日々の業務管理やチームの連携をスムーズにするうえで欠かせないのが、進捗管理ツールの活用です。かつて私自身も新プロジェクトの立ち上げ時に苦戦し、MS Projectに助けられた経験があります。そこで今回は、Microsoft 365 Business Standardを利用中の企業がMS Projectを導入する際のポイントをまとめました。
Microsoft 365 Business StandardにMS Projectは含まれていない？
Microsoft 365 Business Standardは、多彩なOfficeアプリケーションやメール、クラウドストレージなどの機能を備えた総合的なサブスクリプションとして人気があります。WordやExcel、PowerPointだけでなく、AccessやPublisherも含まれるため、業務の幅広いシーンをカバーしてくれます。しかし、MS Projectは標準搭載されていないため、プロジェクト管理を行いたい場合には追加で導入が必要です。
MS Projectを導入するケースはどんなとき？
プロジェクトの規模や頻度にもよりますが、複数タスクを管理し、全体のガントチャートやリソース配分を明確に把握しておきたい場合にMS Projectは非常に便利です。Excelだけでも簡易的な管理はできますが、やはり本格的に進捗をコントロールするにはMS Projectの機能が秀でています。私の所属するチームでも、新規サービスの開発期間をシビアに管理しなければいけなかったときに導入し、業務効率が劇的に向上した経験があります。
AccessやPublisherとの違い
Microsoft 365 Business StandardにはAccessやPublisherが含まれているため、これらのアプリが使えるからといってMS Projectも自動的に利用できるわけではありません。Accessはデータベース管理、Publisherは印刷物や簡易的なデザイン制作を主目的としたソフトです。プロジェクトマネジメントを本格的にサポートするツールであるMS Projectとは大きく役割が異なる点に注意しましょう。
MS Projectを使うための導入方法
MS Projectは、Microsoft 365のサブスクリプションにアドオンとして追加購入する形で導入するのが一般的です。すでにMicrosoft 365 Business Standardを契約している場合、あらためてプランを変更する必要はありませんが、MS Projectのライセンスを別途追加しましょう。
Projectの主なライセンスプランと料金の目安
下記のように、主に「Project Plan 1」「Project Plan 3」「Project Plan 5」といったプランが用意されています。それぞれクラウド型（Project Online）として利用できるタイプですが、機能範囲が異なるため、チームの規模や必要な機能に合わせて選択するのがポイントです。
| プラン名 | 料金（月額） | 特徴 |
|---|---|---|
| Project Plan 1 | 比較的低価格 | 基本的なプロジェクト管理機能を備えたエントリーモデル |
| Project Plan 3 | 中程度 | より詳細な管理やレポート機能があり、チーム管理向き |
| Project Plan 5 | 高価格 | 大規模プロジェクトや高度な分析機能が必要な場合に適している |
クラウド型とオンプレミス型の違い
クラウド型のProject Onlineは、インターネット経由で最新バージョンのMS Projectを常に利用できる点が魅力です。一方、オンプレミス型のProject Serverは社内環境に構築するため、自社セキュリティポリシーに合わせたい場合に選択されます。ただしサーバー構築や保守に手間がかかるため、中小規模の企業ではクラウド型のほうが導入コストと利便性のバランスが取りやすいでしょう。
導入手順のポイント
アドオン購入時に注意する点
MS Projectのプランをアドオンとして追加する際は、利用したいユーザー数分だけライセンスを購入します。たとえば、プロジェクトマネージャーだけが詳細な管理を行うなら1ライセンスでも十分ですが、チーム全員でタスク入力を行いたい場合は必要数を検討しましょう。加えて、組織のセキュリティやワークフローに適合しているプランかどうか、実際の運用フローを想定しながら選択することが大切です。
導入後の活用事例
私が所属するチームではProject Plan 3を利用しています。新サービスの開発で複数チームのタスクが入り乱れていたところ、Plan 3のガントチャートやリソース管理機能を活用することで「誰がいつ何をやっているか」が視覚的にわかりやすくなりました。あのとき、導入を決定したおかげで納期の遅れを最小限に抑えられたのは今でも助かった思い出です。
私自身、MS Projectのクラウド版（Project Online）をはじめて使ったときは、Excelで複雑な管理をしていた苦労が一気に解消されて感激しました。タスクの進捗をシンプルに可視化できるので、チームメンバーも自分の役割を把握しやすくなったのが印象的でした。
導入コストと運用のポイント
MS Projectを使ううえで意識しておきたいのがコスト負担です。クラウド型の場合は月額課金となるため、利用人数分のライセンスコストが継続的に発生します。大規模組織だと人数が多くなりがちですから、不要なライセンスを抱えないようにアカウント管理が重要です。オンプレミスの場合は初期導入コストが大きい反面、ランニングコストを抑えられる可能性はあります。ただしサーバー環境構築が必要になるため、IT部門への負担が増える点は考慮しましょう。
プラン選択時の注意点と対策
MS Project導入の成功は、最適なプランの選択とその後の運用管理にかかっています。特に中小企業の場合は、どこまで本格的なプロジェクト管理が必要かを明確にし、無駄のない投資に抑えることが重要です。
Plan 1を選ぶか、Plan 3を選ぶか、Plan 5を選ぶか
チームでの共同作業が中心ならPlan 3、より高度な分析や大規模管理が必要ならPlan 5が選択される傾向にあります。一方、短期間のプロジェクトやシンプルな管理で十分ならPlan 1でも対応可能です。「大は小を兼ねる」という発想で高いプランを導入すると、使わない機能に無駄なコストをかけることになりかねません。あらかじめプロジェクト規模や利用目的を社内で共有しましょう。
サポート体制とトレーニングの重要性
MS Projectの操作方法を学ぶ研修やオンラインチュートリアルを活用することで、導入時の混乱を軽減できます。Microsoft公式のトレーニングリソースを活用することもおすすめです。さらに、社内にMS Projectの運用担当を明確に置くことで、アプリの活用度が高まります。
私のチームでは、MS Project導入に伴い数日間の研修を実施し、受講後に小さなプロジェクトを実際に運用してみました。その結果、「管理できることが多い分、慣れると細かいところまでコントロールしやすい」という感想が多く、現場からも好評でしたよ。
導入後の運用アイデア
社内ルールの整備
プロジェクト管理ツールを導入しただけでは効果を最大化できません。例えば、タスクの名称や開始日、締切日を入力するルールを社内で統一することが大切です。同じツールを使っていても、フォーマットがばらばらだと情報の見落としにつながる恐れがあります。
定例ミーティングとの連携
プロジェクトの進捗を可視化したら、週次や月次の定例ミーティングでMS Projectの画面を共有しつつ議論を進めてみましょう。タスクの遅延状況や担当の負荷の偏りを即座に把握できるため、問題が起きたときに速やかに対策を検討できます。
リモートワークとの相性
近年はリモートワークが普及し、チームメンバーが物理的に離れた場所で勤務することが増えました。その点、Microsoft 365環境下のMS Projectであれば、進捗状況をオンライン上ですぐに共有できます。自宅でも出先でも同じデータを扱えるので、オフィスに集まれないチームにもぴったりです。
最終的な導入判断のポイント
導入のメリット
MS Projectを使うことで、プロジェクトにおける「だれが」「いつ」「どんなタスク」を担当しているかを正確に把握できます。ガントチャートを活用すれば、納期の見通しやリスクの洗い出しがより簡単になります。さらに、Microsoft 365 Business Standardとの相乗効果で、チーム内での情報共有がスムーズに行える点も大きな魅力です。
懸念点・対処法
とはいえ、機能が豊富なぶん学習コストがかかるのも事実です。導入前に短期研修を行ったり、担当者を決めて社内でレクチャーを実施したりと、導入サポートを手厚くしておくことが成功の鍵と言えます。また、必要なライセンス数とプランを見誤らないように、プロジェクト規模をしっかりと精査してから導入を検討しましょう。
過去に私が携わったプロジェクトでは、余裕をもって多めのライセンスを導入してしまい、あまり活用されないアカウントが発生していたことがありました。後からライセンスを調整することもできるので、まずは必要最低限から始めるのがいいかもしれません。
まとめ：MS ProjectはMicrosoft 365 Business Standardに含まれないが、導入メリットは大きい
MS ProjectはMicrosoft 365 Business Standardに標準搭載されていません。しかし、プロジェクト管理をしっかり行うためには、MS Projectの持つ機能が非常に役立ちます。業務の効率化やスケジュール管理の精度アップを狙うのであれば、追加導入を検討する価値は十分にあるでしょう。特に複数チームやリモートメンバーが関わる場合、クラウド型のプランを取り入れることで離れた場所にいてもスムーズな連携が実現します。
一度プロジェクト管理を本格的に導入すると、業務の把握や改善ポイントの抽出が驚くほどしやすくなります。最初に覚えることは多いかもしれませんが、慣れればきっと手放せないツールになるはずです。
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