Excel VBAを使って契約書を期限別に整理する方法

この記事では、Excel VBAを使用して契約書を期限別に自動整理する方法について解説します。実際のコード例を交えながら、基本的な処理の流れや各部の詳細、さらに応用例を3つ取り上げて実践的な活用方法を学ぶことができます。

基本の契約書整理コード

Excel VBAを使用して契約書を期限別に整理する基本のコードを以下に示します。

Sub SortContractsByDeadline()
    Dim LastRow As Long
    With ThisWorkbook.Sheets("契約書")
        LastRow = .Cells(.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
        .Range("A1:B" & LastRow).Sort Key1:=.Range("B2"), Order1:=xlAscending, Header:=xlYes
    End With
End Sub

コードの詳細解説

このコードは、”契約書”という名前のワークシートに格納されている契約書データを期限日（B列）を基に昇順に並び替えるものです。

1. `Dim LastRow As Long`で、データの最終行を特定するための変数を宣言します。
2. `With ThisWorkbook.Sheets(“契約書”)`で、”契約書”ワークシートをターゲットとして操作を開始します。
3. `LastRow = .Cells(.Rows.Count, “A”).End(xlUp).Row`で、A列の最終行を取得します。
4. `.Range(“A1:B” & LastRow).Sort`で、A列とB列のデータを、B列（期限日）をキーにして昇順に並び替えます。

応用例

1. 期限が近い順にハイライト

期限が1ヶ月以内の契約書をハイライトするコードを以下に示します。

Sub HighlightNearDeadline()
    Dim LastRow As Long
    Dim Deadline As Date
    With ThisWorkbook.Sheets("契約書")
        LastRow = .Cells(.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
        For i = 2 To LastRow
            Deadline = .Cells(i, 2).Value
            If Deadline - Date <= 30 Then
                .Cells(i, 2).Interior.Color = RGB(255, 0, 0)
            End If
        Next i
    End With
End Sub

解説

期限日が今日から1ヶ月以内の場合、そのセルを赤色に変更します。

2. 期限切れの契約書を別のワークシートに移動

期限切れの契約書を"期限切れ"という名前のワークシートに移動するコードを以下に示します。

Sub MoveExpiredContracts()
    Dim LastRow As Long
    Dim TargetRow As Long
    With ThisWorkbook.Sheets("契約書")
        LastRow = .Cells(.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
        For i = LastRow To 2 Step -1
            If .Cells(i, 2).Value < Date Then
                TargetRow = ThisWorkbook.Sheets("期限切れ").Cells(.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row + 1
                .Rows(i).Cut Destination:=ThisWorkbook.Sheets("期限切れ").Rows(TargetRow)
                .Rows(i).Delete
            End If
        Next i
    End With
End Sub

解説

期限日が今日よりも前の場合、その行を"期限切れ"ワークシートに移動して、元の"契約書"ワークシートからは削除します。

3. 期限別に契約書の数を集計

各期限日ごとに契約書の数を集計するコードを以下に示します。

Sub CountContractsByDeadline()
    Dim LastRow As Long
    Dim Summary As Object
    Set Summary = CreateObject("Scripting.Dictionary")
    
    With ThisWorkbook.Sheets("契約書")
        LastRow = .Cells(.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
        For i = 2 To LastRow
            If Not Summary.Exists(.Cells(i, 2).Value) Then
                Summary(.Cells(i, 2).Value) = 1
            Else
                Summary(.Cells(i, 2).Value) = Summary(.Cells(i, 2).Value) + 1
            End If
        Next i
        
        ThisWorkbook.Sheets.Add(After:=.Index).Name = "集計結果"
        ThisWorkbook.Sheets("集計結果").Cells(1, 1).Value = "期限日"
        ThisWorkbook.Sheets("集計結果").Cells(1, 2).Value = "契約書数"
        Dim Key
        Dim RowNum As Long: RowNum = 2
        For Each Key In Summary.Keys
            ThisWorkbook.Sheets("集計結果").Cells(RowNum, 1).Value = Key


            ThisWorkbook.Sheets("集計結果").Cells(RowNum, 2).Value = Summary(Key)
            RowNum = RowNum + 1
        Next Key
    End With
End Sub

解説

Scripting.Dictionaryを使用して、各期限日ごとの契約書数を集計します。集計結果は"集計結果"という新しいワークシートに出力されます。

まとめ

Excel VBAを使えば、契約書のようなドキュメントを効率的に管理・整理することが可能です。上記の基本的なコードや応用例を参考に、日常の業務を自動化して時間を有効に活用しましょう。