VBAを活用して、Excelで特定のプロジェクトに関するメールを効率よく整理する方法を解説します。メールの整理は、業務の生産性を向上させるための重要な要素です。多数のメールを迅速に整理できれば、その分他の作業にも集中することができます。
Excel VBAの基本
Excel VBA（Visual Basic for Applications）は、Microsoft Excelに組み込まれたプログラミング言語です。これを用いると、単純作業の自動化だけでなく、高度なデータ分析やレポート作成も可能になります。
そもそも、どこにVBAコードを書いて、どう実行すれば良いのか分からない場合は、以下の記事をご参照ください。
背景
ビジネスシーンでのEメールは情報伝達の重要な手段であり、毎日多数のメールがやり取りされています。特にプロジェクト進行中は関連するメールが多く届き、それらのメールの整理や管理は大変です。VBAを利用すれば、これらのメールを効率的に整理することが可能です。
VBAでメールの整理
Excel VBAを用いてOutlookのメールを整理する際の基本的なフローは以下の通りです。
1. Outlookオブジェクトを起動
2. メールボックスを指定
3. 条件に合致するメールをフィルタリング
4. メール内容をExcelに転記
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Sub OrganizeEmails() Dim olApp As Object Dim olFolder As Object Dim olMail As Object Dim iRow As Integer 'Outlookオブジェクトを起動 Set olApp = CreateObject("Outlook.Application") Set olFolder = olApp.GetNamespace("MAPI").GetDefaultFolder(6) iRow = 1 'メールボックス内のメールをチェック For Each olMail In olFolder.Items If InStr(olMail.Subject, "プロジェクト") > 0 Then Cells(iRow, 1).Value = olMail.ReceivedTime Cells(iRow, 2).Value = olMail.Subject iRow = iRow + 1 End If Next olMail Set olApp = Nothing Set olFolder = Nothing Set olMail = Nothing End Sub |
コードの詳細解説
上記のコードでは、Outlookのメールボックス内で「プロジェクト」という文字が含まれるメールの受信日時と件名をExcelに転記しています。
– CreateObject("Outlook.Application")でOutlookを操作するためのオブジェクトを作成。
– GetDefaultFolder(6)で受信トレイを指定しています（6は受信トレイを示す定数）。
– InStr(olMail.Subject, "プロジェクト") > 0で「プロジェクト」という文字を含むメールをフィルタリング。
応用例1: 送信者ごとの整理
メールの送信者ごとにExcelの異なるシートに転記する場合のコードと解説です。
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Sub OrganizeBySender() '...（上記と同じ初期設定） For Each olMail In olFolder.Items If InStr(olMail.Subject, "プロジェクト") > 0 Then shtName = olMail.SenderName If Not Evaluate("ISREF('" & shtName & "'!A1)") Then Sheets.Add(After:=Sheets(Sheets.Count)).Name = shtName End If iRow = Sheets(shtName).Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row + 1 Sheets(shtName).Cells(iRow, 1).Value = olMail.ReceivedTime Sheets(shtName).Cells(iRow, 2).Value = olMail.Subject End If Next olMail '...（後片付け） End Sub |
応用例2: 重要度別のカラーマーキング
メールの重要度を判定し、Excel内でカラーマーキングを行う例です。
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Sub ColorByImportance() '...（上記と同じ初期設定） For Each olMail In olFolder.Items If InStr(olMail.Subject, "プロジェクト") > 0 Then Cells(iRow, 1).Value = olMail.ReceivedTime Cells(iRow, 2).Value = olMail.Subject If olMail.Importance = 2 Then Cells(iRow, 2).Interior.Color = RGB(255, 0, 0) End If iRow = iRow + 1 End If Next olMail '...（後片付け） End Sub |
応用例3: メール本文のキーワード検索
メールの本文に特定のキーワードが含まれているかをチェックする例です。
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Sub SearchMailBody() '...（上記と同じ初期設定） For Each olMail In olFolder.Items If InStr(olMail.Body, "キーワード") > 0 Then Cells(iRow, 1).Value = olMail.ReceivedTime Cells(iRow, 2).Value = olMail.Subject iRow = iRow + 1 End If Next olMail '...（後片付け） End Sub |
まとめ
Excel VBAを利用することで、Outlookのメール整理作業を
大幅に効率化することができます。上記の基本的な手法や応用例を参考に、独自のメール整理ルーチンを構築してみてください。
VBAも良いけどパワークエリも良い
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