Excel VBAを使って、特定の単語をタイトルに持つドキュメントをカテゴリ別に整理する技術は、業務の効率化やデータ管理において非常に役立ちます。この記事では、Excel VBAでのこの種の処理の方法を具体的に解説し、さらなる応用例も共有いたします。
Excel VBAの基本
Excel VBA（Visual Basic for Applications）は、Microsoft Excelに組み込まれたプログラミング言語です。これを用いると、単純作業の自動化だけでなく、高度なデータ分析やレポート作成も可能になります。
そもそも、どこにVBAコードを書いて、どう実行すれば良いのか分からない場合は、以下の記事をご参照ください。
VBAによるドキュメントのカテゴリ別整理の基本
基本コード
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Sub OrganizeDocumentsByCategory() Dim ws As Worksheet Dim rng As Range Dim cell As Range Dim targetFolder As String Set ws = ThisWorkbook.Worksheets("Sheet1") Set rng = ws.Range("A1:A" & ws.Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row) For Each cell In rng If InStr(cell.Value, "会議") Then targetFolder = "C:\Documents\会議" ElseIf InStr(cell.Value, "契約") Then targetFolder = "C:\Documents\契約" ElseIf InStr(cell.Value, "請求") Then targetFolder = "C:\Documents\請求" Else targetFolder = "C:\Documents\その他" End If FileCopy cell.Offset(0, 1).Value, targetFolder & "\" & Dir(cell.Offset(0, 1).Value) Next cell End Sub |
コードの詳細解説
このコードは、Sheet1のA列に記載されたファイル名のドキュメントを、そのタイトルに含まれる特定のキーワードに基づいてカテゴリ別のフォルダに整理するものです。例として、”会議”、”契約”、”請求”というキーワードを持つドキュメントをそれぞれのカテゴリ別フォルダに移動します。
補足事項
このコードは基本的なものですので、実際の業務に適用する際は、フォルダのパスやキーワードのカテゴリを適切にカスタマイズする必要があります。
応用例
応用例1: ファイルのコピーではなく移動を行う
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Name cell.Offset(0, 1).Value As targetFolder & "\" & Dir(cell.Offset(0, 1).Value) |
このコードを使用すると、元の場所からファイルを削除し、新しいフォルダに移動します。
応用例2: キーワードの一覧を外部のリストから取得する
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Dim keywordsWs As Worksheet Dim keywordRange As Range Dim keywordCell As Range Set keywordsWs = ThisWorkbook.Worksheets("Keywords") Set keywordRange = keywordsWs.Range("A1:A" & keywordsWs.Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row) For Each keywordCell In keywordRange If InStr(cell.Value, keywordCell.Value) Then targetFolder = "C:\Documents\" & keywordCell.Value Exit For End If Next keywordCell |
応用例3: 各カテゴリごとのファイル数を集計する
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Dim dict As Object Set dict = CreateObject("Scripting.Dictionary") For Each cell In rng If dict.Exists(targetFolder) Then dict(targetFolder) = dict(targetFolder) + 1 Else dict.Add targetFolder, 1 End If Next cell |
このコードを利用すると、各カテゴリのフォルダに整理されたファイルの数を辞書オブジェクトを用いて集計できます。
まとめ
Excel VBAを使用して、特定のキーワードを持つドキュメントをカテゴリ別に整理する技術は、日々の業務の効率化に大きく貢献します。この記事で提供した基本的なコードや応用例を参考に、独自のニーズに合わせてカスタマイズしてみてください。
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