多くの企業やチームで利用が広がるMicrosoft Teamsですが、会議の録画ファイルが自動保存される場所については意外と知られていないことが多いものです。特に、定期会議の録画が個人のOneDriveに保存される仕様に困惑している方も少なくないでしょう。本記事では、非チャネル会議とチャネル会議における保存先の違いや、保存先を変更するための実践的な手順、そしてダウンロード共有の注意点について、詳しく解説します。
Teams会議録画が保存される既定の仕組み
Microsoft Teamsで会議を録画すると、どのような仕組みで保存先が決定されるのか把握しておくことは重要です。誤って「必要な場所に録画がない」という混乱を避けるためにも、まずは既定の動きを理解しましょう。
非チャネル会議の録画保存先
非チャネル会議では、会議を作成した主催者のOneDrive for Businessにある「Recordings」フォルダーに自動的に保存されます。以下のような特徴があります。
- 主催者アカウントに依存：録画の所有権は会議を主催したユーザーに紐づく
- URL共有が必要：他のメンバーが録画を参照・ダウンロードする場合は、OneDrive上で共有設定が必要
- フォルダー構成が固定：「Recordings」フォルダーに一律で保存されるため、自動的にサブフォルダーを作成する機能は現時点でない
チャネル会議の録画保存先
一方、チャネル会議として開催された場合は、録画ファイルは自動的にチームのSharePointドキュメントライブラリにある「Recordings」フォルダーに保存されます。組織全体で録画を簡単にアクセスできるようにしたいときは、こちらが便利です。
- SharePointに保存：チーム単位でのドキュメント管理と同じ場所に録画が集約
- チームメンバー全体でアクセス可能：追加の共有設定をしなくても、標準でチームのメンバーは閲覧可能(ただし、権限による制限はあり)
- チャネルのフォルダー階層を利用：各チャネルごとにフォルダーが分かれており、録画が追いやすい
自動保存先を変更したいときの考え方
「会議録画をチーム全体のフォルダーに保存したい」「シリーズ会議ごとに分けておきたい」などのニーズはよくあります。しかし、現時点のTeams標準機能では、録画時に自動でサブフォルダーを作成したり、既定の保存先を切り替えたりする方法は提供されていません。
カレンダーシリーズごとにフォルダー分けは可能か
残念ながら、定期的に開催される非チャネル会議の録画を、カレンダーシリーズ単位で自動的に異なるフォルダーに保存する機能はありません。そのため、下記のような運用を検討する必要があります。
- 手動でフォルダーを整理する
事後的に録画ファイルを主催者のOneDriveから別フォルダーに移動し、必要に応じて共有リンクを再設定する - チャネル会議を利用する
定期ミーティングをチャネル会議として作成し、SharePointライブラリに自動保存させる
チャネル会議への切り替えで解決できるケース
「定期的なミーティングの録画をチーム全員が簡単にアクセスできるようにしたい」という主な要望に対しては、チャネル会議を活用することでかなりの部分が解決できます。会議招集時に「チャネルを選択」するだけなので、チャンネル内のメンバーが自動で録画にアクセスできる点がメリットです。
ダウンロードボタンと共有設定の関係
Teamsのチャット画面上部にある「ファイル」タブでは、会議録画ファイルが表示されます。しかし、非チャネル会議の場合は、主催者のOneDriveに保存された録画は自動で全員に共有されるわけではありません。その結果、チャット欄に「ダウンロード」ボタンが表示されても、実際には権限がないメンバーはダウンロードできないという事象が起きます。
なぜダウンロードできないのか
非チャネル会議での録画ファイルは、主催者のOneDriveの所有物であり、デフォルトで「録画開始者以外」に対して自動的な編集権限やダウンロード権限が付与されていません。Teamsのチャット上にあるリンク自体は生成されても、その裏で設定されているOneDriveのアクセス権限が優先されるため、事前に共有設定をしないとダウンロードは不可能になります。
ダウンロードを可能にするための対処法
この問題を回避するには、会議終了後に主催者(または録画した人)がOneDriveで明示的に録画ファイルの共有設定を行う必要があります。具体的には以下の流れです。
- OneDriveの「Recordings」フォルダーにアクセス
- 対象の録画ファイルを右クリックして「共有」を選択
- 「リンクを取得」や「特定のユーザーとの共有」など、適宜アクセス許可を設定
- 必要に応じて編集権限や閲覧権限を細かく指定
このように一手間かけることで、ダウンロードボタンが機能するようになります。
運用をスムーズにするコツと具体例
Teams会議録画の保存先が固定されている現状でも、いくつか工夫をすることで運用をスムーズにすることができます。ここでは、具体的なヒントをいくつかご紹介します。
会議招待テンプレートを活用する
定期ミーティングの招待メールやTeamsの会議詳細欄に、「録画ファイルは会議終了後に○○フォルダーへ移動します」などの運用ルールを明記しておくと、参加者にも録画ファイルの所在がわかりやすくなります。チームメンバーが「あれ、録画どこにあるんだろう？」と探し回る手間を省けるのが利点です。
録画完了後の自動フローを検討する
Microsoft Power Automateなどのツールを活用して、録画ファイルが作成されたときに自動で別のフォルダーにコピー・移動するフローを検討するのも一つの方法です。公式には推奨の運用ではありませんが、ファイル移動や共有設定を半自動化できれば管理コストを下げられます。ただし、自動フローは管理者権限が必要だったり、ライセンス要件があったりするので、事前に確認が必要です。
非チャネル会議とチャネル会議の違いを整理
以下の表では、非チャネル会議とチャネル会議それぞれの録画保存先や権限周りの違いを簡潔にまとめています。自分たちの運用ニーズに合わせて、どちらの形式を使うべきか判断する材料にしてください。
| 会議タイプ | 主な保存先 | アクセス権 | 主な特徴 |
|---|---|---|---|
| 非チャネル会議 | 主催者個人のOneDrive「Recordings」 | 主催者が明示的に共有設定をしない限りダウンロード不可 | プライベートな会議や少人数のミーティングで使いやすい |
| チャネル会議 | チームのSharePoint「Recordings」 | チームメンバーに対しては自動で参照権限あり(権限のカスタマイズも可能) | 組織単位や部門単位で公開・共有したい場合に最適 |
将来的な機能追加への期待と要望の伝え方
Microsoft Teamsは日々アップデートが進んでおり、多くの機能要望がユーザーコミュニティから寄せられています。録画の保存先をシリーズ単位で変えたい、フォルダー管理をより柔軟にしたい、といった声は今後のアップデートで反映される可能性もあります。
公式フィードバックチャネルを活用する
Microsoftは「UserVoice」や「Microsoft Feedback Portal」などを通じて、ユーザーからの意見を収集・検討しています。Teamsアプリ内の「ヘルプ」→「フィードバック」から要望を送るか、公式のフィードバックサイトに直接投稿することで、多くのユーザーからの賛同が集まれば開発チームの優先度も上がる可能性があります。
社内での意見集約と要望書の作成
組織内で同様の要望が多い場合は、1人がバラバラにフィードバックを送るより、ある程度まとまった形で「必要な機能リスト」として要望を伝えると効果的です。要望の背景や現状の問題点を具体的に書き出すことで、開発側も機能拡張の判断を行いやすくなります。
具体的な対策例: Power Automateの活用手順
自動化ツールとして知られるPower Automateを使えば、ある程度自動的に録画を指定フォルダーへ移動し、共有設定を行うことが可能になります。ここでは、シンプルなフロー構築の例を示します。
手順概要
- Power Automateにサインイン
Microsoft 365アカウントを使用してログインします。 - 新規フローの作成
「クラウドフローの作成」→「自動フロー」を選び、「OneDriveにファイルが作成されたとき」をトリガーに設定。 - 条件分岐を設定
ファイルパスに「Recordings」という文字列が含まれる場合に、フローが処理を開始するように条件を作成。 - コピーまたは移動アクションを追加
目的のSharePointライブラリや別のOneDriveフォルダーにファイルを移動する。 - 共有リンクの生成
必要に応じて「共有リンクを作成」アクションを追加し、そのリンクをチームメンバーに通知するフローを構築。
注意点
- ライセンス要件: 一部の機能は追加ライセンスが必要な場合がある
- 実行タイミング: 録画が完了してファイルとして保存されたタイミングで動作する
- 権限管理: Power Automateがアクセスするには、OneDriveやSharePointで適切な接続および権限を付与する必要がある
録画ファイルの整理・活用術
会議録画は議事録や口頭での報告だけではカバーしきれない情報の宝庫です。しかし、保存先が定まらないと、ただ溜まっていくだけで有効活用されないケースも多いです。以下では、効率的に録画ファイルを管理・活用するためのポイントを挙げてみます。
録画のメタデータ活用
録画ファイル名に会議のタイトルや開催日時、担当者などをルール化して含めることで、後で検索しやすくなります。例として、「YYYYMMDD_プロジェクト名定例会議録画」のように統一すると、日付順やプロジェクト別に簡単に振り分けられます。
要点まとめドキュメントとのリンク
会議が終了したタイミングで、録画の要点をOneNoteやSharePointのWikiにまとめておき、そこから録画ファイルへのリンクを貼る運用もおすすめです。動画を最初から最後まで再生しなくても、必要な場面を探しやすくなります。
自動文字起こしを利用する
Microsoft Stream(旧)あるいはTeamsのトランスクリプト機能を活用すれば、録画の音声データからテキスト起こしを自動生成できます。文字起こしのデータを一緒に保存しておけば、キーワード検索で目的の発言箇所を素早く特定することができます。
トラブルシューティングとよくある質問
Teams会議録画に関しては、保存先以外にもいくつかのトラブルが想定されます。以下に、よくある質問と対処法をまとめました。
録画が正常に保存されない
- 原因: クラウドストレージ(OneDriveまたはSharePoint)の容量不足、またはライセンス切れ
- 対処: 空き容量を確保する、ライセンスの状態を確認する、キャッシュのクリア・再サインインを試す
会議録画が見つからない
- 原因: 非チャネル会議の場合、主催者が退職したりアカウントが削除されたりするとファイルも削除されてしまう可能性がある
- 対処: 組織的に退職者のOneDriveを一定期間保持するルールを整備する、録画を定期的にチーム共有フォルダーへ移動する
長期保存の場所を変えたい
- 原因: OneDriveの個人領域に保存しておくと、組織内のメンバー全員が後から探しづらい
- 対処: 長期保存先としてSharePointドキュメントライブラリを活用し、定期的にアーカイブする運用ルールを決める
まとめと今後の展望
現行のMicrosoft Teamsの仕様では、非チャネル会議の録画は主催者のOneDrive「Recordings」フォルダーに固定され、カレンダーシリーズごとにサブフォルダーを自動生成する機能はありません。組織やプロジェクト単位で録画を一元管理するには、チャネル会議を利用してSharePointに保存するか、録画後に手動でファイルを移動・共有する手順を踏む必要があります。また、ダウンロードボタンについては、主催者(録画開始者)がファイルの共有設定を適切に行わなければ、他のメンバーは利用できない仕様です。
とはいえ、Teamsはアップデートが頻繁に行われており、ユーザーからの要望が多い機能は将来的に追加される可能性があります。録画の保存先をより細かく指定したい、ダウンロード権限を自動付与したいといった要望は、公式のフィードバックチャネルを通じてMicrosoftに伝えることで、将来の製品改善につながるかもしれません。
最終的には、自組織の運用ポリシーやライセンス状況、セキュリティ要件に合わせて、最適な方法を選び、明確なルールをチーム内に周知することが大切です。少しの手間と工夫で、「録画が見つからない」「ダウンロードできない」というストレスを大幅に軽減できるはずです。
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