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Outlook ノートを保持ポリシー（自動削除・アーカイブ）から除外する方法【Exchange Online／Microsoft Purview】

Outlook

「メールは 2 年後に自動削除したいけれど、Outlook のノートだけは一切消したくない・アーカイブにも動かしたくない」というニーズは、Exchange Online と Microsoft Purview を併用している環境では非常に多く見られます。本記事では、Outlook ノート（IPM.StickyNote）を保持ポリシー／アーカイブの対象から安全に除外するために、Exchange の従来 MRM 方式と Microsoft Purview 保持ポリシーの両面から、具体的な PowerShell コマンドと設計ポイントを詳しく解説します。

目次

想定シナリオ：メールは 2 年後に削除、ノートは残したい

この記事で想定する代表的なシナリオは次のとおりです。

  • Exchange Online で「メールは 2 年後に自動削除（または 2 年後にアーカイブへ自動移動）」という運用をしている。
  • しかし、Outlook のノート（Notes フォルダー）の情報はユーザーの“個人メモ”として残したいので、自動削除やアーカイブ移動の対象から除外したい。
  • 保持の仕組みとして、Exchange Online の MRM（メッセージ記録管理／Retention Policy Tag 方式） または Microsoft Purview の保持ポリシー／保持ラベル のいずれか、もしくは両方を利用している。

結論から言うと、Outlook ノートを除外する具体的な方法は「どの保持技術を使っているか」でまったく異なります。そこでまず、「自分のテナントはどちらを使っているのか？」をきちんと切り分けることが重要です。

Outlook ノートとアイテム クラスの基礎知識

Outlook ノートとは何か（OneNote や Sticky Notes とは別物）

ここで扱う「ノート」は、Outlook クライアントにある黄色い付箋状の Notes フォルダー のことです。これは MAPI の世界では IPM.StickyNote というメッセージ クラスで表現されます。

よく混同されるものとして、次のようなものがあります。

  • Microsoft OneNote のノートブック
  • Windows の「付箋」（Sticky Notes アプリ）
  • Teams のメッセージや Planner のタスクなど

これらはそれぞれ別サービス・別ストレージで動いており、本記事の対象ではありません。Exchange Online のメールボックス内に保存される「Outlook ノート（IPM.StickyNote）」だけを除外する、という前提で読み進めてください。

Exchange Online における 2 つの保持の仕組み

Exchange Online／Microsoft 365 では、大きく分けて次の 2 つの保持／削除の仕組みがあります。

項目Exchange Online MRM（従来方式）Microsoft Purview 保持ポリシー／ラベル
管理画面Microsoft Purview ポータル
「データ ライフサイクル管理 > Exchange（従来） > MRM Retention tags / policies」		Microsoft Purview ポータル
「データ ライフサイクル管理 > Microsoft 365 > 保持ポリシー／保持ラベル」
仕組みRetention Policy Tag（DPT／RPT／Personal タグ）＋ Retention Policy によるメールボックス単位の制御RetentionCompliancePolicy ＋ RetentionComplianceRule によるサービス横断のコンプライアンス保持
主な用途メールボックス内の自動削除／アーカイブ（Exchange 固有）Exchange / SharePoint / OneDrive / Teams などの横断的な「保持・削除・記録管理」
ノート除外の方法Type=Notes の RPT を作成し、RetentionEnabled を false にするRetentionComplianceRule の ExcludedItemClasses に IPM.StickyNote を指定
アーカイブ制御MRM のタグで実施（MoveToArchive アクションなど）Purview 側からはアーカイブ移動を直接制御しない（対象は保持・削除動作）

同じ「2 年で削除」という要件でも、MRM で実装しているのか、Purview で実装しているのかでノートの扱いが変わります。次の章で、どちらを使っているのかを素早く確認する手順を整理します。

現在の方式を特定する最短ルート

1. ポータル画面で大まかに確認する

  1. 管理者アカウントで Microsoft Purview ポータル にサインインします。
  2. データ ライフサイクル管理 > Exchange（従来） を開き、「MRM Retention policies」に「Default MRM Policy」や独自のポリシー（例：Delete after 2 years）があるかを確認します。
  3. データ ライフサイクル管理 > Microsoft 365 > 保持ポリシー を開き、「2 年で削除」「Delete after 2 years」といった名前のポリシーが存在するかを確認します。

「2 年削除」のルールが MRM 側にだけあるのか、Purview 側にだけあるのか、あるいは両方にあるのかでアプローチが変わります。

2. MRM（Exchange）側の設定を PowerShell で確認

Exchange Online 管理シェルに接続したうえで、対象ユーザーのメールボックスにどの MRM ポリシーが割り当てられているかを確認します。

# 対象ユーザーの保持ポリシー名を確認
Get-Mailbox [email protected] | fl RetentionPolicy

# ポリシーに含まれるタグ一覧を確認
Get-RetentionPolicy "Delete after 2 years" | fl RetentionPolicyTagLinks

# すべてのタグと設定を一覧（Type や RetentionAction を確認）
Get-RetentionPolicyTag | ft Name,Type,RetentionAction,RetentionEnabled,AgeLimitForRetention

ここで特に確認したいのは次のポイントです。

  • Type = All かつ RetentionAction = Delete / MoveToArchive の DPT（既定タグ） が存在するか。
  • Type = Notes のタグが既に存在しないか。
  • アーカイブ用の DPT（例：Default 2 year move to archive）が含まれていないか。

3. Purview の保持コンプライアンス ルールを確認

Security & Compliance PowerShell（現 Microsoft Purview PowerShell）に接続し、Purview 側の保持ポリシー／ルールを確認します。

# 保持ポリシーの一覧を確認
Get-RetentionCompliancePolicy | ft Name,Enabled,Mode,ExchangeLocation

# 「2 年削除」ポリシーに紐づくルールを確認
Get-RetentionComplianceRule "Delete after 2 years" |
  fl Name,Policy,RetentionComplianceAction,RetentionDuration,ExcludedItemClasses

ここで ExcludedItemClasses に IPM.StickyNote が含まれていれば、既にノート除外が設定されている可能性があります。

ケース A：Exchange Online の MRM でノートを除外する

考え方：ノート用 RPT を作り、RetentionEnabled を false にする

MRM では、メールボックス内のアイテムに対して Retention Policy Tag（RPT／DPT／Personal） を付与し、そのタグを集約した Retention Policy をメールボックスに割り当てることで、自動削除・アーカイブ移動を制御します。

ここで重要なのが RetentionEnabled パラメーター です。Microsoft のドキュメントによると、RetentionEnabled を $false にしたタグは「削除やアーカイブなどの保持アクションは実行されないが、アイテムは“そのタグが付与された状態”として扱われる」ため、同じ種類の別タグが適用されなくなります。

この仕組みを利用し、Type=Notes の RPT（Retention Policy Tag）を作成し、RetentionEnabled を false にして既存のポリシーに追加することで、ノートだけを保持対象から外すことができます。

手順 1：ノート用 RPT を作成する

Exchange Online 管理シェルで、次のようなタグを作成します。

# ノート専用の RPT を作成（ノートは処理しない＝期限なし）
New-RetentionPolicyTag `
  -Name "Exclude Notes (No Retention)" `
  -Type Notes `
  -RetentionEnabled $false `
  -Comment "Outlook ノートを削除・アーカイブから除外する"

主なポイントは次の通りです。

  • -Type Notes：ノート フォルダー専用のタグであることを指定します。
  • -RetentionEnabled $false：タグ自体は存在するが、削除・アーカイブなどの処理は行わない設定にします。
  • AgeLimitForRetention は指定しません（RetentionEnabled=false のため、処理されません）。

手順 2：既存の保持ポリシーにタグを追加する

次に、既存の MRM 保持ポリシーへ、このノート用タグを追加します。

# 例：Delete after 2 years というポリシーに追加
Set-RetentionPolicy -Identity "Delete after 2 years" `
  -RetentionPolicyTagLinks @{ Add = "Exclude Notes (No Retention)" }

もし、既存ポリシーのタグ リンクを一度すべて取得してから追加したい場合は、次のようにしても構いません。

# 既存タグを配列で取得
[array]$tags = Get-RetentionPolicy "Delete after 2 years" |
  Select-Object -ExpandProperty RetentionPolicyTagLinks

# ノート用タグを追加
$tags += "Exclude Notes (No Retention)"

# ポリシーを更新
Set-RetentionPolicy -Identity "Delete after 2 years" -RetentionPolicyTagLinks $tags

手順 3：Managed Folder Assistant の実行を促進する

MRM の評価はバックグラウンドで動作する Managed Folder Assistant（MFA） によって行われます。設定変更を早く反映させたい Mailbox がある場合は、手動で MFA を実行します。

Start-ManagedFolderAssistant -Identity [email protected]

短時間で全アイテムが再評価されるわけではありませんが、通常のスケジュールを待つよりも反映が早まることが多いです。

MRM における「削除」と「アーカイブ」の整理

MRM では、タグごとに RetentionAction を設定できます。

  • DeleteAndAllowRecovery / PermanentlyDelete：削除系のアクション
  • MoveToArchive：オンライン アーカイブへの自動移動

よくあるパターンとして、次のような構成があります。

  • DPT（Type All）で「2 年後に MoveToArchive」
  • 別の DPT かフォルダー タグで「5 年後に Delete」

このとき、ノート フォルダーに対して Type Notes の RPT（RetentionEnabled=false） を追加することで、次の効果が期待できます。

  • ノート アイテムには Notes タイプのタグが付与されるため、同じタイプの別タグは適用されなくなる。
  • RetentionEnabled=false のため、ノート アイテムには削除・アーカイブの処理が走らない。

ただし、実際には 既定アーカイブ DPT（Type=All, MoveToArchive） が存在する場合、ノートにもその DPT が優先して効いてしまう構成になっていることがあります。この場合は次のいずれかで調整します。

  • アーカイブ DPT 自体を見直す（Type=All のアーカイブ DPT をポリシーから外す、期間を延ばす など）。
  • ユーザーが自分でフォルダーに付けられる 「Personal never move to archive」タグ を用意し、ノート フォルダーに手動で付与してもらう方法もあります。

MRM でノートがアーカイブされてしまうときのチェック表

現象原因候補チェック方法対策
ノートが 2 年後にオンライン アーカイブへ移動してしまうポリシーに「Default 2 year move to archive」などの DPT が含まれているGet-RetentionPolicy でタグ一覧を確認DPT を見直す／Notes 用 RPT を追加しつつ、必要なら Personal タグで「Never move to archive」を用意
ノート用 RPT を作ったのに動作が変わらない対象ポリシーに RPT がリンクされていない／MFA 未実行Get-RetentionPolicy と Get-RetentionPolicyTag を確認ポリシーへタグを追加し、Start-ManagedFolderAssistant で反映を促進
一部ユーザーだけノートが消える／消えない一部メールボックスに別の MRM ポリシーが割り当てられているGet-Mailbox で RetentionPolicy を確認ポリシー割り当てを統一する（スクリプトで一括変更）

ケース B：Microsoft Purview の保持ポリシーでノートを除外する

Purview 保持ポリシーの基本

Microsoft Purview の保持ポリシーは、Exchange Online だけでなく SharePoint、OneDrive、Teams などを横断的にカバーする仕組みです。PowerShell では New-RetentionCompliancePolicy と New-RetentionComplianceRule／Set-RetentionComplianceRule で構成します。

Purview 側の保持ルールには、ExcludedItemClasses というパラメーターがあり、「特定のメッセージ クラスをルールの対象外にする」ことができます。Microsoft Q&A でも、Outlook ノートを除外する際に ExcludedItemClasses パラメーターを使うことが案内されています。

重要：ExcludedItemClasses の仕様上の注意点

ただし、Microsoft Learn の New-RetentionComplianceRule の公式ドキュメントでは、ExcludedItemClasses について次のように説明されています。

  • 「ホールド ポリシーから特定のアイテム クラスを除外するためのパラメーターである」
  • 「このパラメーターは削除ポリシーからアイテムを除外するものではない」

つまり、仕様上は「保持（Hold）側からの除外」が主目的であり、KeepAndDelete など“削除を伴うポリシー”の挙動は将来的に変更される可能性があります。そのため、本番環境で使う前に、テスト用メールボックスで実際の動作を検証することを強くおすすめします。

Outlook ノート（IPM.StickyNote）の除外設定例

Outlook ノートのメッセージ クラスは IPM.StickyNote です。 既存ルールにノートを除外する場合の PowerShell 例は次のとおりです。

# 既存ルールに対して Outlook ノートを除外として追加
Set-RetentionComplianceRule -Identity "Delete after 2 years" `
  -ExcludedItemClasses @{ Add = "IPM.StickyNote" }

新規に「2 年後に削除するが、ノートは除外したい」ルールを作る場合のイメージは次のようになります。

# まず保持ポリシーを作成（例）
New-RetentionCompliancePolicy -Name "Delete Mail after 2 years" `
  -ExchangeLocation All

# ルールを作成：メールを 730 日保持＋削除しつつ、ノートは除外
New-RetentionComplianceRule -Name "Delete Mail after 2 years - Rule" `
  -Policy "Delete Mail after 2 years" `
  -RetentionDuration 730 `
  -RetentionDurationDisplayHint Years `
  -RetentionComplianceAction KeepAndDelete `
  -ExcludedItemClasses "IPM.StickyNote"

ここでのポイントは次の通りです。

  • -ExchangeLocation All：全メールボックスを対象にしていますが、実運用では特定のグループやユーザーに絞ることも多いです。
  • -RetentionComplianceAction KeepAndDelete：指定期間保持した後に削除するタイプのポリシーです。
  • -ExcludedItemClasses “IPM.StickyNote”：ノートをルールの対象外にします。

Purview でノートだけを除外したいときの設計パターン

公式仕様（ホールド中心）を踏まえると、Purview だけで「メールは 2 年後に削除、ノートは無期限で保持」を完全に実現するのはやや設計が難しい場面があります。そのため、次のようなパターンを検討すると運用が整理しやすくなります。

パターン概要メリット注意点
A：削除は MRM、Purview はホールド中心メールの削除・アーカイブは MRM に任せ、Purview は法令・コンプライアンス用の保持（Hold）に特化する役割が分かれ、構成が理解しやすい。ExcludedItemClasses でノートをホールドから除外しやすい仕組みが 2 系統になるため、どちらで何をしているかのドキュメント管理が必須
B：Purview のみで削除まで行うRetentionComplianceRule の KeepAndDelete を使って 2 年削除を実装し、ExcludedItemClasses でノートを除外将来的な Microsoft の推奨アーキテクチャに近いExcludedItemClasses の仕様上、「削除ポリシーからの除外」がどこまで保証されるかは検証が必要
C：ノートを含まない条件でルールを作るContentMatchQuery やスコープ設計を工夫し、「メール（IPM.Note 系）のみ」を対象にしたルールを作るノート以外にも、タスク／予定表などをまとめて除外しやすいContentMatchQuery は一部シナリオでサポートが限定されるなど注意点があるため、採用時は最新ドキュメントを確認

Purview 設定時の具体的なチェックポイント

  • 対象の保持ポリシー／ルールが Teams／SharePoint なども含む「組織全体ポリシー」になっていないか。
  • Exchange を限定したポリシーであれば、-ExchangeLocation を使ってスコープを明確にする。
  • ノート以外にも除外したいアイテム クラス（予定表：IPM.Appointment、タスク：IPM.Task など）があれば、ExcludedItemClasses にまとめて指定する。
  • 本番導入前に、テストメールボックスを用意して実際に 2 年相当のデータを用意し、ポリシーの挙動を確認する（バックアップ＋監査ログも確認）。

現状確認とトラブルシューティングの実践シナリオ

例：あるユーザーだけノートが消えてしまう場合

「全体では問題ないのに、特定ユーザーだけノートが削除・アーカイブされてしまう」ケースでは、MRM／Purview のどちらか一方、または両方で設定が食い違っていることが多いです。

  1. MRM ポリシー差異のチェック
    Get-Mailbox で対象ユーザーの RetentionPolicy を確認し、他ユーザーと同一かを比較します。
  2. MRM タグ構成の確認
    問題のないユーザーが使うポリシーと、問題のあるユーザーのポリシーで、RetentionPolicyTagLinks が同じかを比較します。
  3. Purview 側のポリシー適用状況を確認
    Purview ポータルの「保持ポリシーのルックアップ」機能を使い、対象ユーザーにどの保持ポリシーが掛かっているかを一覧で確認します。
  4. ノートのアイテム クラスを確認
    eDiscovery（コンテンツ検索）や MFCMAPI などのツールで、該当ノートが本当に IPM.StickyNote として保存されているか（カスタムフォームなどで別クラスになっていないか）を確認します。

よくある「ハマりどころ」と対策

  • ノート用 RPT を作ったのにアーカイブされる
    → ポリシーにアーカイブ DPT が含まれており、その影響を受けている可能性があります。Notes 用 RPT の追加だけでなく、アーカイブ DPT の構成も見直しましょう。
  • Purview の画面から「ノートだけ除外」という設定が見つからない
    → 仕様です。UI からはアイテム クラス単位の除外は行えないため、Security & Compliance PowerShell で -ExcludedItemClasses を指定します。
  • 「ノート」という言葉で別のサービスを指してしまう
    → ユーザーが OneNote や Windows 付箋を「ノート」と呼んでいるケースがあります。Exchange Online の Notes フォルダー（IPM.StickyNote）に限定した話であることを、IT 部門内で共有しておきましょう。
  • MRM と Purview の両方で同じ削除ルールを作ってしまう
    → 結果として「想定より早く消える」「復旧がややこしい」などのトラブルにつながります。「削除は MRM」「保持は Purview」など、役割を分けるポリシーを決めると運用しやすくなります。

設計・運用のベストプラクティス

1. 「誰のどのデータをどれくらい残したいか」を先に決める

技術的な設定に入る前に、次のような観点で要件を整理しておくと、MRM と Purview の役割分担がしやすくなります。

  • メール本体（IPM.Note）は「2 年後に削除」で良いのか。
  • ノート、タスク、予定表などの 個人情報に近いデータ はどれくらい残したいのか。
  • 監査／訴訟対策として、どの範囲を「消せないデータ」として保持したいのか（Purview の保持ポリシー／ラベルの出番）。

2. MRM と Purview の役割を明確に分ける

同じメールボックスに対して、MRM と Purview の両方で「2 年後に削除」のような処理を重ねると、運用・トラブルシューティングが非常に複雑になります。例えば次のような整理が現実的です。

  • MRM：ユーザー体験寄り（オンライン アーカイブ、古いメールの整理、自動削除）
  • Purview：コンプライアンス寄り（法定保持、記録管理、訴訟ホールド）

3. ノート除外の設定は必ずテスト テナントまたはテスト メールボックスで検証する

特に Purview の ExcludedItemClasses はドキュメント上「ホールド ポリシー用」と明記されているため、削除（KeepAndDelete）を伴う構成ではバージョンや今後の仕様変更により挙動が変わる可能性があります。

  • テスト用ユーザーを作成し、ノート・メール・タスクなどを 2 年相当のデータとして用意する。
  • ポリシー適用後、数日～数週間単位で挙動を観察し、想定どおりのアイテムだけが削除・アーカイブされることを確認する。
  • 定期的に設定レビューを行い、Microsoft ドキュメントの更新もチェックする。

4. 設定内容と変更履歴をドキュメント化しておく

保持ポリシーやタグの構成は一度作ると長く使い続けることが多いため、「なぜその設定にしたのか」を含めてドキュメント化しておくと、後任者や監査対応時に非常に役立ちます。

  • MRM のポリシー名／タグ名と目的（例：「Delete after 2 years：業務メールの 2 年削除」）。
  • Purview の保持ポリシー／ルールと対象スコープ（Exchange のみ、Groups/Teams を含む など）。
  • ノート除外の方法（MRM の Notes RPT なのか、Purview の ExcludedItemClasses なのか）。

まとめ：Outlook ノートを保持ポリシーから除外する早見表

環境やりたいこと設定概要代表的なコマンド
Exchange Online（MRM）ノートを削除・アーカイブから外したいType=Notes の RPT を作成 RetentionEnabled を $false に設定 既存 MRM ポリシーにタグを追加 アーカイブ DPT がある場合は合わせて見直しNew-RetentionPolicyTag -Type Notes -RetentionEnabled $false
Set-RetentionPolicy -RetentionPolicyTagLinks
Start-ManagedFolderAssistant
Microsoft Purview 保持ポリシーノートを保持／削除ポリシーの対象外にしたいRetentionComplianceRule の ExcludedItemClasses に IPM.StickyNote を指定 ホールド ポリシー中心の運用がより安全 KeepAndDelete で使う場合は必ず検証Set-RetentionComplianceRule -ExcludedItemClasses @{Add="IPM.StickyNote"}
New-RetentionComplianceRule -ExcludedItemClasses "IPM.StickyNote"

最後にもう一度整理すると、

  • Exchange（MRM）運用の場合：Type=Notes の RPT を RetentionEnabled:$false で作成し、既存ポリシーに追加します。必要に応じてアーカイブ DPT も見直します。
  • Purview 運用の場合：保持コンプライアンス ルールの -ExcludedItemClasses IPM.StickyNote でノートを除外します（UI からはできません）。削除ポリシーとして使う場合は、仕様上の注意点を理解したうえで、必ずテスト環境で挙動を確認してください。

この 2 つのポイントを押さえておけば、「メールは 2 年で自動削除しつつ、Outlook ノートだけは安全に残す」という運用を、より安心して設計・実装できるはずです。

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アーカイブ Outlook Exchange Online Microsoft Purview 保持ポリシー

この記事を書いた人

佐藤健司のアバター 佐藤健司

実務の現場で詰まりがちなポイントを地図にするITブログ「IT trip」を運営。Windows／Office（Teams・Excel）からSQL、サーバ運用、ガジェットまで、再現性のある手順と“なぜそうなるか”を丁寧に解説します。読んだらすぐ試せること、そして迷った人の次の一歩が見えることを大切にしています。

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