Excel VBAを利用して「社内連絡」メールの自動整理方法

この記事では、Excel VBAを用いてOutlook内で「社内連絡」というキーワードを含むメールを自動的に「社内連絡」フォルダへ移動させる方法を紹介します。具体的なコード例とその詳細解説、さらに応用例を通じて、日常の業務効率化を図る方法を学べます。

VBAを使った自動整理の基本

Outlookのメール管理は業務の中で重要な部分を占めています。VBAを利用してこれを効率化することで、他の作業に集中できる時間を増やすことが可能です。

基本コードの作成

Sub MoveMails()
    Dim objOutlook As Object
    Dim objNamespace As Object
    Dim objFolder As Object
    Dim objMail As Object
    Dim i As Integer
    
    Set objOutlook = CreateObject("Outlook.Application")
    Set objNamespace = objOutlook.GetNamespace("MAPI")
    Set objFolder = objNamespace.GetDefaultFolder(6) 'Inbox

    For i = objFolder.Items.Count To 1 Step -1
        Set objMail = objFolder.Items(i)
        If InStr(objMail.Subject, "社内連絡") > 0 Then
            objMail.Move objNamespace.GetDefaultFolder(6).Folders("社内連絡")
        End If
    Next i
End Sub

コードの解説

上記のコードは、Outlookの受信トレイから「社内連絡」というキーワードを含むメールを検索し、「社内連絡」という名前のフォルダへ移動させるものです。

1. Outlookのアプリケーションを開始し、Namespaceを取得。
2. 受信トレイを参照。
3. 受信トレイ内の各メールについて、件名に「社内連絡」という文字列が含まれているかをチェック。
4. 該当するメールを「社内連絡」フォルダに移動。

応用例

1. 特定の送信者からのメールを別フォルダに移動

特定の送信者からのメールを自動的に別のフォルダに移動させる方法です。

Sub MoveMailsBySender()
    Dim objMail As Object
    Dim i As Integer
    
    For i = objFolder.Items.Count To 1 Step -1
        Set objMail = objFolder.Items(i)
        If objMail.SenderName = "山田太郎" Then
            objMail.Move objNamespace.GetDefaultFolder(6).Folders("山田太郎からのメール")
        End If
    Next i
End Sub

2. 特定の日付より前のメールをアーカイブフォルダに移動

Sub ArchiveOldMails()
    Dim objMail As Object
    Dim i As Integer
    Dim targetDate As Date
    targetDate = "2023/09/01"
    For i = objFolder.Items.Count To 1 Step -1
        Set objMail = objFolder.Items(i)
        If objMail.ReceivedTime < targetDate Then
            objMail.Move objNamespace.GetDefaultFolder(6).Folders("アーカイブ")
        End If
    Next i
End Sub

3. メールの本文に特定のキーワードが含まれる場合、フラグを立てる

Sub FlagMailsWithKeyword()
    Dim objMail As Object
    Dim i As Integer

    For i = objFolder.Items.Count To 1 Step -1
        Set objMail = objFolder.Items(i)
        If InStr(objMail.Body, "重要") > 0 Then
            objMail.FlagStatus = 2 ' Mark as Follow up
        End If
    Next i
End Sub

まとめ

VBAを活用することで、Outlookのメール整理を自動化し、業務効率化を図ることができます。上述の基本的なコードと応用例を参考に、自身のニーズに合わせてカスタマイズしてみてください。