テストページやメモ帳からは印刷できるのに、WordやExcelだけ印刷できない場合、プリンター本体の故障と決めつけるのは早いです。まず、同じプリンターを使って「別アプリ」「別のOffice文書」「Windowsのテストページ」を比較してください。これだけで、原因が文書、Officeアプリ、Windows、プリンターのどこにあるのかを効率よく絞り込めます。
主な原因は、印刷先プリンターの選択ミス、ページ範囲や用紙設定の不一致、特定文書の破損、Officeの不調、プリンタードライバーや印刷サービスの問題です。Microsoftも、別アプリや別ファイルでの印刷、プリンター選択、印刷設定、テストページの順に確認する方法を案内しています。([マイクロソフト サポート][1])
WordやExcelだけ印刷できないときの切り分け手順
最初からOfficeを再インストールするのではなく、次の3種類の印刷を比較します。
| 確認結果 | 問題がある可能性が高い範囲 | 次に確認すること |
|---|---|---|
| Windowsのテストページも印刷できない | プリンター、接続、ドライバー、印刷サービス | プリンター全体のトラブルとして対処 |
| テストページは印刷できるが、メモ帳から印刷できない | Windowsの印刷経路、印刷キュー、プリンター選択 | 印刷先とキュー、ドライバーを確認 |
| メモ帳は印刷できるが、特定のWord・Excel文書だけ失敗する | 文書の設定やデータ | 文書単位の修復へ進む |
| Wordの文書はすべて失敗するが、Excelは印刷できる | Word固有の設定、アドイン、アプリ障害 | Wordのセーフモードや修復を試す |
| WordとExcelの両方が失敗し、他アプリは印刷できる | Office全体、Officeとドライバーの組み合わせ | Office修復、ドライバー確認へ進む |
切り分けでは、毎回同じ物理プリンターを選ぶことが重要です。メモ帳ではプリンターA、WordではプリンターBを選んでいた場合、比較結果に意味がなくなります。
メモ帳など別アプリから印刷する
最初に、Office以外のアプリから印刷します。
- メモ帳を開きます。
- 「印刷テスト」などの短い文字を入力します。
- 「ファイル」から「印刷」を開きます。
- WordやExcelで使いたいプリンターと同じプリンターを明示的に選びます。
- 1部だけ印刷します。
メモ帳から正常に印刷できれば、プリンター本体や基本的なWindowsの印刷機能は動作している可能性が高くなります。
ただし、「Microsoft Print to PDF」や「Microsoft OneNote」などを選んだ結果と、紙に出力する物理プリンターの結果を混同しないようにしてください。
別のWord文書やExcelブックを印刷する
次に、新しい文書を作成して印刷します。
Wordでは白紙の文書に1行だけ文字を入力します。ExcelではA1セルに「印刷テスト」と入力してください。
- 新しい文書は印刷できる
元の文書固有の問題である可能性が高い - 新しい文書も印刷できない
WordやExcelのアプリ、Office全体、ドライバーとの組み合わせに問題がある可能性が高い
WordだけでなくExcelでも試すと、さらに範囲を絞れます。
たとえば、Excelは印刷できるのにWordだけ失敗する場合は、プリンター全体ではなくWord固有の問題を優先して調べます。
Windowsのテストページを印刷する
Windows 11では、一般的に次の順でテストページを印刷できます。
- 「スタート」を開く
- 「設定」を開く
- 「Bluetoothとデバイス」を選ぶ
- 「プリンターとスキャナー」を選ぶ
- 対象のプリンターを選ぶ
- 「プリンターのプロパティ」を開く
- 「全般」タブの「テストページの印刷」を選ぶ
Windowsや機器の管理状態によって、表示名や画面構成が異なることがあります。
テストページも印刷できない場合は、Officeの修復より先に、プリンターの接続、ドライバー、印刷キューを確認してください。テストページが正常に出る場合は、文書またはOffice側の問題を優先します。([マイクロソフト サポート][2])
Officeの印刷画面で最初に確認する項目
WordやExcelで「ファイル」から「印刷」を開き、印刷ボタンを押す前に設定を確認します。
選択中のプリンターを確認する
最も多いのは、意図しないプリンターが選ばれているケースです。
次のような印刷先が選択されていないか確認してください。
- Microsoft Print to PDF
- Microsoft OneNote
- Fax
- 以前使っていたプリンター
- オフラインになっている同名プリンター
- 別部署や別フロアの共有プリンター
- 接続先が異なる同一機種のプリンター
同じ型番のプリンターが複数登録されている場合は、名前だけでは判断できません。正常に印刷できたメモ帳と同じ印刷キューを選択します。
Windowsには、最後に使ったプリンターを既定のプリンターとして管理する設定があります。そのため、場所や直前の操作によって既定のプリンターが変わることがあります。プリンターが頻繁に切り替わる場合は、「Windowsで通常使うプリンターを管理する」の設定も確認してください。([マイクロソフト サポート][3])
ページ範囲や印刷対象を確認する
プリンターが正しくても、印刷対象の指定が原因で何も出ないことがあります。
Wordでは、次の項目を確認します。
- 「すべてのページ」が選ばれているか
- 存在しないページ番号を指定していないか
- 「選択した部分を印刷」になっていないか
- 奇数ページ、偶数ページだけの指定になっていないか
- コメントや変更履歴の扱いが意図した設定になっているか
Excelでは、次の項目を確認します。
- 「選択した部分を印刷」になっていないか
- 「作業中のシートを印刷」と「ブック全体を印刷」を取り違えていないか
- 印刷範囲が不要なセル範囲に設定されていないか
- 印刷プレビューに対象の表が表示されているか
- 拡大縮小設定によって極端に小さくなっていないか
印刷プレビューが空白なら、プリンター本体よりも文書の印刷範囲やレイアウト設定を優先して確認します。
用紙サイズ、向き、給紙方法を確認する
Office側とプリンター側の用紙設定が一致しているか確認します。
代表的な確認項目は次のとおりです。
- A4、A3、はがきなどの用紙サイズ
- 縦向き、横向き
- 自動給紙、手差しトレイ
- 両面印刷
- カラー、白黒
- 1枚あたりのページ数
- 拡大縮小率
プリンター本体で「指定用紙をセットしてください」と待機しているケースもあります。パソコン側だけでなく、プリンターの操作パネルにエラーや確認画面が出ていないかも確認してください。
特定のWord文書やExcelブックだけ印刷できない場合
別の文書は印刷できるのに、1つのファイルだけ失敗する場合は、Officeやプリンターを修復する前に文書側を確認します。
別名で保存してから印刷する
問題の文書を開き、「名前を付けて保存」で新しいファイルを作成します。
元のファイルを直接上書きするのではなく、次のように別名で保存してください。
- 会議資料.docx
- 会議資料_印刷確認.docx
保存後に新しいファイルを閉じ、もう一度開いて印刷します。
ページやシートを分けて印刷する
Wordでは、1ページ目だけ、2ページ目だけというようにページを分けて印刷します。
一部のページだけ失敗する場合、そのページに配置された次の要素が影響している可能性があります。
- 大きな画像
- 図形
- テキストボックス
- 埋め込みオブジェクト
- 外部ファイルへのリンク
- 特殊なレイアウト
Excelでは、シートを1枚ずつ印刷してください。特定のシートだけ失敗する場合は、そのシートの印刷範囲、改ページ、図形、画像などを確認します。
新しい文書へ内容を分けてコピーする
Wordの場合は、新しい白紙文書を作成し、元の文書の内容を数ページずつコピーします。
すべてを一度にコピーするのではなく、前半と後半に分けると、問題を含む範囲を特定しやすくなります。
Excelの場合も、新しいブックへシートを1枚ずつコピーして印刷結果を確認します。
PDFに変換して印刷する
一時的な回避策として、WordやExcelからPDFを作成し、PDF閲覧アプリから印刷する方法があります。
PDFから印刷できた場合は、プリンター本体よりも、Officeからプリンタードライバーへ直接データを渡す部分に問題がある可能性が高まります。
ただし、PDF化は根本的な修復ではありません。次の点にも注意してください。
- 改ページや余白が変わっていないか確認する
- Excelの縮尺や印刷範囲を確認する
- 機密文書を許可なく外部サービスへアップロードしない
- 組織の文書管理ルールに従う
WordやExcelのすべての文書が印刷できない場合
新しい文書を含めてすべて失敗する場合は、Officeアプリ側の対処へ進みます。
Officeアプリとパソコンを再起動する
WordやExcelの画面を閉じただけでは、バックグラウンドに処理が残っていることがあります。
開いている文書を保存したうえで、WordやExcelを終了し、パソコンを再起動してください。Microsoftも、Officeアプリが正常に動作しない場合は、最初にアプリの再起動を試し、改善しなければ修復へ進む方法を案内しています。([マイクロソフト サポート][4])
Officeのセーフモードで印刷する
セーフモードで起動し、通常起動との違いを確認します。
Wordの場合は、次の手順です。
WindowsキーとRキーを押す- 「ファイル名を指定して実行」に
winword /safeと入力する - 「OK」を選ぶ
- 新しい文書を作成して印刷する
Excelの場合は、次のコマンドを使用します。
excel /safeセーフモードでは印刷でき、通常起動では失敗する場合は、アドインや起動時に読み込まれる設定が関係している可能性があります。
ただし、会社や自治体などの管理端末では、必要なアドインを勝手に無効化しないでください。セーフモードでの結果を管理者へ伝え、設定変更の判断を依頼します。WordとExcelのセーフモード起動コマンドは、Microsoftのサポート情報でも案内されています。([マイクロソフト サポート][5])
Officeを修復する
Office全体に問題があると判断できた場合は、修復機能を使います。
Windows 11では、一般的に次の場所から修復画面を開きます。
- 「スタート」を右クリックする
- 「インストールされているアプリ」を開く
- Microsoft 365またはOffice製品を探す
- 右側の「…」を選ぶ
- 「変更」を選ぶ
- 表示される修復方法を選ぶ
表示される項目は、Officeの製品版やインストール方式によって異なります。
| インストール方式 | 表示される主な修復方法 |
|---|---|
| クイック実行形式 | クイック修復、オンライン修復 |
| MSI形式 | 修復、続行 |
| 組織管理端末 | 管理者によって操作が制限される場合がある |
クイック修復が表示される場合は、先にクイック修復を試します。改善しない場合は、オンライン修復を検討します。
Officeの修復は、Wordだけを選んだつもりでもOfficeスイート全体を対象とする場合があります。また、すべてのOffice製品で同じメニューが表示されるとは限りません。Microsoftも、OSとOfficeのインストール方式によって修復手順や選択肢が異なると案内しています。([マイクロソフト サポート][4])
印刷キューとPrint Spoolerを確認する
印刷ボタンを押した直後に、Windowsの印刷キューを開きます。
印刷キューの動きは、原因を判断する手掛かりになります。
| 印刷キューの状態 | 原因の目安 |
|---|---|
| 印刷ジョブがまったく表示されない | Officeの設定、文書、アプリ、権限制限 |
| ジョブが「エラー」や「一時停止」で残る | ドライバー、接続、プリンター側 |
| ジョブが処理中のまま残る | 印刷サービス、通信、プリンター待機 |
| ジョブがすぐ消えるが紙が出ない | ドライバー、ポート、プリンター本体側を追加確認 |
これはあくまで目安です。処理が速いとジョブを確認できない場合もあります。
一時的な印刷サービスの不調が疑われる場合は、Print Spoolerを再起動します。
WindowsキーとRキーを押すservices.mscと入力する- 「Print Spooler」を探す
- 右クリックして「再起動」を選ぶ
環境によっては管理者権限が必要です。職場のパソコンで操作できない場合は、管理担当者へ依頼してください。Microsoftも、Officeなど特定アプリの印刷トラブルに対する手順として、Print Spoolerの再起動を案内しています。([マイクロソフト サポート][1])
プリンタードライバーを更新・再インストールする
テストページが印刷できても、Officeの複雑なレイアウトを処理するときだけドライバーの問題が表面化することがあります。
Office修復でも改善しない場合は、プリンタードライバーを確認します。
一般的な確認手順は次のとおりです。
- デバイスマネージャーを開く
- 「プリンター」または関連する項目を展開する
- 対象プリンターを右クリックする
- 「ドライバーの更新」を試す
- 改善しなければ、管理者の判断で再インストールを検討する
Microsoftは、古いドライバーや互換性のないドライバーが印刷問題の原因になる可能性を挙げ、更新または再インストールする方法を案内しています。([マイクロソフト サポート][1])
共有プリンターや組織管理端末では、独自にドライバーを削除しないでください。プリントサーバーから指定されたドライバーが配布されている場合があります。
権限による印刷制限とOffice障害を区別する
職場や学校のパソコンでは、アプリの故障ではなく、文書保護や管理ポリシーによって印刷が制限されていることがあります。
次のような場合は、権限やポリシーを疑います。
- 印刷メニューや印刷ボタンが無効になっている
- 「印刷する権限がありません」と表示される
- 通常の文書は印刷できるが、特定の業務文書だけ印刷できない
- 別のユーザーでは印刷できる
- 修復やドライバー変更のメニューが表示されない
- 管理者の承認を求める画面が表示される
一方、同じユーザー、同じプリンター、同じ時間帯にメモ帳から印刷できる場合、プリンター全体に対する一般的な利用権限は設定されている可能性が高いと考えられます。ただし、特定文書だけに印刷制限が設定されている可能性は残ります。
制限を回避しようとせず、文書の所有者やシステム管理者へ確認してください。
失敗しやすい対処方法
最初からプリンターを削除しない
テストページやメモ帳が印刷できる場合、プリンターを削除して再登録しても改善しない可能性があります。
先に、別文書、印刷先、ページ範囲を確認してください。
1つの文書だけの問題でOffice全体を修復しない
新しいWord文書が印刷できるなら、Office全体の修復より、元の文書の保存し直しや内容の分割を優先します。
PDFから印刷できたことだけで解決と判断しない
PDF印刷は有効な回避策ですが、WordやExcelから直接印刷できない原因は残っています。
頻繁に発生する場合は、Office修復やドライバー確認まで進めてください。
比較の途中でプリンターを変えない
印刷テストでは、必ず同じプリンターを選びます。別のプリンターに変えると、文書の問題なのか機器の問題なのか判断できなくなります。
解決までの確認順序
WordやExcelだけ印刷できない場合は、次の順に進めると無駄な作業を減らせます。
- メモ帳から同じプリンターへ印刷する
- 新しいWord文書やExcelブックを印刷する
- Windowsのテストページを印刷する
- Officeの印刷先、ページ範囲、用紙設定を確認する
- 特定文書だけなら、別名保存や内容の分割を試す
- すべての文書で失敗するなら、再起動、セーフモード、Office修復へ進む
- 改善しなければ、Print Spoolerとプリンタードライバーを確認する
- 権限エラーや管理制限がある場合は、システム管理者へ連絡する
管理者へ相談するときは、使用アプリ、ファイル名、プリンター名、エラーメッセージ、テストページの結果、印刷キューの状態を伝えると、原因を特定しやすくなります。
[1]: https://support.microsoft.com/en-us/windows/hardware/printer/fix-printing-problems-in-word-excel-or-other-apps “Fix printing problems in Word, Excel, or other apps | Microsoft Support”
[2]: https://support.microsoft.com/en-us/windows/hardware/printer/fix-printing-problems-in-word-excel-or-other-apps?utm_source=chatgpt.com “Fix printing problems in Word, Excel, or other apps – Microsoft Support”
[3]: https://support.microsoft.com/en-us/windows/hardware/printer/set-a-default-printer-in-windows?utm_source=chatgpt.com “Set a default printer in Windows – Microsoft Support”
[4]: https://support.microsoft.com/en-us/office/lifecycle/repair-an-office-application “Repair an Office application | Microsoft Support”
[5]: https://support.microsoft.com/en-us/office/lifecycle/open-office-apps-in-safe-mode-on-a-windows-pc?utm_source=chatgpt.com “Open Office apps in safe mode on a Windows PC | Microsoft Support”
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