Outlookで通常の「返信」を選ぶと、件名には自動的に「RE:」が付きます。返信するたびにルールやマクロを設定する必要はありません。件名を編集したい場合は、返信の作成画面を開いて変更します。以下では通常の返信、不在時の自動返信、クラシックOutlookのVBAを分けて説明します。
通常の返信でRE:を付ける・件名を変更する
元メールで「返信」を選び、作成画面の件名を確認してください。「RE:」は返信であることを示す接頭辞で、本文のキーワードではありません。件名を変更できるか迷ったときは、受信済みメールの件名編集と、これから送る返信の件名編集を分けて考えます。Outlookのメールに返信・転送するも、返信時にRE:が付くことを案内しています。
- クラシックOutlook（Windows）：閲覧ウィンドウで返信しているときは「ポップアウト」で別ウィンドウに開き、返信の件名を編集します。
- Outlook.com／Outlook on the web：返信画面下部のメッセージ履歴を表示し、件名を選択して書き換えます。画面の配置が異なる場合はOutlook.comの作成・返信・転送の手順を参照してください。
- 変更後は宛先、件名、引用する元メール、添付ファイルを確認してから送信します。「全員に返信」は宛先・CCに含まれる相手も対象になるため、必要な相手だけが残っているか確認してください。
「RE:」を付けるだけで、すべてのメールソフトで必ず同じ会話にまとめられるとは限りません。話題が変わったときは、受信者が内容を判断できる件名に変更するか、新規メールに分けます。
通常の返信と不在時の自動返信の違い
| 目的 | 使う機能 | 確認する点 |
|---|---|---|
| 自分で返信して件名を直す | 通常の返信 | 作成画面の件名と宛先 |
| 不在期間を知らせる | 自動返信 | アカウントの対応、期間、社内／社外向け本文 |
| 決まった条件でテンプレートを返す | クラシックOutlookのルール | 対象条件、例外、Outlookの起動状態 |
| 返信作成を個別に調整する | クラシックOutlookのVBA | マクロの許可と送信前の確認 |
標準の「自動返信」は、対応するアカウントで期間や本文を設定する機能です。不在時の自動返信を設定するにある設定画面には、元メールごとに「RE: ［元の件名］」へ書き換える件名の設定項目はありません。表示される件名の言語や書式を一律に決めつけず、必要であればテストメールで確認してください。Gmail・YahooなどのPOP／IMAPアカウントで自動返信の項目がない場合は、メールサービス側の不在返信も確認します。
ルールとテンプレートを組み合わせて返信する方法
以下はWindowsのクラシックOutlookで、決まった本文を返信するための方法です。ルールとテンプレートによる不在返信に沿ってテンプレートを作成します。元の件名を動的に置き換える設定と、テンプレートを選ぶ設定は別です。テンプレートの件名に「［元の件名］」と入力しても、その文字が自動で置き換わるという意味にはなりません。
返信用テンプレートの作成手順
Outlookでルール用の返信テンプレートを作成しておくと、ルールで自動返信を行う際に使えるようになります。テンプレートの作り方は以下の通りです。
- 新規メールを作成
通常のメールと同様に「新しいメール」を開きます。 - 返信内容を入力
件名と本文を入力します。元のメールに応じた置換文字列として扱われると考えず、まず返信として受け取ったときに意味が通る内容にします。 - メールをテンプレートとして保存
保存の際に「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択し、ファイルの種類で「Outlookテンプレート（.oft）」を選択して保存します。
保存したテンプレートは後のルールで選択します。返信内容を変更した場合は、ルールが参照しているファイルも確認してください。
ルール設定の手順
- 「ファイル」→「ルールと通知の管理」→「新しいルール」を開き、「受信メッセージにルールを適用する」を選びます。
- 対象の差出人や件名など、必要な条件を指定します。最初のテストでは対象を限定し、全受信メールに広げません。
- 「指定のテンプレートを使って返信する」を選び、検索先を「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」にして保存した.oftファイルを選びます。
- 例外を設定し、確認が済むまでは「このルールを有効にする」を外して保存できます。テスト対象のメールで件名・本文・宛先を確認してから有効にします。
この方式ではOutlookを起動しておく必要があります。PC停止中にも返信したい場合は、対応するアカウントの標準自動返信を検討してください。相手側も自動返信を設定している場合や、配信専用・通知用アドレスに返す場合を想定し、対象と例外を確認します。
VBAで返信の件名を確認する例（クラシックOutlook限定）
新しいOutlookのVBA代替のとおり、新しいOutlookではVBAマクロはサポートされません。以下はクラシックOutlookで開発する方向けの例です。全マクロを無条件に有効化せず、組織のマクロポリシーと信頼できるコードの運用に従ってください。
自動受信イベントで全メールに返信するコードは、通知メールへの誤返信や返信の繰り返しにつながるため、ここでは使いません。メール一覧で1通を選び、手動で実行すると返信ウィンドウを開く例にします。MailItem.Replyで返信を作り、MailItem.Subjectを確認・変更し、MailItem.Displayで表示します。送信は行いません。
Public Sub PreviewSelectedReply()
Dim exp As Outlook.Explorer
Dim original As Outlook.MailItem
Dim reply As Outlook.MailItem
Set exp = Application.ActiveExplorer
If exp Is Nothing Then Exit Sub
If exp.Selection.Count <> 1 Then Exit Sub
If Not TypeOf exp.Selection.Item(1) Is Outlook.MailItem Then Exit Sub
Set original = exp.Selection.Item(1)
Set reply = original.Reply
If UCase$(Left$(Trim$(original.Subject), 3)) = "RE:" Then
reply.Subject = original.Subject
Else
reply.Subject = "RE: " & original.Subject
End If
reply.Display
End Sub対象を選ぶ部分はExplorer.Selectionを使っています。会話の見出しやメール以外の項目を選んだ場合は処理しません。本文を確認して入力し、宛先と件名を見直してから送信してください。手動の「返信」ですでに目的を満たせるなら、このマクロを導入する必要はありません。
スムーズな自動返信運用のために
- 短い不在案内は、対応するアカウントの標準自動返信を優先します。社外向けの返信対象も確認します。
- テンプレート返信は、Outlookの起動が必要か、誰に返信するか、いつ解除するかを決めてから運用します。
- 新しいOutlookで独自処理が必要な場合は、新しいOutlookのVBA代替で案内されるPower Automateなどの代替を検討します。クラシックOutlookのVBAをそのまま貼り付けて動かすことはできません。
- 件名だけを直したい場合は通常の返信画面を使います。自動化を追加する前に、送信側と受信側で1通のテストを確認してください。
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