OneNote for the webからノートブックをダウンロードできない場合、最初に確認したいのはノートブックの保存先、使用中のアカウント、端末の空き容量です。
ノートブック全体のエクスポートに対応しているのは、個人用OneDriveに保存されたノートブックです。職場・学校用OneDriveやSharePointに保存されている場合は、同じエクスポート操作を利用できません。また、取得したZIPファイルにerrors.txtしか入っていない場合は成功ではなく、エクスポート処理に失敗しています。([Microsoft サポート][1])
この記事では、OneNoteアプリ本体のインストールではなく、OneNote for the webからノートブックをPCやMacへ取得する際の確認方法を解説します。
OneNoteのダウンロードに失敗したときの確認一覧
症状によって、最初に確認する項目が異なります。
| 症状 | 最初に確認すること | 対応 |
|---|---|---|
| ［Export notebook］が表示されない | 保存先とアカウントの種類 | 個人用OneDriveのノートブックか確認する |
| エクスポートが完了しない | PC・Macの空き容量 | 不要なファイルを削除し、最初からやり直す |
ZIPにerrors.txtしかない | errors.txtの内容 | テキストエディターで開き、エラー内容を確認する |
| ノートブックが大きすぎると表示される | 添付ファイルやページ数 | ノートブックを小さく分けてから再実行する |
| ZIPをWebへ戻したい | インポート機能の提供状況 | 完全復元できる前提で元データを削除しない |
| 閲覧できる控えだけ必要 | PDFで足りるか | ページ単位でPDFに保存する |
特に重要なのは、エクスポートボタンがないことを、すぐにOneNoteアプリやブラウザーの故障と判断しないことです。保存先が対象外であれば、正常な環境でもボタンは利用できません。
［Export notebook］がない場合は保存先を確認する
OneNote for the webのノートブック全体のエクスポートは、個人用OneDriveに保存されたノートブックが対象です。
次の保存先では、同じ操作を利用できません。
- 職場・学校用のOneDrive
- Microsoft 365組織内のSharePoint
- SharePoint上のTeams関連ノートブック
Microsoftの公式案内でも、OneNote for the webによるノートブックのエクスポートは個人用OneDriveに限定され、職場・学校用OneDriveとSharePointでは動作しないと説明されています。([Microsoft サポート][1])
複数のMicrosoftアカウントを使っている場合
個人用Microsoftアカウントと職場・学校用アカウントの両方にサインインしていると、想定とは異なるアカウントでノートブックを開いていることがあります。
次の順番で確認すると切り分けやすくなります。
- OneNote for the webの右上に表示されるアカウントを確認する
- ノートブックを保存しているOneDriveの種類を確認する
- 別のMicrosoftアカウントでも同名のノートブックがないか確認する
- 必要に応じてブラウザーのプライベートウィンドウを開く
- 個人用Microsoftアカウントだけでサインインし直す
職場のメールアドレスで開いているからといって、OneNoteやブラウザーが壊れているとは限りません。まず、どのアカウントのどのOneDriveに保存されているノートブックなのかを確認してください。
OneNoteノートブックをエクスポートする手順
対象が個人用OneDriveのノートブックであることを確認したら、OneNote for the webからエクスポートします。
- WebブラウザーでOneNote for the webを開く
- エクスポートしたいノートブックを一覧から探す
- 対象のノートブックを右クリックする
- ［Export notebook］を選択する
- 表示されたノートブックのサイズを確認する
- PCまたはMacの空き容量を確認する
- ［Export］を選択する
- ダウンロード完了の通知が表示されるまで待つ
- ブラウザーのダウンロード履歴と保存先を確認する
Macのトラックパッドで右クリックできない場合は、2本指でクリックするか、Controlキーを押しながらクリックします。
エクスポート前の画面には、ダウンロード対象となるノートブックのサイズが表示されます。表示サイズを保存できるだけの空き容量があることを確認してから実行してください。Microsoftは、空き容量不足で処理が中断された場合、容量を確保したうえでダウンロードを最初からやり直す必要があると案内しています。([Microsoft サポート][1])
エクスポートが終わらない場合の対処方法
ノートブックに画像、スキャンデータ、PDF、音声、動画、添付ファイルなどが多いと、ファイルサイズが大きくなります。進行状況が表示されたまま終わらない場合は、次の項目を確認してください。
PC・Macの空き容量を増やす
ノートブックの表示サイズだけでなく、ZIPファイルを保存した後に展開するための空き容量も考慮します。
空き容量を増やす方法としては、次のようなものがあります。
- 不要なダウンロードファイルを削除する
- 途中まで取得された古いZIPファイルを削除する
- ごみ箱を空にする
- 容量の大きい動画やインストーラーを外部ストレージへ移す
- ブラウザーの保存先を空き容量の多いドライブへ変更する
大きなノートブックでは、数GB単位の空き容量が必要になる場合があります。Microsoftも、大容量ノートブックを取得する前に、端末に十分な空き容量を確保するよう案内しています。([Microsoft サポート][1])
中断したダウンロードをそのまま再利用しない
空き容量不足や通信中断で失敗したファイルは、正常なZIPとして利用できない可能性があります。
容量を確保した後は、次の手順でやり直します。
- 失敗したZIPファイルを削除する
- ブラウザーのダウンロード状態を確認する
- OneNote for the webを再読み込みする
- 対象ノートブックを右クリックする
- ［Export notebook］から再度エクスポートする
何度も［Export］を押すと、同じノートブックの処理やダウンロードが重複することがあります。まず既存の処理が完了または失敗していることを確認してから、1回ずつ実行してください。
ノートブックが大きすぎる場合は分割する
「ノートブックが大きすぎてエクスポートできない」というエラーが表示される場合、Microsoftは内容を複数の小さいノートブックに分け、それぞれをエクスポートする方法を案内しています。([Microsoft サポート][1])
分割を検討しやすい例は次のとおりです。
- 年度ごとにセクションを分けられる
- 案件ごとに独立したセクションがある
- 過去資料と現在使用中の資料を分離できる
- 画像やPDFが大量に貼り付けられたセクションがある
ただし、分割作業を始める前に元ノートブックを削除しないでください。移動後のページや添付ファイルを確認しながら、段階的に作業します。
ZIPにerrors.txtしかない場合は失敗している
正常にエクスポートされた場合、ZIPファイル内にはノートブックと同じ名前のフォルダーが作成されます。
一方、ZIPを開いて次のような状態だった場合は、正常に取得できていません。
errors.txterrors.txtだけが入っている状態は、空のノートブックや簡易バックアップではありません。エクスポート処理中に問題が発生したことを示しています。([Microsoft サポート][1])
errors.txtを確認する方法
Windowsでは、次の手順で確認できます。
- ZIPファイルを右クリックする
- ［すべて展開］を選択する
- 展開された
errors.txtを右クリックする - ［プログラムから開く］を選択する
- メモ帳などのテキストエディターで開く
Macでは、通常はZIPファイルをダブルクリックすると展開されます。展開後のerrors.txtをテキストエディットなどで開きます。
内容が英語でも、ファイル名、エラーコード、失敗した処理名などを確認してください。エラー文を編集せず、そのまま別のテキストファイルへ保存しておくと、問い合わせ時に利用できます。
問い合わせ前に整理しておく情報
原因を調査してもらう場合は、次の情報をまとめておくと状況を説明しやすくなります。
- ノートブック名
- 個人用OneDriveに保存されていること
- エクスポート画面に表示されたサイズ
- PCまたはMacの空き容量
- 利用したOSとブラウザー
- エクスポートを実行した日時
- ダウンロードされたZIPファイルのサイズ
errors.txtの内容- 画面に表示されたエラーメッセージ
Microsoftへ問題を報告する場合、公式案内ではerrors.txtに記録された情報も含めるよう求めています。([Microsoft サポート][1])
ただし、公開フォーラムやSNSへ内容を投稿する場合は、氏名、メールアドレス、組織名、ファイル名などの個人情報が含まれていないか確認してください。
ZIPを取得してもWebへ完全復元できるとは限らない
ダウンロードできたZIPファイルを「OneNote for the webへ再アップロードすれば、いつでも元どおりに復元できる」と考えるのは危険です。
Microsoftの現在の公式資料では、OneNoteノートブックのWebインポート機能は廃止済みとされています。したがって、ZIPファイルを取得できたことだけを理由に、元のノートブックを削除してはいけません。([Microsoft サポート][1])
少なくとも、次の確認が終わるまでは元ノートブックを残してください。
- ZIPファイルが正常に開ける
errors.txtだけの状態ではない- 必要なデータが含まれている
- 重要なページや添付ファイルを別の方法でも保全した
- 実際に必要な環境で内容を確認できた
MacへZIPをダウンロードできた場合も、Webへの再インポートや編集可能なノートブックとしての完全復元が保証されるわけではありません。ZIPは取得結果として保管しつつ、重要なページはPDFなどでも控えを作ると安全です。
閲覧用の控えならページ単位のPDFを利用する
編集可能なノートブックとしての復元が不要で、内容を閲覧または印刷できればよい場合は、PDFへの書き出しも選択肢になります。
ただし、OneNote for the webからPDFにできるのはページ単位です。セクション全体やノートブック全体を、まとめて1つのPDFへエクスポートする機能ではありません。([Microsoft サポート][2])
WindowsでPDFに保存する手順
- OneNote for the webで保存したいページを開く
- ［File］を選択する
- ［Print］を選択する
- 印刷画面でもう一度［Print］を選択する
- プリンターから［Microsoft Print to PDF］を選択する
- 保存先とファイル名を指定して保存する
ブラウザーやOSの表示言語によっては、［File］が［ファイル］、［Print］が［印刷］と表示されます。
MacでPDFに保存する手順
- OneNote for the webで保存したいページを開く
- ［File］を選択する
- ［Export as PDF］を選択する
- ファイル名を入力する
- 保存先を選択する
- ［Save］を選択する
PDFは、その時点のページ内容を保存した静的なコピーです。PDF作成後にOneNote側の内容を変更しても、作成済みのPDFには反映されません。([Microsoft サポート][2])
| 保存方法 | 主な用途 | 後から編集 | 注意点 |
|---|---|---|---|
| ノートブックのZIP | データ取得、保全 | 環境や形式に依存 | Webへ完全復元できるとは限らない |
| ページ単位のPDF | 閲覧、印刷、提出 | OneNoteとしては編集不可 | セクションやノートブック全体は一括出力できない |
| 元のOneNoteノートブック | 継続利用、編集 | 可能 | 動作確認前に削除しない |
よくある判断ミス
エクスポートボタンがないのでOneNoteが壊れていると思う
保存先が職場・学校用OneDriveやSharePointの場合、同じエクスポート機能は利用できません。アプリの再インストールを始める前に、保存先とアカウントを確認します。
errors.txtがあるので一部は保存できたと思う
ZIP内にerrors.txtしかない場合は、正常終了ではありません。エラー内容を確認し、空き容量の確保やノートブックの分割を行って再試行します。
ZIPを取得したので元ノートを削除する
現在はWebインポート機能が廃止されているため、ZIPから簡単に元へ戻せるとは限りません。取得したファイルの中身と利用方法を確認するまで、元ノートは残します。
PDFを編集可能なバックアップとして扱う
PDFは閲覧や印刷に向いた静的なコピーです。セクション構成やページ編集を引き継ぐ、OneNoteノートブックの復元データではありません。
確認する順番を決めて再試行する
OneNoteのエクスポートが終わらない場合は、やみくもに繰り返すのではなく、次の順番で確認します。
- ノートブックが個人用OneDriveに保存されているか確認する
- 個人用Microsoftアカウントで開いているか確認する
- エクスポート画面に表示されたサイズを確認する
- PCまたはMacの空き容量を確保する
- ［Export notebook］から最初からやり直す
- ダウンロードされたZIPの中身を確認する
errors.txtしかない場合は内容を保存する- ノートブックが大きすぎる場合は分割を検討する
- 元ノートブックは削除しない
- 閲覧用の控えが必要ならページ単位でPDFに保存する
最初に見るべきポイントは、個人用OneDriveかどうかと端末の空き容量が十分かどうかです。そのうえでZIPの中身を確認し、errors.txtだけなら失敗として扱います。元データを残したまま原因を切り分け、必要に応じてPDFの控えも作成してください。
[1]: https://support.microsoft.com/en-gb/onenote/export-and-import-onenote-notebooks “Export OneNote notebooks | Microsoft Support”
[2]: https://support.microsoft.com/en-us/onenote/onenote-for-web-help-and-learning/export-notes-as-a-pdf-in-onenote-for-the-web “Export notes as a PDF in OneNote for the web | Microsoft Support”
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