Excel VBAを活用した月別フォルダへの自動整理術

この記事では、Excel VBAを活用して、毎月のレポートを月別フォルダに自動整理する方法について詳しく説明します。初心者から中級者まで、手順やコードの詳細解説、応用例を通じてVBAの魅力を体験していただけます。

月別フォルダへの自動整理の基本

ExcelのVBAを利用すれば、煩雑なファイル整理作業を効率化し、自動化することが可能です。以下は、指定のフォルダ内のExcelファイルを開き、ファイルの日付情報を元に月別のフォルダへ移動する基本的なVBAコードです。

Sub OrganizeFilesByMonth()
    Dim SourceFolder As String, DestFolder As String, FileName As String
    Dim FileDate As Date, MonthFolder As String
    SourceFolder = "C:\path\to\source\folder\"
    FileName = Dir(SourceFolder & "*.xlsx")
    Do While FileName <> ""
        FileDate = FileDateTime(SourceFolder & FileName)
        MonthFolder = SourceFolder & Format(FileDate, "yyyy-mm")
        
        If Not Dir(MonthFolder, vbDirectory) <> "" Then
            MkDir MonthFolder
        End If
        
        FileCopy SourceFolder & FileName, MonthFolder & "\" & FileName
        Kill SourceFolder & FileName
        FileName = Dir
    Loop
End Sub

コードの詳細解説

– `SourceFolder` は、整理するファイルが保存されているフォルダを指します。
– `Dir(SourceFolder & “*.xlsx”)` で、指定フォルダ内のExcelファイルを順に取得します。
– `FileDate` には、現在のファイルの作成日時が格納されます。
– `MonthFolder` は、ファイルの日付から生成される月別フォルダ名を指します。
– `MkDir` で、該当の月別フォルダが存在しない場合は新たにフォルダを作成します。
– `FileCopy` と `Kill` で、元の場所から月別フォルダへファイルを移動します。

応用例

応用1: フォルダ名に日本語の月名を使用する

日本市場向けに、フォルダ名を英数字ではなく、日本語の月名で整理したい場合のコードです。

Dim Months As Variant
Months = Array("", "1月", "2月", "3月", "4月", "5月", "6月", "7月", "8月", "9月", "10月", "11月", "12月")
MonthFolder = SourceFolder & Format(FileDate, "yyyy") & Months(Month(FileDate))

応用2: フォルダ移動ではなく、コピーのみを行う

元のファイルはそのままに、コピーだけを月別フォルダに行いたい場合のコードです。

' FileCopyのみで、Killの行は削除
FileCopy SourceFolder & FileName, MonthFolder & "\" & FileName

応用3: 特定のワークシートの内容に基づいてフォルダを分ける

Excelファイルの特定のワークシートの内容に基づいて、異なるフォルダに移動する方法です。

Dim wb As Workbook, ws As Worksheet, category As String
Set wb = Workbooks.Open(SourceFolder & FileName)
Set ws = wb.Sheets("Sheet1")
category = ws.Range("A1").Value
wb.Close SaveChanges:=False

MonthFolder = SourceFolder & category

まとめ

Excel VBAを使って、日常の作業を自動化し、効率を大幅に向上させることができます。特に、繁忙期など、レポート整理作業が増える時期には大変役立ちます。是非、上記のコードを参考に、ご自身の作業環境に合わせてカスタマイズしてみてください。