日々の業務でメールを複数人で共有・管理したり、上司や同僚の代わりに重要なメールを送受信する必要があるケースは少なくありません。ところが、新しいOutlookでは従来の代理アクセス機能が思うように使えず、多くの方が困惑しているようです。本記事では、その設定方法から潜在的な不具合と対処法まで、詳しく掘り下げて解説していきます。
新しいOutlookで代理アクセスを設定する際の全体像
新しいOutlook（Windows 11版や最新のMicrosoft 365アプリ版として提供されているクライアント）では、クラシックOutlook（従来のWin32アプリ版）の機能と比較するとUIや操作手順が大きく変わっています。加えて、旧Outlookでできていた細かな代理アクセスの設定がそのまま引き継がれなかったり、一部の権限が思うように反映されなかったりする事例が報告されています。
このため、まずは「新しいOutlookの設計思想とクラウド中心の特性」を理解しておくと、なぜ従来どおりに動作しないのかが少し見えてきます。新Outlookはオンライン前提で設計されているため、オフライン機能が限定的になり、サブフォルダーの表示や連絡先の共有などが制限されることも多いのです。
クラシックOutlookからの切り替えで起こりやすい問題
- 旧Outlookで設定していた代理アクセス（「Send on Behalf」「Send as」など）が新Outlookで反映されない
- サブフォルダーやプライベートアイテムへのアクセスが制限される
- 連絡先の共有（Contactsの共有）がうまくいかず、共同作業がスムーズにできない
- GAL（グローバルアドレスリスト）に表示されないユーザーを代理設定できない
こうした問題は、新しいOutlook独自の権限管理フローや、Exchange Onlineへの同期タイミングに起因するケースが多いです。まずは、基本的な設定手順をしっかり把握しておきましょう。
代理アクセスの基本設定手順と注意点
1. フォルダペインから「Sharing and permissions」を開く
新しいOutlookでは、自分のアカウント名（メールアドレス）が表示されているフォルダペインを右クリックし、「Sharing and permissions」を選ぶことで代理アクセスの権限設定画面を呼び出します。
- 旧Outlookでは「ファイル」→「アカウント情報」→「代理アクセスの権限設定」など、別の画面が存在しましたが、新OutlookではUIが簡略化されつつもわかりにくい部分があります。
- 「Sharing and permissions」を開いたら、追加したいユーザーを検索し権限レベルを指定します。ただし、この検索先がGALに限定されている場合、組織内のユーザーだけしか見つからないケースがあります。
2. ユーザー選択時に発生する問題
新Outlookの「Sharing and permissions」画面では、通常、組織のグローバルアドレスリスト（GAL）に登録されているユーザーを検索できます。しかし、次のような問題が起きることがあります。
- GALに該当ユーザーがいない（あるいは正しく登録されていない）ため、必要な相手を代理に設定できない
- 個人利用（Microsoft 365 Personalなど）や小規模テナントでは、GALにユーザーが存在せず、自分以外が表示されない
- 連絡先（Contacts）や外部メールアドレスを代理人として追加できない
このような場合、組織の管理者に相談してGALへのユーザー登録を行うか、Exchange Online管理センターから手動で「Send on Behalf」「Send as」権限を付与する必要が出てきます。
3. 権限付与後の表示：Shared with me
代理アクセスの権限を付与した場合、相手方のOutlookに「Shared with me」セクションが追加され、そこに共有されたメールボックスが表示されます。
しかし、新しいOutlookではこれをトップレベルのフォルダ一覧と同じ階層に持ってくることができない仕様のため、クラシックOutlookでなじんだ操作性を求めるユーザーにはやや不便です。また、「Shared with me」から簡単に削除（取り外し）できることもあれば、操作メニューが表示されず外せない状況に陥ることもあります。
■ 共有メールボックスを取り外す際のポイント
- 「Shared with me」で対象メールボックスを右クリックし、「Remove shared folder」や「Remove account」などのオプションがあればそれを選択する
- 新Outlookの操作で不明点があれば、Web版Outlook（Outlook on the web）や旧Outlookに切り替えて削除操作を試す
- 組織の管理者が共有権限を解除しないと、再び自動的に表示される場合があるため、設定の二重管理に注意
権限レベルと操作可否の違い
新しいOutlookと旧Outlookでは、代理アクセスで設定できる権限レベル自体は同じですが、実際に使える操作範囲が異なることが少なくありません。たとえば、フラグの設定やメールの削除・移動ができないといった問題が起きるケースがあります。
以下の表は、Exchange Online上で設定可能な代表的な権限と、その説明です。新Outlookで完全に反映されるとは限らない点に留意してください。
| 権限レベル | 説明 |
|---|---|
| Full Access | 共有メールボックスを開き、内容を閲覧・編集・削除が可能。ただし、新Outlookではサブフォルダーの表示や一部操作が制限される場合あり。 |
| Send As | 共有メールボックスのアドレスになりすまして送信できる権限。受信者には差出人が共有メールボックス名として表示される。 |
| Send on Behalf | 共有メールボックスの代理人として送信できる権限。受信者には「○○さんが△△さんの代理で送信しました」と表示される。 |
旧Outlookの「代理人」機能との違い
クラシックOutlookでは「ツール」→「オプション」→「代理アクセス」などから、詳細に「予定表の閲覧」「プライベートアイテムの表示」「タスクの編集」などを制御できました。一方、新しいOutlookでは「Sharing and permissions」画面で割り当てられる権限が簡易的であり、さらにオフライン同期の制限により実質的に利用不可となる機能もあります。
連絡先（Contacts）の共有が反映されない問題
ビジネスシーンでは、上司やチームメンバーの連絡先を代理人が編集・追加し、組織全体で共有したいというニーズが高いです。しかし、新Outlookでは以下のような制限や不具合が報告されています。
1. 連絡先のリアルタイム同期がされない
旧OutlookではPSTファイルやExchangeキャッシュモードで連絡先をオフライン同期し、ほぼリアルタイムで変化が反映されることが多かったです。しかし、新Outlookはクラウド上のデータを参照する設計であり、連絡先情報に関しては更新タイミングが不定期だったり、そもそも他人の連絡先を直接編集・同期できなかったりします。
2. 組織の連絡先リストか、個人の連絡先か
もし「共有アドレス帳（組織全体の連絡先リスト）」として運用しているのであれば、Microsoft 365管理センターのExchange管理画面で連絡先を一元管理するほうが望ましいです。個人の連絡先を他人が編集する形態は、アクセス権限の問題だけでなく同期機能自体もサポート外となることがあります。
■ 回避策の例
- 共有したい連絡先をSharePointリストやTeamsの連絡先アプリで一元管理する
- 旧Outlookに戻し、ローカルまたはExchangeキャッシュモードで連絡先を編集・反映する
- 管理者権限で「Global Address List」に必要なユーザー情報を登録しておく
いずれの方法も完全に代替できるわけではありませんが、現在の新Outlookの制限下では有効な対処となるケースが多いです。
GALにユーザーが表示されず、代理設定ができないケース
1. GALの仕組みを理解する
多くの企業や組織では、Exchange Onlineで管理される「グローバルアドレスリスト（GAL）」に社員全員のメールアドレスや連絡先情報が登録されています。新Outlookの「Sharing and permissions」でユーザーを追加しようとする際、このGALに存在しないユーザーは検索にヒットしません。
たとえば、次のような状況ではユーザーが表示されないことがあります。
- 個人向けMicrosoftアカウントで利用している（組織のGALとは別扱い）
- 組織内ユーザーであっても、一部のユーザーがまだ同期されていない、もしくは隠し属性が付与されている
- 連絡先情報が非表示または外部ドメイン扱いになっている
2. 対処策
- Microsoft 365管理者に相談：該当ユーザーをGALに登録してもらう、あるいは隠し属性を解除してもらう
- 一時的に旧Outlookを使用：クラシックOutlook上で代理アクセスを設定し、その設定をExchange Onlineに同期させる
- 外部アカウントの扱い：GmailやYahoo!など、組織外のメールアドレスを代理人にしたい場合は、Exchange Online管理センターでメールユーザー（Mail User）として設定してもらう必要がある
旧Outlookで設定した権限が新Outlookに引き継がれない
1. 同期ラグやキャッシュの問題
旧Outlookで代理アクセスを設定していた場合、その設定はExchange Onlineに保存されます。しかし、新Outlookで反映されるまでにタイムラグが発生したり、新Outlook自身が権限キャッシュを更新しないままの状態であるため、「権限が適用されていない」と見えるケースがあります。
2. 再設定のすすめ
待っていても権限が反映されない場合、一度旧OutlookやExchange Online管理センターで代理設定を削除したうえで、新Outlookの「Sharing and permissions」画面や管理センターで改めて権限を追加すると問題が解決することがあります。
これは根本的には「新Outlookがどの程度、クラシックOutlookの設定を正しく拾えるか」が未成熟であることを示しており、どうしてもスムーズにいかない場合は旧Outlookを使うのが無難でしょう。
新Outlookでのオフライン制限とその影響
新Outlookは、ブラウザ版Outlook（Outlook on the web）と非常に似たコンセプトで構築されており、常にクラウドと接続されていることを前提としています。そのため、以下のようなオフライン機能の制限がユーザーの作業に影響を与える場合があります。
1. オフラインモード時のメール編集・送信
クラシックOutlookのキャッシュモードでは、オフラインでもメールの作成・編集・送信予約が可能でした。新Outlookでは、オフライン中に全面的な編集や送受信ができず、メールの下書き保存なども一部制限される傾向があります。
2. カレンダー・連絡先・タスクの同期
従来のOutlookでは、Exchangeサーバーからローカルにデータをキャッシュすることで、オフライン時も予定表やタスク、連絡先を閲覧・編集できました。新Outlookでは、これらのデータへのオフラインアクセスが限定的で、特に代理アクセス先の予定表やタスクにはアクセスできない（あるいは非常に制限される）報告があります。
PowerShellを活用した直接的な権限設定の例
もし管理者権限を持っている場合、Exchange Online PowerShellを利用して権限を設定し、確実に「Send on Behalf」や「Send as」「Full Access」を付与する方法を試すのも一つの手です。以下のようなコマンドが一般的です。
# Exchange Onlineに接続
Import-Module ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName <管理者アカウント>
# 例：UserAのメールボックスにUserBがSend on Behalf権限を持つようにする
Set-Mailbox -Identity "UserA@contoso.com" -GrantSendOnBehalfTo "UserB@contoso.com"
# Full Access権限を付与
Add-MailboxPermission -Identity "UserA@contoso.com" -User "UserB@contoso.com" -AccessRights FullAccess -InheritanceType All
# Send As権限を付与
Add-RecipientPermission -Identity "UserA@contoso.com" -Trustee "UserB@contoso.com" -AccessRights SendAs上記のようにPowerShellで明示的に権限を付与することで、新Outlookからでもある程度の操作が可能になる場合があります。ただし、新Outlookのクライアント側の制限（UI的な不具合や同期遅延）までは解消できない点に留意しましょう。
まとめ：新Outlookの代理アクセスを活用するうえでのポイント
新Outlookはクラウド中心の設計であり、従来のクラシックOutlookが提供していた豊富な代理アクセス機能をそのまま完全再現できていない部分が多々あります。以下に、運用上の主なポイントをまとめます。
- 権限設定は慎重に：「Sharing and permissions」から設定してもうまくいかない場合、Exchange Online管理センターやPowerShellで直接権限を付与し、同期を待つのが確実
- サブフォルダー・連絡先共有の制限：サブフォルダーやプライベートアイテムを閲覧・編集したい場合、現状では新Outlookだけで完結しないことが多い
- GALの登録状況を確認：組織内のユーザーが正しくGALに登録されていないと、新Outlookからは代理設定が困難。管理者に相談するか旧OutlookやPowerShellでの作業を検討
- オフラインモードの限界：新Outlookのオフライン機能は限定的。オフライン作業が多いユーザーや外出先での利用が多いユーザーは、旧Outlookへの切り替えも視野に入れる
- 必要に応じて旧Outlookを使用：重要な業務でどうしても新Outlookの制限を回避できない場合は、暫定的にクラシックOutlookを利用し続けることも選択肢のひとつ
- 将来的なアップデートに期待：Microsoftは新Outlookの機能拡充を進めているため、今後代理アクセス機能も改善される可能性があるが、現時点では旧Outlookと同等の操作性を望むのは難しい
新Outlookにおける代理アクセス機能はまだ進化の途上にあり、クラシックOutlookと比較すると多くの制約や不便が残っています。組織での利用であれば、管理者によるPowerShellやExchange管理センターでの権限設定が回避策となる場合が多いですが、個人アカウントや小規模環境では権限の細やかな制御が難しいのが現状です。必要に応じて旧Outlookを平行利用しながら、今後のアップデート状況を注視するとよいでしょう。
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