Excel VBAを利用した社内コンペティションの応募締め切りリマインダーの自動化

社内コンペティションの参加は、社員のモチベーション向上や新しいアイデアの発掘の機会となります。しかし、締め切り前にリマインダーがないと、多忙な日常業務の中で締め切りを忘れてしまうことがあります。Excel VBAを利用することで、自動的にリマインダーを設定・実行することが可能です。この記事では、Excel VBAを用いたリマインダーの自動設定方法とその応用例を詳しく紹介します。

基本的なリマインダーの設定方法

Excelのシート上に締め切り日を設定し、その日時が近づいたらメッセージボックスを表示する基本的なコードを以下に示します。

Sub ReminderSetup()
    Dim deadline As Date
    Dim today As Date
    deadline = Sheets("Sheet1").Range("A1").Value '締め切り日をセルA1から取得
    today = Date
    If deadline - today <= 3 Then '締め切り日まで3日以下の場合
        MsgBox "社内コンペティションの応募締め切りが3日後です！", vbInformation, "リマインダー"
    End If
End Sub

コードの解説

このコードは、ExcelのSheet1のセルA1に設定された締め切り日と、今日の日付を比較します。締め切り日が今日の日付から3日以内の場合、メッセージボックスが表示されます。

応用例

以下は、上記の基本的なリマインダーの応用例をいくつか紹介します。

1. 複数の締め切り日を管理

複数の締め切りを管理する場合のコード例とその解説です。

Sub MultipleDeadlines()
    Dim deadlines() As Date
    Dim today As Date
    Dim i As Integer
    Dim lastRow As Integer
    today = Date
    lastRow = Sheets("Sheet1").Cells(Sheets("Sheet1").Rows.Count, "A").End(xlUp).Row '最終行の取得
    ReDim deadlines(1 To lastRow)
    For i = 1 To lastRow
        deadlines(i) = Sheets("Sheet1").Cells(i, 1).Value
        If deadlines(i) - today <= 3 Then
            MsgBox "社内コンペティションの" & i & "番目の応募締め切りが3日後です！", vbInformation, "リマインダー"
        End If
    Next i
End Sub

コードの解説

複数の締め切り日を一覧としてセルA1から順番に設定します。このコードは、最後の締め切り日までをループ処理で確認し、3日以内の締め切りがあればそれを通知します。

2. メールでのリマインダー通知

Outlookと連携してメールでリマインダーを送信するコード例です。

Sub MailReminder()
    Dim OlApp As Object
    Dim MailItem As Object
    Dim deadline As Date
    Dim today As Date
    deadline = Sheets("Sheet1").Range("A1").Value
    today = Date
    If deadline - today <= 3 Then
        Set OlApp = CreateObject("Outlook.Application")
        Set MailItem = OlApp.CreateItem(0)
        With MailItem
            .To = "example@example.com"
            .Subject = "社内コンペティションの応募締め切りリマインダー"
            .Body = "社内コンペティションの応募締め切りが3日後です！"
            .Send
        End With
    End If
    Set OlApp = Nothing
    Set MailItem = Nothing
End Sub

コードの解説

Outlookを起動し、指定されたメールアドレスに締め切り日が近いことを知らせるメールを自動で送信します。

3. 予定表と連携したリマインダー設定

予定表の情報と連携して、特定の日にリマインダーを設定するコード例です。

Sub CalendarReminder()
    Dim OlApp As Object
    Dim CalendarItem As Object
    Dim deadline As Date
    Dim today As Date
    deadline = Sheets("Sheet1").Range("A1").Value
    today = Date
    If deadline - today <= 3 Then
        Set OlApp = CreateObject("Outlook.Application")
        Set CalendarItem = OlApp.CreateItem(1)
        With CalendarItem
            .Start = deadline
            .Subject = "社内コンペティションの応募締め切り"
            .Reminder
Set = True
            .ReminderMinutesBeforeStart = 60
            .Save
        End With
    End If
    Set OlApp = Nothing
    Set CalendarItem = Nothing
End Sub

コードの解説

Outlookのカレンダーに締め切り日の1時間前にリマインダーを設定します。

まとめ

Excel VBAを使用することで、社内コンペティションの締め切り日を自動でリマインドする仕組みを簡単に実装することができます。締め切りを忘れることなく、社員全員がコンペティションに参加できる環境を整えるために、このような自動化技術の活用をおすすめします。