この記事では、Excel VBAを使用して契約書を期限別に自動整理する方法について解説します。実際のコード例を交えながら、基本的な処理の流れや各部の詳細、さらに応用例を3つ取り上げて実践的な活用方法を学ぶことができます。
Excel VBAの基本
Excel VBA（Visual Basic for Applications）は、Microsoft Excelに組み込まれたプログラミング言語です。これを用いると、単純作業の自動化だけでなく、高度なデータ分析やレポート作成も可能になります。
そもそも、どこにVBAコードを書いて、どう実行すれば良いのか分からない場合は、以下の記事をご参照ください。
基本の契約書整理コード
Excel VBAを使用して契約書を期限別に整理する基本のコードを以下に示します。
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Sub SortContractsByDeadline() Dim LastRow As Long With ThisWorkbook.Sheets("契約書") LastRow = .Cells(.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row .Range("A1:B" & LastRow).Sort Key1:=.Range("B2"), Order1:=xlAscending, Header:=xlYes End With End Sub |
コードの詳細解説
このコードは、”契約書”という名前のワークシートに格納されている契約書データを期限日（B列）を基に昇順に並び替えるものです。
1. Dim LastRow As Longで、データの最終行を特定するための変数を宣言します。
2. With ThisWorkbook.Sheets("契約書")で、”契約書”ワークシートをターゲットとして操作を開始します。
3. LastRow = .Cells(.Rows.Count, "A").End(xlUp).Rowで、A列の最終行を取得します。
4. .Range("A1:B" & LastRow).Sortで、A列とB列のデータを、B列（期限日）をキーにして昇順に並び替えます。
応用例
1. 期限が近い順にハイライト
期限が1ヶ月以内の契約書をハイライトするコードを以下に示します。
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Sub HighlightNearDeadline() Dim LastRow As Long Dim Deadline As Date With ThisWorkbook.Sheets("契約書") LastRow = .Cells(.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row For i = 2 To LastRow Deadline = .Cells(i, 2).Value If Deadline - Date <= 30 Then .Cells(i, 2).Interior.Color = RGB(255, 0, 0) End If Next i End With End Sub |
解説
期限日が今日から1ヶ月以内の場合、そのセルを赤色に変更します。
2. 期限切れの契約書を別のワークシートに移動
期限切れの契約書を”期限切れ”という名前のワークシートに移動するコードを以下に示します。
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Sub MoveExpiredContracts() Dim LastRow As Long Dim TargetRow As Long With ThisWorkbook.Sheets("契約書") LastRow = .Cells(.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row For i = LastRow To 2 Step -1 If .Cells(i, 2).Value < Date Then TargetRow = ThisWorkbook.Sheets("期限切れ").Cells(.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row + 1 .Rows(i).Cut Destination:=ThisWorkbook.Sheets("期限切れ").Rows(TargetRow) .Rows(i).Delete End If Next i End With End Sub |
解説
期限日が今日よりも前の場合、その行を”期限切れ”ワークシートに移動して、元の”契約書”ワークシートからは削除します。
3. 期限別に契約書の数を集計
各期限日ごとに契約書の数を集計するコードを以下に示します。
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Sub CountContractsByDeadline() Dim LastRow As Long Dim Summary As Object Set Summary = CreateObject("Scripting.Dictionary") With ThisWorkbook.Sheets("契約書") LastRow = .Cells(.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row For i = 2 To LastRow If Not Summary.Exists(.Cells(i, 2).Value) Then Summary(.Cells(i, 2).Value) = 1 Else Summary(.Cells(i, 2).Value) = Summary(.Cells(i, 2).Value) + 1 End If Next i ThisWorkbook.Sheets.Add(After:=.Index).Name = "集計結果" ThisWorkbook.Sheets("集計結果").Cells(1, 1).Value = "期限日" ThisWorkbook.Sheets("集計結果").Cells(1, 2).Value = "契約書数" Dim Key Dim RowNum As Long: RowNum = 2 For Each Key In Summary.Keys ThisWorkbook.Sheets("集計結果").Cells(RowNum, 1).Value = Key ThisWorkbook.Sheets("集計結果").Cells(RowNum, 2).Value = Summary(Key) RowNum = RowNum + 1 Next Key End With End Sub |
解説
Scripting.Dictionaryを使用して、各期限日ごとの契約書数を集計します。集計結果は”集計結果”という新しいワークシートに出力されます。
まとめ
Excel VBAを使えば、契約書のようなドキュメントを効率的に管理・整理することが可能です。上記の基本的なコードや応用例を参考に、日常の業務を自動化して時間を有効に活用しましょう。
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