Excel VBAを活用して、社内研修受講者一覧表を作成する方法を詳しく説明します。初心者向けに基本から具体的なコード例とその詳細な解説、さらに実用的な応用例を3つ紹介します。Excel VBAの強力な機能を活用して、社内の効率化を図る手助けをします。
Excel VBAの基本
Excel VBA（Visual Basic for Applications）は、Microsoft Excelに組み込まれたプログラミング言語です。これを用いると、単純作業の自動化だけでなく、高度なデータ分析やレポート作成も可能になります。
そもそも、どこにVBAコードを書いて、どう実行すれば良いのか分からない場合は、以下の記事をご参照ください。
社内研修受講者一覧表の基本構造
Excelのシート上で研修受講者の情報を管理する際、以下のような基本的な情報が考えられます。
1. 受講者の氏名
2. 所属部門
3. 研修タイトル
4. 受講日
5. 受講結果（合格/不合格/保留など）
VBAを使用して一覧表を自動生成
以下は、上記の情報を持つ研修受講者一覧表を自動生成する基本的なVBAコードです。
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Sub CreateTrainingList() Dim LastRow As Long 'シートを選択 Sheets("研修受講者一覧").Select '最終行を取得 LastRow = ThisWorkbook.Sheets("研修受講者一覧").Cells(ThisWorkbook.Sheets("研修受講者一覧").Rows.Count, "A").End(xlUp).Row + 1 'テーブルヘッダーを入力 Cells(1, 1).Value = "氏名" Cells(1, 2).Value = "所属部門" Cells(1, 3).Value = "研修タイトル" Cells(1, 4).Value = "受講日" Cells(1, 5).Value = "受講結果" 'テーブルのデザイン設定 Range("A1:E1").Font.Bold = True Range("A1:E" & LastRow).Borders.LineStyle = xlContinuous End Sub |
コードの詳細解説
1. **Sub CreateTrainingList()**：VBAのマクロを定義する際の始まりの部分です。
2. **Dim LastRow As Long**：最後の行番号を取得するための変数を定義しています。
3. **Sheets(“研修受講者一覧”).Select**：”研修受講者一覧”という名前のシートを選択します。
4. **LastRow**の部分では、最後の行番号を取得しています。
5. **Cells(1, 1).Value**のような行でテーブルのヘッダーを設定しています。
6. **Range(“A1:E1”).Font.Bold = True**でヘッダーのフォントを太字にしています。
7. **Range(“A1:E” & LastRow).Borders.LineStyle = xlContinuous**でテーブル全体の罫線を設定しています。
応用例
応用例1: 新しい受講者の追加
以下は、新しい受講者の情報を一覧表の最後の行に追加するVBAコードです。
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Sub AddNewTrainee(Name As String, Department As String, TrainingTitle As String, DateTaken As Date, Result As String) Dim LastRow As Long '最終行を取得 LastRow = ThisWorkbook.Sheets("研修受講者一覧").Cells(ThisWorkbook.Sheets("研修受講者一覧").Rows.Count, "A").End(xlUp).Row + 1 '受講者情報を追加 Cells(LastRow, 1).Value = Name Cells(LastRow, 2).Value = Department Cells(LastRow, 3).Value = TrainingTitle Cells(LastRow, 4).Value = DateTaken Cells(LastRow, 5).Value = Result End Sub |
応用例2: 受講者の情報をフィルタリング
特定の部門や結果に基づいて受講者の情報をフィルタリングするVBAコードの例です。
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Sub FilterByDepartment(Department As String) Rows(1).AutoFilter Field:=2, Criteria1:=Department End Sub |
応用例3: 特定の受講者の情報を検索・表示
指定した受講者の名前に基づいて情報を検索し、その受講者の詳細情報をメッセージボックスに表示するVBAコードの例です。
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Sub SearchTrainee(Name As String) Dim LastRow As Long, FoundRow As Long '最終行を取得 LastRow = ThisWorkbook.Sheets("研修受講者一覧").Cells(ThisWorkbook.Sheets("研修受講者一覧").Rows.Count, "A").End(xlUp).Row '指定した名前を検索 On Error Resume Next FoundRow = Columns(1).Find(What:=Name, After:=Cells(1, 1), LookIn:=xlValues, LookAt:=xl Whole).Row On Error GoTo 0 If FoundRow > 0 Then MsgBox "名前: " & Cells(FoundRow, 1).Value & vbNewLine & _ "所属部門: " & Cells(FoundRow, 2).Value & vbNewLine & _ "研修タイトル: " & Cells(FoundRow, 3).Value & vbNewLine & _ "受講日: " & Cells(FoundRow, 4).Value & vbNewLine & _ "受講結果: " & Cells(FoundRow, 5).Value Else MsgBox Name & "は一覧表に存在しません。" End If End Sub |
まとめ
Excel VBAを活用することで、社内研修受講者一覧表の作成や管理が効率的になります。上記の基本的なコードや応用例を参考に、独自のニーズに合わせたカスタマイズを行いましょう。Excel VBAの機能を最大限活用して、業務の効率化や質の向上を図りましょう。
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