Excel VBAを使用して社員の入退社情報の通知メールを自動送信する方法

この記事では、Excel VBAを使用して社員の入退社情報の通知メールを自動で送信する方法について詳しく説明します。初心者でも理解しやすいように具体的なコード例とその解説、さらに応用例を含めています。

Excel VBAを用いた通知メールの自動送信とは

Excel VBAを利用することで、社員の入退社情報が入力された際に自動的に通知メールを送信する処理を実装することができます。これにより、人事や部署の管理者が新たな情報を手動で共有する手間を省き、情報共有の効率を上げることが可能となります。

基本のコード

以下は、Excelに入力された社員の入退社情報をもとに、通知メールを自動送信する基本的なVBAコードです。

Sub SendMail()

    Dim OutApp As Object
    Dim OutMail As Object
    Dim lastRow As Long

    'Outlookアプリケーションの設定
    Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set OutMail = OutApp.CreateItem(0)

    '最終行の取得
    lastRow = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Rows.Count, "A").End(xlUp).Row

    'メール内容の設定
    With OutMail
        .To = "example@email.com" '送信先
        .CC = "" 'CC
        .BCC = "" 'BCC
        .Subject = "社員の入退社情報" '件名
        .Body = "新しい社員の入退社情報が更新されました。" & vbNewLine & _
                "最新の情報はExcelをご確認ください。" '本文
        .Send 'メール送信
    End With

    'オブジェクトの解放
    Set OutMail = Nothing
    Set OutApp = Nothing

End Sub

コードの解説

このコードは、Excel VBAを用いてOutlookを操作し、メールを自動で送信します。主なポイントとして以下のような処理が行われています。

1. **Outlookの操作**: `CreateObject(“Outlook.Application”)`でOutlookを操作するためのオブジェクトを作成しています。
2. **最終行の取得**: 社員の入退社情報がどこまで入力されているかを判断するために、最終行を取得しています。
3. **メールの設定**: `.To`や`.Subject`、`.Body`を用いて、メールの送信先や件名、本文を設定しています。
4. **メールの送信**: `.Send`でメールを送信します。

応用例

1. 複数の送信先への通知

場合によっては、複数の管理者や部署に通知を送る必要があるかもしれません。その際は、以下のように`.To`プロパティに複数のメールアドレスをセミコロンで区切って入力します。

.To = "example1@email.com; example2@email.com"

2. 入社と退社で異なる通知を送る

入社と退社で異なる内容の通知メールを送りたい場合、以下のように条件分岐を追加することで対応可能です。

If ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(lastRow, "B").Value = "入社" Then
    .Subject = "新しい社員の入社情報"
    .Body = "新しい社員が入社しました。"
ElseIf ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(lastRow, "B").Value = "退社" Then
    .Subject = "社員の退社情報"
    .Body = "社員が退社しました。"
End If

3. 添付ファイルを追加する

Excelの情報をそのままメールの添付として送る場合、以下のようにして添付ファイルを追加することができます。

.Attachments.Add ThisWorkbook.FullName

まとめ

Excel VBAを使用することで、社員の入退社情報を簡単に通知するメールを自動送信することができるようになります。基本的なコードのカスタマイズや応用例を活用して、効率的な情報共有を実現しましょう。