時間指定のジャンプ
こうした便利な機能は、会議に参加していたユーザーにとっては後追い作業をスムーズに進める大きなメリットとなります。
なぜ外部ユーザーはアクセスできないのか
Microsoft公式の仕様によると、組織外部のゲストユーザーやフェデレーション関係でない外部テナントのユーザーなどは、会議のRecapや会議終了後のチャットに継続的にアクセスする権限が付与されていません。そのため、たとえ会議に招待されて参加していたとしても、会議終了後にはRecapタブが表示されず、チャット履歴にもアクセスできないケースが多々報告されています。
外部アクセスとゲストアクセスの違い
外部ユーザーがTeams会議に参加する際の仕組みとして、「外部アクセス」と「ゲストアクセス」の2種類がよく混同されがちです。それぞれで機能面が異なるため、まずは違いを理解することが重要です。
| 区分 | 概要 | 特徴 | 主な制限 |
|---|---|---|---|
| 外部アクセス | フェデレーションとも呼ばれ、他の組織のTeamsユーザーとチャットや会議が可能 | 個人のMicrosoftアカウントや他テナントのOffice 365アカウントを利用 | 会議チャットへの継続アクセスやファイル共有などが制限される場合が多い |
| ゲストアクセス | 自組織のAzure ADに相手のアカウントを“ゲスト”として追加 | チームやチャネル、ファイルへのアクセスを柔軟にコントロール可能 | チャネル会議と違い、通常のTeams会議のRecapにはアクセスが制限される |
上記の通り、ゲストアクセスの方が組織内に近い扱いではあるものの、すべての機能にフルアクセスできるわけではありません。
よくあるトラブル事例
事例1：会議終了後、ゲストがチャットを開こうとしても読み込めない
会議に参加中はチャットを閲覧できても、会議終了後に改めてTeamsを開くと「アクセスできません」や「読み取り専用」などのメッセージが表示されるケースがあります。ゲストユーザーはチャットに再度接続する権限がないために起こる問題です。
事例2：Recapタブにアクセスしようとしてもグレーアウトして選択不可
Recapをクリックすると「外部ユーザーにはRecapにアクセスする権限がありません」とエラーが表示されるか、そもそもボタンがグレーアウトしていてクリックできない状況も多々確認されています。
事例3：録画の共有リンクを送ったが相手が再生できない
録画ファイルがOneDriveやSharePointに保存されるため、共有設定を誤ると外部ユーザーはリンクを受け取ってもアクセス権がなく、再生やダウンロードができないことがあります。
現在のMicrosoft公式仕様
Microsoftに問い合わせを行った事例では、「現時点でゲストや外部ユーザーが会議Recapにアクセスする機能は実装されていない」という回答が得られています。さらに、会議チャットへのアクセスも制限される場合があるのは、外部ユーザーが「組織内ユーザー」とは異なる扱いを受けているためとされています。
将来的なアップデートの可能性
Microsoftはサービスの拡充に積極的であり、「今後のアップデートで外部ユーザーにもRecap機能を解放する可能性はある」との示唆があります。ただし公式のロードマップ上でも具体的なリリース日程は明示されていないため、現段階では待つしかないのが実情です。
管理ポリシーで確認すべきポイント
ゲストや外部ユーザーに関するポリシーは、Teams管理センターやMicrosoft 365管理センターから細かく制御できます。以下の項目を確認しておくと、設定ミスや権限不足による問題を減らせます。
1. 外部アクセスがオンになっているか
Teams管理センターの「外部アクセス」設定で、組織外部とのチャットと通話が有効になっている必要があります。ただし、これをオンにしてもRecapへのアクセスが解放されるわけではありません。
2. ゲストアクセスがオンになっているか
管理センターの「ゲストアクセス」メニューでゲストを許可しているかどうかを確認します。ゲストアクセスを許可していない場合、相手を“ゲスト”として追加することができず、さらに厳しい制限下で会議に参加する形となります。
3. Office 365グループとAzure ADの権限
Teamsの背後にはOffice 365グループやAzure ADの権限が連動しています。ゲストとして追加されたユーザーがグループに正しく参加していない場合、チャネル内のファイル共有なども制限される場合があります。
4. 会議ポリシーの詳細設定
Teams管理センターの会議ポリシーでは、録画や音声会議の許可などが個別に設定されています。「Cloud recording（クラウド録画）」や「Transcription（トランスクリプト）」が無効になっていないか確認しましょう。録画自体がオフになっているとRecapそのものも有効にできません。
外部ユーザーがRecapやチャットにアクセスできない理由
既に述べたように、Microsoftの現行仕様では外部ユーザーに対して会議Recapや終了後のチャットをフルアクセスさせることはサポートされていません。技術的にはSharePointやOneDrive上のファイル権限との連携や、Teamsの会議チャットがOffice 365グループのメールスレッドとして扱われる側面など、複数のシステムが複雑に絡み合っています。結果として、セキュリティの観点で外部ユーザーには一部機能が制限される形で運用されています。
コード例：PowerShellで会議ポリシーを確認
以下はPowerShellでTeamsの会議ポリシーを確認・編集する一例です。正しいポリシーが適用されているか確認する際に活用できます。
# Teamsモジュールのインストール
Install-Module MicrosoftTeams
# Teamsにサインイン
Connect-MicrosoftTeams
# 現在の会議ポリシーを一覧表示
Get-CsTeamsMeetingPolicy
# 特定のポリシーを変更(録画を有効にするなど)
Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity "Global" -AllowCloudRecording $trueただし、これらのポリシーを有効にしていても外部ユーザーへのRecapアクセスは解放されません。あくまでも必要な機能が社内ユーザーに対して正しく動いているかを検証するのに役立つ程度です。
現時点での解決策・ワークアラウンド
完全に外部ユーザーにRecapを開放することは難しい状況ですが、以下のようなワークアラウンドを検討できます。
1. 社内アカウントを発行する
外部のユーザーに期間限定の社内アカウントを発行し、通常の社員と同じようにTeamsに参加してもらう方法です。煩雑ではありますが、Recapを含む会議の全機能を利用してもらえるため、厳密な情報共有が必要なプロジェクトや長期にわたるパートナーシップなどには有効です。
2. ミーティング録画を直接共有する
Recapを利用できなくても、ミーティング録画がOneDriveやSharePointに保存されていれば、共有リンクを作成して外部ユーザーに権限を付与することが可能です。以下の手順で対応できます。
- Teams会議を録画し、終了後に自動的にOneDriveまたはSharePointに保存される
- SharePointまたはOneDriveの「共有」設定から外部ユーザーのメールアドレスを追加
- 閲覧権限または編集権限を付与してリンクを送信
こうすることでRecapタブからはアクセスできなくても、録画自体を視聴できるようになります。
3. 要点や議事録をテキスト化して送付する
会議の内容をドキュメント化し、OneDriveやSharePointの共有リンクで提供する方法です。Recapの閲覧ができなくても、要約情報や決定事項の共有はテキストベースで十分に実現できます。
4. Microsoftのアップデートを待つ
現実的には、MicrosoftがRecap機能の外部ユーザー対応をリリースするまで待つほかありません。頻繁に外部ユーザーとの会議が行われる場合は、公式のMicrosoft 365ロードマップや最新アナウンスをチェックし、いつでも新機能を試せるようにしておくことが望ましいです。
今後の展望と対策まとめ
- Microsoft公式の仕様により、ゲスト/外部ユーザーのRecapアクセスは事実上制限されている
- Teams管理センターやPowerShellでポリシーを見直しても、ゲストにフル権限を付与する方法は現時点では存在しない
- 社内アカウントの発行や録画共有など、代替的なワークアラウンドが実用的な対策となる
- 今後のアップデートで外部ユーザーへのRecap解放が実装される見通しはあるが、リリース時期は未定
外部ユーザーとのコラボレーションをより円滑にするために、Teamsの新機能は日々進化を続けています。新しい機能が追加された場合には、素早く活用できるよう運用体制を整えておくことが組織全体の生産性向上に繋がります。
まとめ：外部ユーザーとの協働をスムーズに
オンライン会議が当たり前になった今、テレワークやリモートコラボレーションの形態はますます多様化しています。その中で、外部パートナーやクライアントとのコミュニケーションをスムーズに進めることは、企業としての信頼を高める大きな要素にもなります。
Recapが利用できないからといって、会議の質が下がるわけではありません。録画を個別に共有したり、議事録をテキスト化して伝えるなどの工夫で、外部ユーザーと良好な関係を築きつつ業務を円滑に回していくことが可能です。
Microsoft 365の機能は今後も進化を続けるため、定期的に公式ドキュメントやロードマップを確認し、新機能がリリースされた際には迅速にテスト・導入していきましょう。将来的に外部ユーザーがRecapをフル活用できるようになれば、さらに強力なコラボレーション環境が実現するはずです。
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