Excel VBAで商品の在庫状況の通知メールを自動送信する方法

この記事では、Excel VBAを使用して商品の在庫状況を監視し、通知メールを自動で送信する方法について詳しく解説します。初心者でも理解しやすいように具体的なコード例とその詳細解説、さらには応用例を含めて紹介します。

基本のコード: 商品の在庫状況の通知メール送信

Sub SendStockNotification()
    Dim OutlookApp As Object
    Dim OutlookMail As Object
    Dim LastRow As Long
    Dim i As Long
    'Outlookオブジェクトをセット
    Set OutlookApp = CreateObject("Outlook.Application")
    'Excel内の最後の行を取得
    LastRow = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
    For i = 2 To LastRow
        If Cells(i, 3).Value < 10 Then '在庫が10未満の場合
            Set OutlookMail = OutlookApp.CreateItem(0)
            With OutlookMail
                .To = "mail@example.com"
                .Subject = Cells(i, 1).Value & "の在庫が少なくなっています"
                .Body = Cells(i, 1).Value & "の現在の在庫数は" & Cells(i, 3).Value & "です。"
                .Send
            End With
        End If
    Next i
    Set OutlookMail = Nothing
    Set OutlookApp = Nothing
End Sub

コードの詳細解説

このコードは、Excelの指定したシートの在庫状況を確認し、在庫数が10未満の商品がある場合に、その情報をメールで通知するものです。

- Outlookオブジェクトの作成: 通知メールの送信にはOutlookを使用しています。
- `LastRow`の取得: シート内のデータの最後の行を特定します。
- `For`ループ: 各行の在庫数を確認し、10未満の場合にメールを送信します。
- メールの設定: 商品名、現在の在庫数をメールの件名および本文に組み込みます。

応用例

1. 特定のアドレスにだけメールを送信する

If Cells(i, 4).Value = "A社" Then
    OutlookMail.To = "a-company@example.com"
End If

解説

このコードは、商品の供給元が"A社"の場合にだけ、特定のメールアドレスに通知を送る例です。通知先を絞ることで、情報の過多を防ぐことができます。

2. 在庫状況によって異なるメールを送信する

If Cells(i, 3).Value < 5 Then
    OutlookMail.Subject = Cells(i, 1).Value & "の在庫がほぼなくなっています"
ElseIf Cells(i, 3).Value < 10 Then
    OutlookMail.Subject = Cells(i, 1).Value & "の在庫が少なくなっています"
End If

解説

在庫数が5未満の場合と10未満の場合で異なる内容のメールを送信する例です。状況に応じた情報を伝えることができます。

3. メール送信後、日時をExcelに記録する

Cells(i, 5).Value = Now()

解説

メールを送信した後、その日時をExcelの指定したセルに記録する例です。いつ通知を行ったかの履歴を簡単に確認することができます。

まとめ

Excel VBAを利用して、商品の在庫状況を自動で監視し、必要に応じて通知メールを送信することは、日常の業務効率化に大いに役立ちます。本記事で紹介した基本のコードや応用例を参考にして、独自の自動化タスクを作成してみてください。