ピボットテーブルで職種数を簡単にカウントする方法
職場で大規模なデータを扱っていると、どの部署にどれくらいの職種が存在しているのかを把握することが重要になります。特に、従業員データベースには多くの職種と省が含まれている場合、職種ごとの従業員数ではなく、職種の総数を迅速に把握する方法が求められます。そこで便利なのが、Excelのピボットテーブル機能です。
ピボットテーブルを使うことで、複雑なデータもシンプルに集計できるので、各省における職種の種類数を簡単にカウントできます。本記事では、ピボットテーブルを活用して、職種の総数をカウントする方法をご紹介します。
ピボットテーブルの基本設定
まずは、基本的なピボットテーブルの設定方法から見ていきましょう。これは非常に簡単で、数ステップで完了します。
データセットを選択
最初に、職種や省などのデータが含まれている範囲を選択します。これには、Excelシート上で使用したいデータ範囲をハイライトします。データが非常に多い場合は、範囲を選択する際に、見出し（列名）も選んでおくと便利です。
ピボットテーブルを挿入
次に、Excelのメニューから「挿入」タブをクリックし、「ピボットテーブル」を選択します。この操作で、選択したデータ範囲を基にしたピボットテーブルが作成されます。ポップアップウィンドウが表示されますが、「このデータをデータモデルに追加」を選択することを忘れないでください。この設定は、データをより柔軟に集計できるようにするために重要です。
ピボットテーブルの設定で職種数をカウント
次に、職種数をカウントするための設定を行います。ここでは、「行ラベル」と「値エリア」の配置を工夫することで、目的を達成できます。
行ラベルに省をドラッグ
まず、ピボットテーブルの「行ラベル」に「省」列をドラッグします。これにより、各省ごとのデータが整理され、職種数をカウントするための準備が整います。
値エリアに職種をドラッグ
次に、「値エリア」に「職種」をドラッグします。通常、この操作で職種ごとの従業員数が集計されますが、今回は職種の種類数をカウントしたいため、少し変更が必要です。
職種のカウント方法を変更
値エリアに表示される職種の数字を右クリックし、「値の集計方法」を選択します。表示されるメニューの中から「異なるカウント」を選択することで、同じ職種が重複してカウントされることなく、各省ごとの職種数がカウントされます。
ピボットテーブルのカスタマイズ
ピボットテーブルが完成した後は、見た目を少しカスタマイズすることで、よりわかりやすく、使いやすくできます。
見出しを整理する
ピボットテーブルに表示される列名や行名は、必要に応じてわかりやすく整理しましょう。たとえば、「省」という列名を「部署」に変更したり、カウントされた職種数に名前をつけてあげると見やすくなります。
デザインを変更する
Excelでは、ピボットテーブルのデザインを変更するオプションも用意されています。これにより、データを一目で確認できる視覚的に分かりやすいレイアウトに変更することができます。例えば、色を変えることで、異なる省の職種数を比較しやすくすることができます。
ピボットテーブルで得られるデータの活用法
職種の総数を集計することで、さまざまな分析を行うことができます。例えば、部署ごとの職種数がわかると、リソースの分配や人員配置に関する意思決定が容易になります。さらに、職種数をもとに部署間のバランスを調整したり、職種に関連するスキルの研修を計画したりすることが可能です。
レポートの作成
ピボットテーブルで得られた職種数をもとに、レポートを作成することができます。このレポートは、経営陣への報告書として、部署ごとの職種の多様性や、今後の人員配置の改善策を提案する際に役立ちます。
人事戦略の改善
部署ごとの職種数の集計結果を見れば、人員配置や採用戦略の改善点が浮き彫りになります。例えば、ある省で職種が少ない場合、今後その省に新しい職種を追加する必要があるかもしれません。一方で、職種数が多すぎる省では、専門分化が進みすぎている可能性があるため、調整が必要となることもあります。
まとめ
ピボットテーブルを活用することで、各省ごとの職種数を簡単にカウントすることができ、データ分析が効率的に進められます。この方法を使えば、職種数に関する報告を迅速に作成できるだけでなく、職場の人員配置やリソースの最適化にも役立ちます。実際にピボットテーブルを使いこなせるようになると、大規模なデータセットをスムーズに処理でき、意思決定をサポートする強力なツールとなります。
私自身もピボットテーブルを使うようになってから、従業員数の集計作業が格段に速くなり、時間の無駄が減りました。最初は少し戸惑いましたが、慣れると非常に便利で、仕事が楽しくなります。
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