パソコンでメールを利用していると、大事な相手のアドレスをわざわざ入力する手間を省きたいと感じることはありませんか。そんなとき、連絡先をしっかりと管理しておけば、スムーズにメールを作成できて作業効率もアップします。ここでは、Windows 11で連絡先を追加・管理する方法を中心にご紹介します。
Windows 11でメールの連絡先を管理するメリット
Windows 11でメールの連絡先（アドレス帳）を活用するメリットは、何よりも作業効率が向上する点にあります。メール作成時に宛先を入力する手間が省けるだけでなく、部署や役職などの詳細情報も追加しておくことで、相手とのやり取りを一段とスムーズに行うことができます。以下に具体的なメリットをまとめました。
- 宛先入力のミスを削減
毎回手入力する必要がなくなるため、スペルミスや入力漏れなどのヒューマンエラーを大幅に減らせます。 - やり取りの履歴がわかりやすい
相手先のメールアドレスだけでなく、所属や役職などのメモを登録しておけば、誰とやり取りしているのかをひと目で把握できます。 - チームやプロジェクトでの共有が可能
Microsoftアカウントと同期することで、異なる端末からも同じ連絡先を参照したり、Outlook.comなどを介してチーム内で共有することができます。 - メール以外にも活用できる
登録した情報は、Windowsの各種アプリケーション（People機能や他のOfficeソフトなど）からも参照できるため、連絡先情報をさまざまな用途に応用できます。
Windows 11のMailアプリを使った連絡先管理
Windows 11に標準搭載されているMailアプリは、シンプルな操作でメールの送受信ができる便利なツールです。ここでは、Mailアプリで連絡先を扱う方法を見ていきましょう。
Mailアプリを起動する
- スタートメニューから起動
「スタートボタン」をクリックして「Mail」を検索し、アプリを起動します。初めて起動する場合は、セットアップ画面が表示されるため、案内に従ってMicrosoftアカウントやメールアカウントを追加します。 - 左下の「People」アイコンを探す
Mailアプリの画面左下に、人物のシルエットをかたどった「People」アイコンがあります。これをクリックすると、連絡先画面が表示されます。
連絡先を追加する
- 「+」ボタンで新規追加
連絡先画面が表示されたら、「+」アイコンなどの追加ボタンをクリックします。 - 必要情報を入力
新しく登録する連絡先の名前、メールアドレス、電話番号、メモなどを入力します。部署や役職などの詳細情報を入れておくと、後々整理しやすくなります。 - 完了して登録
入力が終わったら「保存」や「完了」などのボタンを押して登録を確定します。
既存連絡先を編集・削除する
- 連絡先リストから対象を選ぶ
既に登録されている連絡先の名前をクリックします。 - 編集または削除ボタンをクリック
連絡先の詳細画面が表示されるので、「編集」ボタンをクリックすると、情報の修正が行えます。不要になった連絡先は「削除」ボタンをクリックすると削除できます。
Mailアプリはシンプルかつ軽快に動作するので、日常的にメールを使う方にはとても便利です。ただし、機能的には最小限のため、より高度な管理を望む場合はOutlookアプリを使うのも一手です。
Outlookアプリを活用して連絡先を管理する
より多機能な環境を求めるならば、Outlookアプリ（新しいOutlookを含む）がおすすめです。PCにインストールされているMicrosoft 365のOutlookや、ストア版の新しいOutlookなど、UIこそ異なるものの、連絡先管理の基本的な方法はおおむね共通しています。
Outlookの基本画面を理解する
- Outlookを起動
Windowsのスタートメニューから「Outlook」を検索して起動します。 - 画面左下の「People」アイコンを選択
メール画面やカレンダー画面、タスク画面などに切り替えるためのアイコンが並んでいます。その中から人物が並んだような「People」アイコンをクリックすると、連絡先画面に切り替わります。
新しい連絡先を登録する
- 「New Contact」をクリック
連絡先の一覧画面を開くと、「New Contact」や「+ Contact」などのボタンが配置されています。 - 情報を入力する
名前、メールアドレス、電話番号、会社名、部署など、必要な項目を入力します。必要に応じて写真を設定することもできます。 - 「Save」を押して登録を完了
すべての項目を入力したら保存ボタンをクリックして完了です。
連絡先のグループ管理
Outlookには「連絡先グループ」や「配布リスト」といった機能があります。複数の相手先メールアドレスを1つのグループとして登録しておくことで、まとめてメールを送るときに便利です。
- 新しい連絡先グループの作成
連絡先画面で「New Contact Group」（バージョンによっては「New Group」）などを選びます。 - グループ名を設定
プロジェクト名やチーム名など、わかりやすい名称を入力します。 - メンバーを追加
追加したい連絡先を検索・選択し、「Add」ボタンでメンバーとして追加します。 - 保存して完了
新しいグループの作成が完了したら保存をし、グループとして利用できるようになります。
Outlookアプリならではの便利ポイント
- メール、カレンダー、連絡先のシームレスな統合
予定表で会議を作成するときも連絡先から参加者を呼び出せますし、To Do（タスク）に紐づけることも容易です。 - クラウド同期
Outlook.comやMicrosoft 365を利用していれば、自動的にクラウドと同期されるため、複数の端末から同じ連絡先を参照できます。 - CSVのインポート/エクスポート機能
他のメールサービスや連絡先ツールからの乗り換えや、バックアップを取りたいときにも便利です。
wab.exeでWindowsアドレス帳を使う方法
Windows 11では、以前のバージョンで使われていた「Windowsアドレス帳（wab.exe）」が残っている場合があります。昔からWindowsを使っているユーザーには馴染みがあるかもしれませんが、以下の方法で確認することが可能です。
wab.exeを実行してみる
- スタートメニューやエクスプローラーで検索
「wab.exe」と入力して検索します。表示されたら実行してみてください。 - 旧来のWindowsアドレス帳が起動
もしWindowsアドレス帳が使える環境であれば、従来のUIで住所録を開くことができます。
連絡先ファイルを探す
- .contact拡張子で検索
もし連絡先ファイルが既に作成されている場合、エクスプローラーで「*.contact」と検索するとヒットします。 - 保存先フォルダー
既定では「C:\Users\ユーザー名\Contacts」に連絡先が格納されていることが多いです。
Windowsアドレス帳のメリットと注意点
- メリット
- シンプルで軽量
- Windowsの古いバージョンから乗り換えてきた方には馴染みがある
- 個別ファイルとして連絡先を管理できる
- 注意点
- 今後のWindowsアップデートでいつ正式にサポートが終了しても不思議ではない
- MailアプリやOutlookアプリのような新しいUIとの親和性は低い
- Microsoftアカウントとの自動同期は基本的に行われない
Windows 11でPeopleアプリが使えなくなった？
かつてWindows 10で利用されていたPeopleアプリは、Windows 11では廃止または統合の方向へ進んでいます。従来はPeopleアプリから直接連絡先を管理できましたが、現在はMailアプリやOutlookアプリの「People」機能の一部として統合されています。
- Windows 11での推奨方法
公式には、MailアプリやOutlookアプリのPeople機能から連絡先を追加・編集・削除する流れが標準とされています。 - Windowsアドレス帳派は要注意
wab.exeを利用する場合、連絡先の管理が一部機能で重複したり、同期されなかったりします。
連絡先をバックアップ・移行するには？
一度登録した連絡先は大切な情報源です。万が一のデータ紛失に備えてバックアップを取ることは非常に重要です。ここでは、Windows 11で利用できる代表的なバックアップ方法をまとめます。
| 方法 | 操作 | メリット | デメリット |
|---|---|---|---|
| Outlookのエクスポート機能 | Outlookの「ファイル」→「開く/エクスポート」→「インポート/エクスポート」からCSVやPST形式で書き出す | バックアップや他ソフトへの移行が簡単 | Outlookが必要。Mailアプリのみの利用者には不向き |
| Mailアプリの同期 | Microsoftアカウントでログインし、クラウド同期を有効にする | 自動で同期されるため手間が少ない | ローカルファイルとしては残らない。オフライン操作が少し不便 |
| Windowsアドレス帳（wab.exe） | wab.exeからエクスポートしておく（.wabや.vcf形式など） | 古い環境との互換性を保ちやすい | 将来的なサポートが不安 |
| クラウドストレージに保存 | 連絡先ファイル（.contactや.vcf）をOneDriveやDropboxに手動でコピー | 複数デバイスで参照・共有が容易 | ローカルPC側には最新ではないファイルが残る可能性がある |
連絡先を管理する際のポイントと注意事項
連絡先を円滑に運用するためには、いくつか注意しておきたいポイントがあります。
重複データを避ける
同じ相手が複数のメールアドレスを使っている場合、別々の連絡先として重複登録してしまいがちです。連絡先を作る際は、相手のメインのメールアドレスや、用途別のアドレスがあるのかをよく確認してから追加すると良いでしょう。
- Outlookの「重複の検出」機能
インポート時、既存のデータとの重複を検出してくれる機能があります。活用すると整理が楽になります。
定期的な見直し
人事異動や退職、個人のメールアドレス変更など、連絡先情報は時とともに変わります。メールがエラーで戻ってくる相手先がいくつもあるようなら、連絡先リストの整理時期かもしれません。
- 半年〜1年に一度のメンテナンス
大量の連絡先を抱えている方は、定期的に連絡先を確認し、不要なものや古くなったものを整理しましょう。
セキュリティ面を意識する
メールアドレスや電話番号などの個人情報を取り扱う以上、セキュリティ対策は重要です。職場や共有端末で連絡先を扱う場合は、PCのログインパスワードやストレージ暗号化などを検討しましょう。
- パスワード管理の徹底
MicrosoftアカウントやOutlookなどのアカウントパスワードは強固なものに設定し、二段階認証を有効にするなど対策を講じます。 - 連絡先を含むデータの暗号化
企業や団体に属している場合、規定のセキュリティルールに沿ってデータの取り扱いを行いましょう。
連絡先管理をスムーズに行うためのおすすめ手順
最後に、Windows 11で連絡先管理をスムーズに進めるためのステップを簡潔にまとめます。
- どのアプリをメインに使うか決める
- シンプルさ重視 → Mailアプリ
- 多機能・ビジネス向け → Outlookアプリ
- 旧環境から移行 → wab.exeも検討
- 連絡先を整理・重複チェック
- まずは重複や無効なアドレスを一掃しておく
- クラウド同期またはバックアップ設定
- 重要なデータはこまめにバックアップ
- Microsoftアカウントと同期させるなら、アカウント情報が正しいか確認
- 定期的にアップデートとメンテナンス
- 半年または1年に一度は見直して、不要な連絡先を削除
- エラーが返ってきたメールアドレスは再確認して修正または削除
これらを実践することで、必要な時にすぐ連絡先を呼び出すことができ、ミスの削減や作業スピードの向上につながります。
まとめ
Windows 11では、標準のMailアプリやOutlookアプリを中心に連絡先管理を行うのが一般的です。使い慣れた旧式のWindowsアドレス帳（wab.exe）が残っている場合でも利用は可能ですが、今後のサポートを考えると新しい環境に移行するほうが安心です。
連絡先はビジネスやプライベートを問わず大切な情報源です。定期的にバックアップを取っておくことで、誤削除やトラブルに遭遇した際にも復旧をスムーズに行えます。
それぞれの方法を使い分けたり、組み合わせたりしながら、自分のワークスタイルに合った連絡先管理を確立してみてください。
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