Microsoft Listsは直感的に操作できるリスト管理ツールですが、標準機能だけでは少しだけ物足りない部分もあります。本記事では、計算列の合計値を表示する方法やリストの移動・コピーといった操作について、具体的な手順やワークアラウンドを詳説します。
Microsoft Listsでの計算列の合計値を表示する方法
Microsoft Listsを使っていると、「計算列（Calculated Column）」を作成した際に、その列の合計値がトータル行（合計行）に表示されないことがあります。通常の数値列であれば「合計」や「平均」などが簡単に表示できますが、計算列ではサポートされない仕様です。ここでは、その理由や、合計を得るための具体的な方法をご紹介します。
計算列とは
Microsoft Lists（SharePointリストを含む）における計算列は、別の列の値を使って計算を行い、その結果を表示するための特殊な列の一種です。たとえば、以下のような計算を行う際に役立ちます。
- 「単価 × 個数」で金額を算出する
- 「終了日 – 開始日」で期間（日数）を算出する
- 「IF」や「AND」などを用いた条件分岐
計算式によっては文字列操作や日付操作など、かなり柔軟に設定できます。しかし、SharePointやMicrosoft Listsの内部仕様として、計算列は「テキスト」として扱われることが多く、数値列としての合計機能が備わっていないという制約があります。
計算列が数値として認識されない理由
計算列は見た目こそ数値に見えても、内部的には「テキスト型の動的表示」として扱われるケースが多いため、合計や平均などの集計機能を「合計行」で利用できない仕組みになっています。
以下に、計算列を設定するときの例を簡単に示します。
=[単価]*[個数]このように数値演算を行っているように見えても、リストの設定画面では「列の種類: 計算列」と定義されています。結果が数字に見えていても、標準のトータル機能は「計算列」という型を数値型とみなしません。結果として、ビュー設定で合計を出したくても、そのオプション自体が表示されないのです。
計算列の合計値を表示するための方法
計算列自体を合計行で集計することは標準ではできませんが、代替策としてはいくつかの方法があります。代表的なものを順番に解説します。
1. 標準機能では合計行に表示できない
これは前述の通り、計算列が内部的に数値型として認識されないためです。したがって、標準のビュー設定で「合計」を選択することはできません。
残念ながら、この制限をビュー設定だけで打ち消すことは難しく、工夫が必要です。
2. Power Automateでのワークフロー作成（上級者向け）
もし貴社やご自身の環境でPower Automateが利用可能であれば、以下のようなフローを組むことで合計値を自動計算し、別の列に書き込むことが可能です。
- トリガーを「アイテムの作成または更新時」に設定
- リストアイテムを取得し、計算列の値を読み取る
- すべてのアイテムを取得する（または特定の条件に合うアイテムを取得する）
- ループを用いて計算列の値を合計する
- 合計値を格納する列（数値列）や別のリストに書き込む
このようなアプローチは柔軟性が高い一方で、作業手順が複雑になるというデメリットがあります。Power AutomateやSharePointリストにある程度精通していることが前提になるため、上級者向けの方法といえます。
3. 手動または半手動によるワークアラウンド
最もシンプルでだれでもすぐに取り組めるのは、以下のような手動（または半手動）の方法です。
- 新しい数値列を作成し、手動入力する
計算列の結果を見ながら、同じ値を数値列に入力していく方法です。集計したいタイミングで数値をコピーして貼り付ければ、ビューの合計行で自動的に合計を表示してくれます。手間はかかりますが、設定が不要でトラブルシューティングも容易です。 - Excelなどの外部ツールへエクスポートして計算する
一時的にリストの内容をエクスポートして、Excelで合計を計算するという手段もあります。特に月次や週次など、一定のタイミングで合計を確認したい場合は、Excel操作に慣れている方にとっては現実的なワークアラウンドです。
以下は、Excelにエクスポートして計算する手順例です。
- リストの上部メニューから「エクスポート」→「Excelにエクスポート」を選択
- ダウンロードされた .iqy ファイルを開く
- Excelが自動的にリストデータを読み込む（必要に応じてサインイン）
- 計算列の内容を数値として扱い、合計を表示するセルを作成
- 必要に応じてピボットテーブルなどでより高度な集計を行う
4. 将来のアップデートに期待
Microsoft ListsやSharePointは頻繁に更新され、新機能が追加されています。数値計算の扱いやリストの集計機能が拡充される可能性は十分にあります。現時点では代替策で運用しつつ、将来的なアップデートに期待すると良いでしょう。
Microsoft Listsのリストを移動・コピーする方法と「名前を付けて保存」
次に、Microsoft Lists上で作成したリストを別のサイトや別のテナントに移動・コピーしたい場合、あるいは「名前を付けて保存」のようにクイックに複製したい場合について解説します。こちらも、標準機能で完結しないケースが多いため、いくつかワークアラウンドを挙げていきます。
リストの「移動」や「コピー」は標準機能としては未実装
SharePoint文書ライブラリの場合、「移動」や「コピー」ボタンが用意されていますが、リストの場合はやや事情が異なります。現状、以下のような制限があります。
- 同じサイトコレクション内であっても、リストそのものをボタンひとつで移動する機能はない
- リストの構造やビュー、列の設定を丸ごとコピーする機能も限定的
このため、次に紹介する方法を活用するのが一般的です。
リストのエクスポートとインポート（Excel経由）
もっとも多くのユーザーが利用しているワークアラウンドが、このExcel経由でのエクスポート/インポートです。
- 元リストをExcelにエクスポートする
- リストのメニューから「エクスポート」→「Excelにエクスポート」を選択します。
- ダウンロードされたファイル（.iqyなど）をExcelで開き、データを取得します。
- 必要に応じてExcel内でデータを整形・編集
- 不要な列やサンプルデータを削除したり、列名を修正したりします。
- 計算列を含む場合は、Excelであらかじめ数式を組んでおくか、列構成を整理します。
- 移動先（またはコピー先）のサイトで新しいリストを作成し、Excelのデータをインポート
- Microsoft ListsやSharePointの「新しいリスト」→「Excelファイルから」などのオプションを利用してインポートします。
- このとき、列タイプが自動的に検出される場合と、手動で割り当てが必要になる場合があります。
Excel経由でデータを移動・コピーすると、データそのものは複製できますが、ビュー設定やカスタム書式設定、権限設定、一部のメタデータなどは再設定が必要になることがあるので注意しましょう。
Excelインポート時の注意点
- リスト名や列名の文字数：日本語環境では文字数制限に引っかかることがあります。エラーを避けるため、できるだけ短めの英数字の列名・リスト名にするのも手です。
- 既存データの重複：同じデータをインポートすると重複が発生する可能性があるため、運用ルールの確認が必要です。
テンプレートとしてリストを使い回す
SharePointの「テンプレート」機能が使える場合、リストをテンプレート化して使い回す方法も有効です。
- リストの設定画面から「リストの保存（テンプレートとして保存）」を選択
- テンプレートに名前を付けて保存
- 新しいサイトや環境で、そのテンプレートからリストを作成
ただし、テナントやサイトコレクションのポリシーによっては、テンプレートの作成や利用が制限されている場合があります。また、Modern UI（モダンサイト）ではGUIからテンプレート化できないケースがあり、PowerShellや従来のクラシックビューを利用する必要がある場合もあります。
PowerShellを使ったテンプレート化の例
クラシックなSharePointリストであれば、以下のようなコマンドを組み合わせてテンプレートを作成・ダウンロードできます。（あくまで参考例です）
# SharePoint Online管理シェルで接続
Connect-SPOService -Url https://<テナント>-admin.sharepoint.com -Credential (Get-Credential)
# リストのテンプレートを作成
Add-SPOSiteCollectionAppCatalog -Site https://<テナント>.sharepoint.com/sites/<サイト名> -ListTemplateName "<リスト名>" -Name "<テンプレート名>" -Description "テンプレート化したリスト"
# テンプレートファイル（.stp）をダウンロードして、別のサイトに適用...など※環境によってコマンドやパラメータが異なる場合があります。実運用では公式ドキュメントを参照してください。
「名前を付けて保存」機能の実現可能性
Microsoft Listsには、Microsoft Excelのような「名前を付けて保存」というメニューは存在しません。しかし、ユーザーからの要望は多く、将来的に実装される可能性があります。現時点で最も近いワークフローとしては、「既存のリストをもとに新しいリストを作成する」機能です。
- SharePointサイトやMicrosoft Listsの「新規作成」→「既存のリストから」
- 他のリストの列構成やデザインを使い回せる場合があります
ただし、こちらもすべてのリスト機能を完全にはコピーしきれないことがあるため、運用開始前に検証を行うことが大切です。
具体例：計算列の合計を取得しつつリストを複製する流れ
ここでは、計算列があるリストを複製し、新しいリストでも合計値が確認できるようにするための例を示します。実際には組織の要件や権限構成によって手順が異なる場合があります。
- 元リストの確認
- 「計算列A」が「数値列B × 数値列C」で構成されているとします。
- 計算列Aそのものはトータル行に合計できない。
- Power Automateで計算列を集計し、数値列に書き込むフローを作成
- 例として、「合計用列X」という数値列を追加します。
- 元リストのアイテム更新時に、計算列Aの値を取得し、「合計用列X」に追加計算を行うフローを実装します。 フローの一例（疑似的なイメージ）:
[トリガー]: アイテムが作成または更新されたとき
↓
[アクション]: リストのアイテムを一覧取得
↓
[アクション]: 各アイテムについて「計算列A」の値を合計
↓
[アクション]: 合計値をリスト内の数値列（合計用列X）に書き込み- リストの複製
- リストをExcelにエクスポート → 新しいサイトまたは同一サイトで「Excelからリストを作成」
- 列構成やデータを取り込んだのち、数値列Xがあればトータル行で合計を表示できる
- 最終調整
- 新しいリストのビューをカスタマイズし、必要な列だけを表示
- トータル行で「合計」を表示する列としてXを選択
- バックアップやアーカイブに利用する場合は、データを都度エクスポートするフローを組んでも良い
このように少し手間をかければ「計算列の結果を合計する」機能を擬似的に再現できます。ただし、Power AutomateやExcelなどの併用が前提となる点は理解しておきましょう。
まとめ
Microsoft Listsは多機能で便利ですが、計算列の合計表示やリストの移動・コピーなど、意外なところに制限があります。とはいえ、ワークアラウンドとしてはいくつかの選択肢が用意されており、特にExcelエクスポートやPower Automateの活用は多くの現場で取り入れられています。
- 計算列の合計: 標準機能での合計行は利用できないが、Power Automateによる自動更新や、Excelインポート/エクスポート、手動入力列などの回避策がある
- リストの移動・コピー: 現状では標準機能が提供されていないため、Excelインポート/エクスポートやテンプレート化を利用する
- 将来の機能拡充に期待: Microsoft Listsは頻繁にアップデートされているため、要望が多い機能（名前を付けて保存、直接的なコピー機能など）は今後追加される可能性がある
運用においては、「手動でどこまでカバーするか」「自動化にどのくらいリソースを割くか」といったトレードオフを考慮しながら、最適な方法を選択することが重要です。さらに社内のユーザー教育や権限管理も加味して、無理のない方法を検討してください。
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