Excel VBAを使用したOutlookメールの自動処理方法

この記事では、ExcelのVBAを使用して、指定した条件に一致するメールを「返信必要」フォルダに自動的に移動する方法について解説します。具体的なコードの作成からその詳細、そして応用例に至るまで、実際に使える知識を得ることができます。

VBAを利用したメール処理の基本

ExcelのVBAを用いることで、Outlook内のメールを自動で操作することが可能です。特定のキーワードが含まれるメールを特定のフォルダに移動するといった処理は、日常的な業務で非常に役立ちます。

Sub MoveMailsBasedOnCondition()

    Dim OutlookApp As Object
    Dim Namespace As Object
    Dim Inbox As Object
    Dim Mail As Object
    Dim i As Integer

    ' Outlookオブジェクトを取得
    Set OutlookApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set Namespace = OutlookApp.GetNamespace("MAPI")
    Set Inbox = Namespace.GetDefaultFolder(6) ' 6 = olFolderInbox

    ' Inbox内のメールをチェック
    For i = Inbox.Items.Count To 1 Step -1
        Set Mail = Inbox.Items(i)

        ' 条件に合致するメールを移動
        If InStr(1, Mail.Body, "返信が必要なもの", vbTextCompare) > 0 Then
            Mail.Move Namespace.GetDefaultFolder(6).Folders("返信必要")
        End If

    Next i

    ' オブジェクトの解放
    Set Mail = Nothing
    Set Inbox = Nothing
    Set Namespace = Nothing
    Set OutlookApp = Nothing

End Sub

コードの詳細解説

1. まず、Outlookと連携するためのオブジェクトを定義します。
2. `CreateObject(“Outlook.Application”)`を使用してOutlookのアプリケーションを取得します。
3. `GetNamespace(“MAPI”)`を利用し、Outlook内のメールの名前空間を取得します。
4. `GetDefaultFolder(6)`にて受信トレイを指定します。6は受信トレイを示す定数です。
5. `For`ループで受信トレイ内のすべてのメールを走査します。
6. `InStr`関数を使って、メール本文に”返信が必要なもの”という文字列が含まれているかを確認します。
7. 条件に合致する場合、該当のメールを”返信必要”フォルダに移動します。

応用例

1. 件名に特定のキーワードが含まれるメールを移動

メールの件名に「緊急」というキーワードがある場合に、それを「緊急」フォルダに移動させる方法です。

If InStr(1, Mail.Subject, "緊急", vbTextCompare) > 0 Then
    Mail.Move Namespace.GetDefaultFolder(6).Folders("緊急")
End If

2. 送信者によってメールを分類

特定の送信者からのメールを、その送信者名でフォルダを作成・分類する方法です。

If Mail.SenderName = "田中太郎" Then
    Mail.Move Namespace.GetDefaultFolder(6).Folders("田中太郎からのメール")
End If

3. 未読メールだけを対象とする

未読のメールのみを対象として、それを特定のフォルダに移動する方法です。

If Mail.UnRead = True And InStr(1, Mail.Body, "返信が必要なもの", vbTextCompare) > 0 Then
    Mail.Move Namespace.GetDefaultFolder(6).Folders("返信必要")
End If

まとめ

VBAを使用してOutlookのメールを自動処理する技術は、業務の効率化や整理整頓に大変役立ちます。本記事で紹介した方法を基に、さまざまな応用を試してみてください。