人と人とのコミュニケーションがますますオンライン化する中、「TeamsウェビナーをOutlookの共有カレンダーで管理したい」という声は多く聞かれます。共同作業や情報共有をスムーズに進めるためにも、カレンダーとウェビナーの連携は大きな課題です。そこで今回は、Classic Outlookと新Outlookそれぞれのポイントを比較しつつ、共有メールボックスを使ったウェビナー管理の可否や注意点を徹底解説します。
TeamsウェビナーとOutlook共有カレンダーを連携する基本概要
Teamsウェビナーは、Microsoft Teamsの拡張的なオンラインイベント機能であり、大規模な参加者を対象にプレゼンや質疑応答などを効率的に進められる点が特徴です。一方、Outlook共有カレンダー（共有メールボックスのカレンダー）は、チームでスケジュールを管理・共有しやすい便利な機能として多用されます。この2つを組み合わせることで、部署全体や複数人でウェビナー開催を進行・管理したいというニーズが高まっています。
そもそも共有カレンダーからTeamsウェビナーを作成できるのか
大前提として、Teamsウェビナーを作成する際には「主催者アカウント」が重要になります。通常、ウェビナーを新規作成するのは個人ユーザーアカウントに紐づいたTeamsライセンスであり、共有メールボックスには標準でTeamsライセンスが付与されていないケースがほとんどです。そのため、共有カレンダーを開いてウェビナーを設定したとしても、実際には個人のTeamsアカウントを経由して作成されることが一般的です。
TeamsウェビナーとTeamsミーティングの違い
- Teamsミーティング：少人数やプロジェクト単位での会議や打ち合わせを想定した機能。参加者全員が基本的にカメラやマイクを利用でき、相互コミュニケーションが前提。
- Teamsウェビナー：大規模イベントに特化し、出席者のロール管理や参加登録、Q&A機能などが充実。より「イベント運営」的な機能を必要とする場合に適している。
こうした違いから、ウェビナーは主催者の役割や管理機能の設定がより重視されます。そのため「共有メールボックスが主催」という運用は、ライセンスやアカウント権限の面で制限が生じやすいのが実情です。
Classic Outlookで共有カレンダー上からウェビナーを作成する
ここからは、従来のデスクトップ版Outlook（いわゆるClassic Outlook）での具体的な操作手順について見ていきます。
基本的な作成の流れ
- 共有カレンダーを開く
- Outlookを起動し、左側のフォルダー一覧から共有メールボックスや共有カレンダーを選択します。
- 日付をクリックして予定作成画面を開く
- カレンダー上でウェビナーを予定したい日時をダブルクリックし、新規予定作成画面に進みます。
- Teamsウェビナーのオプションを選択
- 上部の［ホーム］タブにある［Teams］のセクションから、利用可能なTeamsアカウントを選択し、［Webinar(ウェビナー)］を選びます。
- ウェビナーの詳細を設定
- タイトル、日時、参加者、ロール（開催者・共同主催者・発表者など）を登録します。
- 送信または保存
- イベントが作成されると同時に、Teams側でもウェビナーイベントが作成されます。
共有カレンダーには「ウェビナー」として表示されにくい
Classic OutlookからTeamsウェビナーを選択して作成できるものの、実質的には「個人のTeamsアカウント」が作成主体となるため、Outlook共有カレンダーには一般的な予定表記として表示されることがあります。ウェビナー固有の情報（登録受付ページへのリンクなど）は、Teamsクライアント側に依存する傾向が強いため、共有カレンダー内からフル機能を扱うことは難しいです。
運用上の注意点
- 共有カレンダー上だけで完結しない
共有メールボックスを主催者扱いにしようとしても、ライセンスやTeamsアカウントの関連で実際には個人アカウントが中心となる可能性が高いです。 - 編集権限とイベント更新の管理
イベントを更新・キャンセルする際、主催者に割り当てられた個人アカウントの権限が必要です。共有メールボックス自体に編集権限を付与していても、Teamsのウェビナーは主催者が設定したユーザーしかコア設定を変更できないケースがほとんどです。
新Outlookでの制限とフィードバックの重要性
Microsoft 365の環境下で提供されている新Outlook（プレビュー版や一部Web版のUI刷新などを含む）では、機能が随時アップデートされています。しかし、現時点で共有カレンダー経由のTeamsウェビナー作成は正式にはサポートされていないのが実情です。
新Outlookで確認される主な制限
- Teamsミーティングは設定可能だが、ウェビナーは不可
新Outlookの予定作成画面では［Teamsミーティングを追加］といったチェックボックスが用意されている場合が多いですが、ウェビナーの作成オプションはありません。 - UI変更に伴うワークフローの差異
従来のリボンメニューと違い、新OutlookのUIではボタン配置や操作フローが大きく変わっています。Classic Outlookのようにリボンからウェビナーを選択する手順に対応していない可能性があります。
Microsoftへのフィードバックを活用
Microsoftはユーザーフィードバックを元に機能追加・改善を続けています。新Outlookに関してはプレビュー機能や段階的リリースもあり、次回以降のアップデートでウェビナー作成機能が追加されることも考えられます。新Outlookで「ウェビナー機能を使いたい」「共有カレンダーから作成したい」という要望をMicrosoft 365管理センターやフィードバックフォームなどから送ることが重要です。
共有メールボックスを主催者とする場合のライセンス・権限設定
共有メールボックスを本格的に主催者として扱い、すべてのメンバーが同等の編集・管理を行いたいケースもあるでしょう。しかし、この場合はライセンスやTeams権限の設定でハードルが上がります。
共有メールボックスに必要となるライセンス
通常、共有メールボックスは無料のExchange Onlineライセンス範囲で利用でき、ユーザーライセンスは不要とされています。しかし、Teamsウェビナーのような機能を利用する場合は、共有メールボックスにTeams機能を付与する必要があります。実運用上は「共有メールボックスをユーザーアカウント化して、Microsoft 365/Office 365ライセンスを割り当てる」手順が必要となることもあります。
以下に、共有メールボックスをユーザーアカウントに切り替える場合のPowerShell例を示します（あくまで一例です）。
# Exchange Online PowerShell接続
Import-Module ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName <管理者アカウント>
# 共有メールボックスのプラン変更
Set-Mailbox <共有メールボックスのメールアドレス> -Type Regular
# ユーザーにライセンスを割り当てる（Microsoft 365管理センターやAzure AD PowerShellなどで実施）
Connect-AzureAD
Set-AzureADUserLicense -ObjectId <ユーザーID> -AssignedLicenses <ライセンス情報>
# Teamsアカウントの有効化を確認
# 新たにプロビジョニングされるまで時間がかかる場合もあるこのように、共有メールボックスを「Regular (ユーザー)」に変換しライセンスを付与することで、理論上はTeamsウェビナーを主催できるアカウントとして利用できるようになります。ただし、多くの企業ではセキュリティ面や運用ポリシー上の制約から、共有メールボックスに個人ライセンスを当てることを敬遠する場合が多いです。
Teams管理権限と共同主催者機能
Teamsウェビナーには共同主催者の概念があり、主催者以外にも一定の管理権限を付与することができます。共有メールボックスを主催者にするよりも、個人アカウントが主催し、共有メールボックスを共同主催者またはイベント編集が可能な組織ユーザーとして設定する方が手間がかからない場合が多いです。
共同主催者を利用するメリット
- 主催者が不在でも別の共同主催者がウェビナーを管理可能
- 共有メールボックスにライセンスを付与する必要がない
- テナント全体の管理ポリシーを大きく変更せずに運用を始められる
運用の実態と実践的なポイント
実際のところ、共有カレンダー上からウェビナーを新規作成するメリットは「チームメンバーが視覚的にイベントを把握しやすい」ことが大きいでしょう。一方で、ウェビナーの詳細な機能（登録フォーム、リマインドメール、Q&A設定など）はTeamsのウェビナー画面から設定する必要があるため、Outlook共有カレンダー＝運営管理の中心とはなりにくいのが現状です。
安定した運用方法のおすすめ
- 個人アカウントでウェビナーを作成
- Teamsウェビナーは個人のライセンスで作成・主催します。
- 共有メールボックスを参加または通知先として登録
- 共有カレンダーにもイベントを表示したい場合、通知先や招待者に共有メールボックスのアドレスを追加しておくとスケジュールが参照可能です。
- 共同主催者または会議オプションの権限調整
- 共同主催者や共同管理者として必要なユーザーを設定しておけば、主催者が不在でもイベントを円滑に進められます。
- 定期的な機能アップデート情報の確認
- 新OutlookやTeamsのアップデートにより、共有カレンダーとの連携が強化される可能性があります。Microsoft公式ドキュメントや管理センターのお知らせをこまめに確認しましょう。
Classic Outlookと新Outlookの比較表
以下は、Classic Outlookと新Outlookでのウェビナー機能に関する比較表です。
| 機能項目 | Classic Outlook | 新Outlook |
|---|---|---|
| 共有カレンダー上での予定作成 | 対応（ただし実際は個人アカウント） | 対応（UIが異なり操作に制約あり） |
| Teamsウェビナー作成ボタンの有無 | リボンから［Webinar］を選択可能 | 標準ではウェビナー作成ボタンなし |
| Teamsミーティングとの併用 | ミーティングと同様に扱いやすい | 「Teamsミーティング」は設定可能だがウェビナーは非対応 |
| 共有メールボックスの主催設定 | 追加ライセンスや変換作業が必要 | 同様にライセンス変換が必要 |
| Microsoft公式の対応状況 | 従来から一部機能が利用可能 | 今後のアップデートで変更可能性有 |
この表から分かるように、現状ではClassic Outlookのほうが「一見」ウェビナーを作成しやすい印象があります。しかし、実際に共有カレンダーとフル連携するためには、どちらのOutlookを使ってもライセンスや権限の問題が立ちはだかる状況です。
まとめ：最適な運用と今後の展望
以上のように、TeamsウェビナーをOutlook共有カレンダーから直接作成することは可能な面もあるものの、実際の動作主体は「個人のTeamsライセンスを持つアカウント」であることがほとんどです。新Outlookではウェビナー機能自体がまだ十分に整備されておらず、現時点ではClassic Outlookを利用したほうが若干柔軟に運用できる面もあります。一方で、共有メールボックスを主催者としてフル活用するためには追加のライセンス設定やTeams管理権限が必要となるため、運用コストやポリシーとの兼ね合いをよく検討しなければなりません。
これから機能が拡充される可能性も大いにありますので、Microsoft公式のアップデート情報を随時チェックしながら、必要に応じてフィードバックを送ってみると良いでしょう。現行の最適解としては、個人アカウントでウェビナーを作成し、共有メールボックスはあくまで補助的なスケジュール共有や通知先とする運用がスムーズです。共同主催者・共同管理者の機能を活用すれば、主催者不在時でもスムーズにイベントを実施できます。チーム全体で効率的にウェビナーを運営するために、ぜひ本記事の内容を参考にしてみてください。
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